Cómo invitar a otras personas a tus informes

Para compartir tus informes con otras personas, envíales una invitación por correo electrónico para que visiten Looker Studio. Puedes invitar a personas específicas o Grupos de Google. También puedes compartir los informes de Looker Studio de forma más amplia si permites que cualquier persona que tenga el vínculo pueda acceder a ellos.

Cómo compartir un informe

Para compartir un informe, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.
  2. Consulta o edita el informe que deseas compartir.
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Ícono de compartir Compartir. Aparecerá el diálogo Compartir con personas y grupos. Como alternativa, puedes seleccionar un botón para invitar a los usuarios a ver el contenido o colaborar en él, si está disponible.

Para compartir desde la página Informes, busca el informe que quieres compartir y, luego, a la derecha, haz clic en Más Más opciones. y, luego, en Ícono de compartir Compartir.

Cómo funciona el uso compartido de informes

Cuando compartas informes, ten en cuenta las siguientes situaciones:

  • No es necesario acceder a la cuenta para ver un informe que se comparte con el uso compartido de vínculos públicos.
  • Se requiere un acceso a Google para ver o editar un informe que se compartió con su dirección de correo electrónico o su Grupo de Google.
  • Compartir un informe con fuentes de datos incorporadas permite que otros editores usen y editen esas fuentes de datos en ese informe.
  • Cuando compartes un informe, no se comparten automáticamente las fuentes de datos reutilizables que se agregan a ese informe.
    • Para obtener información sobre cómo compartir una fuente de datos reutilizable, consulta Cómo compartir fuentes de datos reutilizables.
    • NO es necesario compartir las fuentes de datos reutilizables de un informe para permitir que otras personas lo vean o editen.
  • Para compartir un informe, debes ser propietario o editor del informe.

Cómo compartir con usuarios y grupos específicos

Para compartir con usuarios o grupos específicos, sigue estos pasos:

  1. Abre el diálogo Compartir con personas y grupos.
  2. En Agregar personas, ingresa los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que deseas compartir el archivo. También puedes compartir con Grupos de Google.

  3. Selecciona el permiso de acceso para las personas y los grupos que especificaste:

    • Puede editar : Los usuarios pueden editar el recurso, crear y editar programas y alertas, y compartirlo con otras personas.

    • Puede ver : Los usuarios pueden ver el recurso, pero no pueden editarlo ni compartirlo con otras personas.\

      Función de Looker Studio Pro

      Si el informe es de Looker Studio Pro y eres un usuario de Looker Studio Pro, puedes asignar el permiso Puede crear programas a personas y grupos con el rol de Ver, incluso si esos usuarios no son usuarios de Looker Studio Pro. Este permiso les permite crear y editar programas en el informe.

      Si cancelas Looker Studio Pro, esas personas conservarán el permiso Puede crear programas, pero no podrás asignarlo a ningún otro usuario.

      Más información sobre Looker Studio Pro

  4. Para establecer permisos diferentes para diferentes personas, haz clic en Administrar acceso.

  5. De forma predeterminada, las personas que invites recibirán un correo electrónico con un vínculo al recurso que compartes. Borra la opción Notificar a las personas para no enviar ese correo electrónico.

  6. Haz clic en Enviar.

¿Usas Looker Studio en tu organización?

Si tu organización usa la identidad de Google Workspace o Google Cloud para administrar Looker Studio, el administrador puede restringir el uso compartido de Looker Studio y Looker Studio Pro con otros usuarios de tu organización. Si ese es el caso, verás un mensaje de error si intentas compartir el video de forma externa. Es posible que ya no veas la opción de uso compartido de vínculos públicos.

Cómo compartir contenido con cuentas ajenas a Google

Para invitar directamente a personas a acceder a tu informe, deben tener una Cuenta de Google. Para compartir con cuentas ajenas a Google, tienes varias opciones:

  1. Pregúntale a la persona con la que quieres compartir el contenido si tiene una Cuenta de Google. Puede ser uno de los siguientes tipos de cuentas:
    • Una cuenta personal que termine en @gmail.com
    • Una cuenta de trabajo o de institución educativa que use para los productos de Google, como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones
  2. Si la persona no tiene una Cuenta de Google, deberá registrarse para obtener una antes de que puedas compartir el aviso con ella.
  3. Para ayudar a esa persona a registrarse, envíale este vínculo: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
  4. Usa otro método de uso compartido, como el uso compartido de vínculos o enviar un archivo PDF por correo electrónico.

Las Cuentas de Google no tienen que usar una dirección de gmail.com. Puedes asociar cualquier dirección de correo electrónico existente con una Cuenta de Google.

El uso compartido de vínculos te permite distribuir tus informes de forma más amplia que si invitas directamente a personas o grupos individuales. Por ejemplo, puedes activar el uso compartido de vínculos para compartir informes de Looker Studio con cuentas que no sean de Google, incluir vínculos en correos electrónicos, blogs o publicaciones en redes sociales, o incorporar vínculos en tu sitio web.

Para obtener un vínculo para compartir, sigue estos pasos:

  1. Abre el diálogo Compartir con personas y grupos.
  2. Haz clic en Administrar acceso.
  3. A la derecha, usa el menú desplegable para seleccionar la opción de uso compartido de vínculos que mejor se adapte a tus necesidades.

Si eres un usuario estándar de Looker Studio, tienes las siguientes opciones de uso compartido de vínculos:

  • Cualquier usuario de Internet puede encontrar y ver los archivos.
  • Cualquier usuario de Internet puede encontrar y editar
  • Cualquier persona que tenga el vínculo puede verla.
  • Cualquier persona que tenga el vínculo puede editar.
  • Desactivado: Solo pueden acceder usuarios específicos.

Si eres usuario de Google Workspace, es posible que tus opciones de uso compartido de vínculos estén restringidas a los usuarios de tu dominio.