En esta página, se describen las prácticas recomendadas, las sugerencias y los casos de uso comunes para trabajar con espacios de trabajo de equipo. La información de esta página te ayudará a crear y usar espacios de trabajo de equipo de forma eficiente y segura, y a compartir contenido solo cuando sea necesario. En esta página, también se proporcionan ejemplos de convenciones de nombres y situaciones comunes.
Crea espacios de trabajo en equipo con un propósito o enfoque específico
Crea y organiza los espacios de trabajo de tu equipo con un enfoque o propósito específico en mente. Esto puede ayudarte a lograr lo siguiente:
- Mantén los espacios de trabajo del equipo organizados y eficientes.
- Ayuda a los usuarios a acceder a la información que necesitan de forma más rápida y conveniente.
Por ejemplo, puedes implementar la siguiente estructura para mantener los espacios de trabajo de tu equipo organizados y eficientes:
- Un espacio de trabajo de equipo para cada proyecto multidisciplinario que contenga recursos compartidos
- Espacios de trabajo separados para cada equipo o región, como el equipo de marketing en APAC, que contengan los recursos específicos de cada equipo
- Workspace de equipo independiente para entornos de informes, como informes de desarrollo, etapa de pruebas o producción
Para obtener orientación más específica, consulta los ejemplos en Casos de uso comunes para espacios de trabajo de equipo.
Administra la membresía con Grupos de Google
Grupos de Google puede ayudarte a administrar la membresía de los espacios de trabajo del equipo, ya que otorga automáticamente a los miembros del grupo acceso a los espacios de trabajo del equipo a los que el grupo tiene acceso. Este enfoque tiene dos ventajas principales:
- Los miembros nuevos del grupo tienen el mismo acceso a los informes y las fuentes de datos que los miembros existentes.
- No tienes que configurar manualmente el acceso de cada miembro nuevo.
Cómo compartir contenido de forma selectiva
Las siguientes sugerencias pueden ayudarte a compartir el contenido dentro de los espacios de trabajo de los equipos de forma intencional.
Otorga solo los permisos necesarios a cada usuario.
Cuando agregues personas o grupos a un espacio de trabajo de equipo, esas personas podrán crear, agregar y ver recursos en ese espacio de trabajo. Para las personas que también necesitan poder agregar y quitar miembros del espacio de trabajo del equipo, asígnales el rol de Administrador de contenido o Administrador según sea necesario.
Compartir activos individuales para obtener acceso limitado
Si alguien necesita acceso solo a un informe o una fuente de datos específicos dentro de un espacio de trabajo de equipo, puedes compartir solo ese recurso en lugar de hacerlo miembro del espacio de trabajo de equipo.
Consulta Funciones y permisos para obtener más información sobre los diferentes roles de los lugares de trabajo de equipo en Looker Studio.
Usa convenciones de nombres
Para ayudar a las personas a encontrar espacios de trabajo de equipo y evitar conflictos de nombres en ellos, acuerda convenciones de nombres para toda la organización. Por ejemplo:
- Tu empresa tiene divisiones de ventas en diferentes regiones y creas un espacio de trabajo en equipo para cada región de ventas. Para diferenciar los espacios de trabajo del equipo, agrégales el prefijo de la región o una abreviatura de la región.
- Para indicar el estado, agrega un prefijo, como [Archivado], a un proyecto que ya no esté activo o [En curso] a uno que sí lo esté.
- Para distinguir entre los espacios de trabajo de equipo que se comparten de forma externa y los que se comparten de forma interna, agrega el prefijo [Externo] o [Interno].
- Usa etiquetas para indicar el propósito del lugar de trabajo del equipo, como [Preprod] para un lugar de trabajo del equipo que contiene recursos de preproducción y [Prod] para un lugar de trabajo del equipo que contiene recursos de producción. Las etiquetas pueden ayudar a los miembros del equipo a comprender el propósito del espacio de trabajo y el tipo de recursos que contiene cada uno.
Casos de uso comunes para espacios de trabajo de equipo
En esta sección, se incluyen algunos ejemplos de cómo usar los principios que se describen en este documento para hacer un uso eficaz y eficiente de los espacios de trabajo del equipo.
Ejemplo: Colaboración en equipo
Supongamos que deseas que todos los miembros de un equipo de marketing tengan un espacio compartido en el que puedan crear y acceder a contenido de marketing, como informes y fuentes de datos. Para crear este espacio colaborativo para el equipo, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo dedicado a los recursos del equipo de Marketing.
- Agrega a los miembros del equipo de Marketing a ese espacio de trabajo.
- Proporciona a los miembros del equipo el rol de colaborador para el espacio de trabajo del equipo. Este acceso les permitirá agregar contenido nuevo y actualizar los recursos existentes en el lugar de trabajo del equipo.
- Proporciona el rol de administrador de contenido a los clientes potenciales y a otras personas que necesiten poder agregar o quitar miembros del lugar de trabajo del equipo.
Ejemplo: Entornos de producción
En este ejemplo, supongamos que tienes un equipo de datos central que crea contenido para compartirlo con toda la empresa.
Para permitir que el equipo controle cómo se comparte su contenido durante el proceso de desarrollo y cuando esté listo para la producción, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo con un título como Dev o Preprod para el contenido que se está desarrollando. En este espacio de trabajo, se puede almacenar el contenido de preproducción que desarrolla un equipo de datos central.
- Una vez que el contenido esté listo para compartirse, las personas con el rol de administrador en el espacio de trabajo del equipo podrán moverlo a un espacio de trabajo de producción. Este lugar de trabajo puede tener un título como Prod o Específico para la producción.
Ejemplo: Campaña publicitaria
Supongamos que estás trabajando en una campaña publicitaria para un cliente específico y deseas administrar todo el contenido relacionado con el cliente en un solo lugar.
Para ello, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo dedicado a la campaña publicitaria del cliente.
- Agrega a las personas que trabajan en la campaña publicitaria al espacio de trabajo del equipo y asígnales roles según los siguientes criterios:
- Rol de colaborador: Miembros que deben poder contribuir al proyecto, pero que no necesitan poder administrar el acceso de los miembros
- Rol de administrador de contenido o de administrador: Son las personas que necesitan administrar el acceso, como el líder del equipo.
Esto garantizará que toda la información relevante esté en un solo lugar y que solo quienes necesiten verla tengan acceso.
Ejemplo: Plantillas estándar
Supongamos que tu empresa publicó informes y métricas para diferentes análisis, como informes de asistencia al cliente, informes de campañas de marketing, informes de OKR para toda la empresa y actualizaciones de proyectos.
Puedes crear plantillas que los usuarios puedan copiar y personalizar para que les resulte más fácil crear sus propios informes personalizados. Para crear un espacio de trabajo de equipo dedicado a las plantillas estándar, sigue estos pasos:
- Crea un espacio de trabajo en equipo dedicado a las plantillas estándar.
- Mueve los informes clave, los informes publicados o las fuentes de datos a este espacio de trabajo.
- Agrega a las personas clave que son responsables de actualizar y mantener las plantillas como administradores de contenido.
- Agrega un Grupo de Google para toda la empresa como usuario de los informes. Esto permite que todas las personas de la empresa vean estos informes sin modificar la plantilla, así como usar y personalizar su copia del informe.
Esto garantizará que todos tengan acceso a las plantillas y que no se realicen cambios accidentales.
Recursos relacionados
- Acerca de los espacios de trabajo en grupo
- Cómo crear, editar y borrar espacios de trabajo en equipo