En esta página, se describen las prácticas recomendadas, las sugerencias y los casos de uso comunes para trabajar con los espacios de trabajo del equipo. La información de esta página te ayudará a crear y usar espacios de trabajo en equipo de manera eficiente y segura, y a compartir contenido solo cuando sea necesario. En esta página, también se proporcionan ejemplos de convenciones de nombres y situaciones comunes.
Crea espacios de trabajo en equipo con un propósito o enfoque específicos
Crea y organiza los espacios de trabajo de tu equipo con un enfoque o propósito específico. Esto puede ayudarte a lograr lo siguiente:
- Mantén los espacios de trabajo del equipo organizados y eficientes para facilitar su mantenimiento.
- Ayudar a los usuarios a acceder a la información que necesitan de forma más rápida y conveniente
Por ejemplo, podrías implementar la siguiente estructura para mantener organizados y eficientes los espacios de trabajo de tu equipo:
- Un espacio de trabajo de equipo para cada proyecto multidisciplinario que contenga recursos compartidos
- Espacios de trabajo separados para cada equipo o región geográfica, como el equipo de marketing de APAC, que contienen los recursos específicos de cada equipo
- Espacio de trabajo del equipo independiente para los entornos de informes, como los informes de desarrollo, etapa de pruebas o producción
Para obtener orientación más específica, consulta los ejemplos en Casos de uso comunes para los espacios de trabajo del equipo.
Administra la membresía con Grupos de Google
Los Grupos de Google pueden ayudarte a administrar la membresía del espacio de trabajo para equipos, ya que otorgan automáticamente a los miembros del grupo acceso a los espacios de trabajo para equipos a los que el grupo tiene acceso. Este enfoque tiene dos ventajas principales:
- Los miembros nuevos del grupo tienen el mismo acceso a los informes y las fuentes de datos que los miembros existentes.
- No tienes que configurar el acceso manualmente para cada miembro nuevo.
Compartir contenido de forma selectiva
Las siguientes sugerencias pueden ayudarte a compartir el contenido en los espacios de trabajo del equipo de forma intencional.
Otorga solo los permisos necesarios a cada usuario.
Cuando agregas personas o grupos a un espacio de trabajo para equipos, estas personas podrán crear, agregar y ver recursos en ese espacio de trabajo. Para las personas que también necesitan poder agregar y quitar miembros del espacio de trabajo para equipos, asígnales el rol de Administrador de contenido o Administrador, según sea necesario.
Comparte activos individuales para un acceso limitado.
Si alguien necesita acceder solo a un informe o una fuente de datos específicos dentro de un espacio de trabajo de equipo, puedes compartir solo ese activo en lugar de convertirlo en miembro del espacio de trabajo de equipo.
Consulta Roles y permisos para obtener más información sobre los diferentes roles del lugar de trabajo del equipo en Looker Studio.
Usa convenciones de nomenclatura
Para ayudar a las personas a encontrar los espacios de trabajo del equipo y evitar conflictos de nombres en ellos, acuerda convenciones de nomenclatura para toda la organización. Por ejemplo:
- Tu empresa tiene divisiones de ventas en diferentes regiones, y creas un espacio de trabajo de equipo para cada región de ventas. Para diferenciar los espacios de trabajo del equipo, agrega un prefijo con la región o una abreviatura de la región.
- Puedes indicar el estado agregando un prefijo, como [Archive], a un proyecto que ya no esté activo o [In Progress] a un proyecto que esté activo.
- Para distinguir entre los espacios de trabajo para equipos que se comparten de forma externa y los que se comparten de forma interna, agrega el prefijo [Externo] o [Interno].
- Usa etiquetas para indicar el propósito del espacio de trabajo del equipo, como [Pre-prod] para un espacio de trabajo del equipo que contiene recursos de preproducción y [Prod] para un espacio de trabajo del equipo que contiene recursos de producción. Las etiquetas pueden ayudar a los miembros del equipo a comprender el propósito del espacio de trabajo y qué tipo de recursos contiene cada espacio de trabajo del equipo.
Casos de uso comunes para los espacios de trabajo del equipo
En esta sección, se incluyen algunos ejemplos de cómo usar los principios que se describen en este documento para usar de forma eficaz y eficiente los espacios de trabajo del equipo.
Ejemplo: Colaboración en equipo
Supongamos que deseas que todos los miembros de un equipo de marketing tengan un espacio compartido en el que puedan crear y acceder a contenido de marketing, como informes y fuentes de datos. Para crear este espacio de colaboración para el equipo, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo dedicado a los recursos del equipo de Marketing.
- Agrega los miembros del equipo de Marketing a ese espacio de trabajo.
- Asigna el rol de colaborador a los miembros del equipo para el espacio de trabajo del equipo. Este acceso les permitirá agregar contenido nuevo y actualizar los recursos existentes en el espacio de trabajo del equipo.
- Proporciona a los clientes potenciales y a otras personas que necesiten agregar o quitar miembros del espacio de trabajo del equipo el rol de administrador de contenido.
Ejemplo: Entornos de producción
En este ejemplo, supongamos que tienes un equipo de datos central que crea contenido para compartir con toda la empresa.
Para permitir que el equipo controle cómo se comparte su contenido durante el proceso de desarrollo y cuando esté listo para la producción, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo con un título como Dev o Pre-prod para el contenido que se está desarrollando. En este espacio de trabajo, se puede almacenar el contenido de producción previa que desarrolla un equipo de datos central.
- Una vez que el contenido esté listo para compartirse, las personas con el rol de administrador en el espacio de trabajo del equipo podrán moverlo a un espacio de trabajo de producción. Este espacio de trabajo puede tener un título como Prod o Específico de producción.
Ejemplo: Campaña publicitaria
Supongamos que estás trabajando en una campaña publicitaria para un cliente específico y deseas administrar todo el contenido relacionado con el cliente en un solo lugar.
Para ello, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo dedicado a la campaña publicitaria del cliente.
- Agrega al espacio de trabajo del equipo a las personas que trabajan en la campaña publicitaria y asígnales roles según los siguientes criterios:
- Rol de colaborador: Miembros que deben poder contribuir al proyecto, pero que no necesitan poder administrar el acceso de los miembros
- Rol de administrador de contenido o de administrador: Personas que necesitan poder administrar el acceso, como el jefe de equipo
Esto garantizará que toda la información pertinente esté en un solo lugar y que solo las personas que necesiten verla tengan acceso.
Ejemplo: Plantillas estándares
Supongamos que tu empresa publicó informes y métricas para diferentes análisis, como informes de asistencia al cliente, informes de campañas de marketing, informes de OAR de toda la empresa y actualizaciones de proyectos.
Puedes crear plantillas que los usuarios pueden copiar y personalizar para que les resulte más fácil crear sus propios informes personalizados. Para crear un espacio de trabajo del equipo dedicado a las plantillas estándar, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo dedicado a las plantillas estándar.
- Mueve los informes clave, los informes publicados o las fuentes de datos a este espacio de trabajo.
- Agrega como administradores de contenido a las personas clave responsables de actualizar y mantener las plantillas.
- Agrega un Grupo de Google de toda la empresa como visualizador en los informes. Esto permite que todos los miembros de la empresa vean estos informes sin modificar la plantilla, así como usar y personalizar su copia del informe.
Esto garantizará que todos tengan acceso a las plantillas y que no realicen cambios accidentales.
Recursos relacionados
- Acerca de los espacios de trabajo en grupo
- Cómo crear, editar y borrar espacios de trabajo del equipo