Puedes configurar un programa de envío para enviarte a ti y a las partes interesadas un PDF de tu informe de Looker Studio con regularidad. El PDF puede incluir un vínculo a tu informe original.
Nota : Para crear, editar o borrar una programación de publicación en un informe, debes tener permisos de programación en el informe, ser editor o propietario del informe.
Looker Studio
Para crear un nuevo programa de entrega de correos electrónicos, sigue estos pasos:
- Consulta el informe que deseas programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar publicación
.
Aparecerá el diálogo Crear programación . - Ingresa una lista de destinatarios (opcional). Siempre te incluirás en la lista de destinatarios.
- (Opcional) Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
- Establece la fecha y la hora en que quieres comenzar a enviar el informe.
- Establece la frecuencia de publicación.
- Haz clic en Programar .
Para crear un programa personalizado para enviar un informe, por ejemplo, todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado .
Looker Studio Pro
Para crear un nuevo programa de entrega de correos electrónicos, sigue estos pasos:
- Consulta el informe que deseas programar.
- Haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar publicación . Si es la primera vez que creas una programación para este informe, haz clic en Agregar programación en el cuadro de diálogo que aparece.
Aparecerá el diálogo Crear programación . - En el campo Destino , selecciona Correo electrónico .
- Ingresa una lista de destinatarios (opcional). Siempre te incluirás en la lista de destinatarios.
Nota : Si tienes Looker Studio Pro, el administrador puede restringir los destinatarios permitidos . Si ingresas un destinatario restringido, Looker Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites. - (Opcional) Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
- (Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
- Establece la fecha y la hora en que quieres comenzar a enviar el informe.
- Establece la frecuencia de publicación.
- Haz clic en Programar .
Para crear un programa personalizado para enviar un informe, por ejemplo, todos los martes y jueves, o cada dos semanas los viernes, selecciona Personalizado.
Cómo funciona la entrega de correos electrónicos programada
La entrega de correos electrónicos programados te permite enviar un correo electrónico con un archivo PDF adjunto del informe con regularidad. El correo electrónico también contendrá una vista previa de la primera página del informe, junto con un vínculo para verlo completo. Si quieres incluir otros destinatarios, ingresa sus direcciones individuales o alias de correo electrónico de grupos.
De forma predeterminada, la versión en PDF de un informe usa la configuración predeterminada del control de filtro y las propiedades del período del informe.
Para cambiar los valores de control de filtro de un programa, edítalo y, luego, selecciona la pestaña Filtros. En esta pestaña, se muestran todos los controles y períodos del informe. Puedes cambiar cualquiera de los valores de control, pero no puedes agregar ni borrar controles.
Si modificas los valores predeterminados de un filtro en un informe, no se verán afectados los valores del filtro de las programaciones del informe. Sin embargo, si quitas un filtro de un informe, este se quitará de todos los programas del informe.
Nota: En la pestaña Filtros, solo se muestran los controles de filtro y de período. No se muestran los controles ni los botones de datos. Además, no puedes cambiar las propiedades del filtro en la pestaña Filtros. Obtén más información sobre los controles y las propiedades de filtro.
- Consulta el informe que deseas reprogramar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más
. - Selecciona Editar.
- Ingresa los detalles de la nueva programación.
- Haz clic en Guardar.
Los programas están activos de forma predeterminada. Para detener la entrega automática de informes, puedes pausar o borrar la programación siguiendo estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Más .
- Si tienes Looker Studio Pro, puedes pausar el programa cambiando el botón de activación de Activo a Inactivo.
- Para borrar el programa, haz clic en Borrar programa
.
Para enviar un informe programado de inmediato, sigue estos pasos:
- Consulta el informe.
- En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir y, luego, selecciona Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) Selecciona un programa existente.
- Haz clic en Enviar ahora.
Funciones de Looker Studio Pro
Las funciones que se describen en esta sección están disponibles para los usuarios de Looker Studio Pro.
Crea una programación de publicaciones de Google Chat (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes seguir estos pasos para enviar informes a usuarios individuales y espacios de chat:
- Consulta el informe que deseas programar.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- (Usuarios de Looker Studio Pro) En el campo Destino, selecciona Google Chat.
Ingresa una lista de destinatarios (opcional).
Nota : Si tienes Looker Studio Pro, el administrador puede restringir los destinatarios permitidos. Si ingresas un destinatario restringido, Looker Studio mostrará un mensaje de error hasta que lo quites.
(Opcional) Ingresa un asunto y un mensaje personalizados.
(Opcional) Selecciona las páginas del informe que deseas incluir.
Establece la fecha y la hora en que quieres comenzar a enviar el informe.
Establece la frecuencia de publicación.
Haz clic en Guardar.
Puedes aplicar filtros a una programación de chat, al igual que a una programación de correo electrónico.
Cómo funciona la publicación programada de Google Chat
La entrega programada de Google Chat publica mensajes para los usuarios o espacios. Esto se hace desde la cuenta de Google Chat de quien envía el programa. El mensaje incluye los siguientes elementos:
- Un archivo adjunto en PDF del informe
- Un vínculo Ver en Looker Studio
- Un vínculo Cancelar suscripción que cancela la suscripción del usuario o del espacio a la programación
Cómo agregar varios programas (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes agregar varios programas a un informe.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir y, luego, Programar entrega .
- Si tu informe no tiene ningún programa, se te pedirá que crees uno.
- Si tu informe tiene al menos una programación, Looker Studio muestra una lista de todas las programaciones de este informe.
- Haz clic en Agregar programa.
Cada informe puede tener hasta 20 programas. Cualquier usuario que sea propietario o editor del informe puede agregar o editar programas en él. El usuario que editó una agenda más recientemente, incluido el cambio del interruptor Activo, es el remitente de la agenda.
Filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario (función Pro)
Si tienes Looker Studio Pro, puedes personalizar los datos de los informes programados que se envían por correo electrónico. Para usar esta función, primero debes especificar un campo de dirección de correo electrónico para cada fuente de datos del informe que deseas personalizar. Luego, verás la opción Filtrar los datos de los informes enviados por la dirección de correo electrónico del destinatario cuando crees o edites tu programa.
Nota : El filtro por dirección de correo electrónico del destinatario no está disponible para las programaciones de Chat.
Límites y solución de problemas
En las siguientes secciones, se abordan los límites de la publicación programada y algunos pasos comunes para solucionar problemas.
Límites de la entrega de correos electrónicos programados
La entrega de correos electrónicos programada tiene los siguientes límites:
- No puedes incluir más de 50 direcciones de destinatarios.
- La persona que creó el programa debe incluirse en la lista de destinatarios. Los destinatarios adicionales son opcionales.
- Los correos electrónicos programados pueden incluir un máximo de 5 páginas como vista previa del informe. El PDF adjunto incluye todas las páginas seleccionadas.
- El programa de entrega se basa en la zona horaria de tu sistema operativo. No puedes cambiar este parámetro en Looker Studio.
- Cuando editas una programación, no puedes agregar filtros que no estén presentes en el informe ni borrarlos.
- No puedes editar ni enviar pruebas para programas inactivos.
- Si no tienes Looker Studio Pro, cada informe no puede tener más de un programa. Si tienes Looker Studio Pro, cada informe puede tener hasta 20 programas.
- Solo puedes crear múltiples programas en informes si el propietario de un informe tiene Looker Studio Pro.
- Si cambias de Looker Studio Pro a Looker Studio, la programación de correo electrónico más antigua creada permanecerá activa para cada informe. Las programaciones adicionales para ese informe se vuelven inactivas.
Límites de la entrega programada de Google Chat
La publicación programada de Google Chat tiene los siguientes límites:
- Debes ser usuario de Looker Studio Pro para programar la entrega mediante Chat.
- Debes ser propietario o editor del informe que deseas programar.
- Puedes programar un informe solo para los espacios de Google Chat de los que eres miembro.
- Puedes programar un informe solo para los usuarios de Google Chat que pertenezcan a tu organización.
- Puedes programar la entrega a través de Google Chat para un máximo de 10 usuarios individuales y 10 espacios de Chat. Para enviar a más destinatarios, crea agendas adicionales.
- No puedes filtrar por dirección de correo electrónico del destinatario cuando envías un informe con Google Chat.
¿Por qué no se publicó mi denuncia?
Si tus informes no se publican según el programa que configuraste, es posible que se esté produciendo uno de los siguientes problemas.
- Si el informe descargado contiene un error, no se enviará. Asegúrate de que el informe se pueda descargar de forma manual correctamente.
- Si tienes Looker Studio Pro, el administrador puede restringir los destinatarios a los que puedes enviar contenido. Si al menos un destinatario de un programa está restringido, no se enviará. Looker Studio mostrará un error en el diálogo Ver programación y enviará un correo electrónico de advertencia al último usuario que editó la programación. Quita los destinatarios restringidos para reanudar la entrega programada.
Recursos relacionados
- Cómo filtrar por dirección de correo electrónico
- Cómo establecer permisos de programación para los usuarios de Looker Studio