Organiza recursos con carpetas en espacios de trabajo en equipo

Los usuarios pueden usar carpetas y subcarpetas para organizar recursos (informes y fuentes de datos) en los espacios de trabajo en equipo. Los roles de los usuarios en las carpetas se heredan del nivel del espacio de trabajo del equipo. Consulta el artículo Roles y permisos para obtener más información sobre los roles y permisos de las carpetas del espacio de trabajo del equipo.

Para usar carpetas en los espacios de trabajo de equipo, deberás cumplir con los siguientes requisitos:

Una vez que tu organización haya comprado Looker Studio Pro y vinculado un proyecto de Google Cloud, podrás acceder a los espacios de trabajo y las carpetas existentes del equipo desde el panel de navegación de la izquierda. Si deseas obtener instrucciones para crear un nuevo lugar de trabajo del equipo en un proyecto al que perteneces, consulta el artículo Cómo crear, editar y borrar lugares de trabajo del equipo.

En este artículo, se proporciona una descripción general de las carpetas en los espacios de equipo, lo que incluye cómo hacer lo siguiente:

Cómo ver recursos en carpetas

Para acceder a un lugar de trabajo de equipo existente y a sus carpetas, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.

    Un usuario selecciona el espacio de trabajo Ventas en el proyecto datastudio-preprod-default para acceder a una lista de carpetas llamadas Informes de ingresos del 1ᵉʳ trimestre, Informes de ingresos del 2ᵉʳ trimestre y Informes de ingresos del 3ᵉʳ trimestre.

  2. En el panel de navegación izquierdo, expande la ficha de tu proyecto o haz clic en el ID del proyecto para abrir la lista de contenido.

  3. En la lista, elige el espacio de trabajo de equipo existente al que deseas acceder.

  4. Haz clic en el nombre de una carpeta de la lista para abrirla.

Una vez que estés en una carpeta, podrás ver los recursos y navegar a otras subcarpetas adicionales haciendo clic en el nombre del recurso o la subcarpeta.

También puedes editar recursos y carpetas con las opciones disponibles en el menú Más opciones. Más opciones intercalado de una carpeta o un recurso. Las opciones disponibles dependen de tu rol de usuario en un espacio de trabajo en equipo. Las opciones pueden incluir lo siguiente:

Si se comparte un recurso de una carpeta o un espacio de trabajo de equipo con un usuario que no es miembro de ese espacio de trabajo, el recurso se mostrará en la sección Compartido conmigo del panel de navegación izquierdo.

Las carpetas se pueden anidar en espacios de trabajo en equipo. El nombre de la carpeta en la que te encuentras actualmente se mostrará en el encabezado de navegación de la página principal.

Para volver a una carpeta o un lugar de trabajo del equipo desde una subcarpeta, haz clic en el ícono de ruta de navegación El ícono de navegación. y elige una carpeta o un lugar de trabajo raíz del equipo en el menú desplegable.

Las carpetas del espacio de trabajo de Ventas y los informes de ingresos del 1ᵉʳ trimestre se muestran en el menú desplegable de navegación de los ingresos de marzo.

También puedes hacer clic en el nombre de la carpeta o el lugar de trabajo en el encabezado de navegación de la página principal para acceder a varias opciones. Las opciones disponibles dependen de tu rol de usuario en un espacio de trabajo en equipo. Las opciones pueden incluir lo siguiente:

Cambia la forma en que se muestran las subcarpetas y los recursos

De forma predeterminada, las carpetas y los recursos dentro de ellas se organizan según la última vez que los abriste. Puedes elegir mostrar los recursos, las carpetas y las subcarpetas de las siguientes maneras:

  • Alfanumérico : Selecciona el encabezado de la columna Nombre para ordenar las carpetas y los recursos por nombre.
  • De forma temporal: Selecciona el menú desplegable Últimos elementos que abrí en el encabezado de navegación de la página principal para ver los recursos y las carpetas por eventos específicos. Entre las opciones, se incluyen cuándo abriste los recursos o las carpetas por última vez, cuándo se modificaron por última vez, cuándo los modificaste por última vez o cuándo se crearon.

También puedes elegir si deseas mostrar los informes o las fuentes de datos a las que se hace referencia en ellos. Para ello, haz clic en las pestañas Informes o Fuentes de datos en el encabezado de navegación de la página principal.

Las carpetas y los recursos siempre se agruparán por separado. Las carpetas se organizarán y ordenarán juntas en la parte superior de la página. Los informes y las fuentes de datos se organizarán y ordenarán juntos en la parte inferior de la página.

Crea una carpeta

Para crear una carpeta o una subcarpeta, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, expande la ficha de tu proyecto o haz clic en el nombre del proyecto para abrir la lista de contenido.
  3. En la lista, elige el espacio de trabajo de equipo existente en el que deseas crear una carpeta.
  4. Selecciona El ícono Crear. Crear y, luego, elige Carpeta del equipo en el menú desplegable. Como alternativa, selecciona el nombre del espacio de trabajo o la carpeta y, luego, Crear carpeta de equipo nueva en el menú desplegable.
    • Si deseas crear una subcarpeta en una carpeta existente, elige la carpeta existente en la lista de carpetas del espacio de trabajo del equipo y haz clic en El ícono Crear. Crear.
    • También puedes elegir una carpeta existente. Para ello, selecciona el ícono de lápiz Ícono de Navegar en los espacios de trabajo de equipo en la sección Crear en del menú El ícono Crear. Crear.
    • Como alternativa, si estás en una carpeta existente, puedes hacer clic en el nombre de la carpeta en el encabezado de navegación de la página principal y seleccionar Crear carpeta de equipo nueva en el menú desplegable.
  5. En la ventana Nueva carpeta de equipo, ingresa un nombre para la carpeta de tu equipo.
  6. Una vez que hayas ingresado un nombre para la carpeta, selecciona Crear.

Administra recursos en carpetas

Una vez que hayas creado una carpeta en un espacio de trabajo en equipo, podrás mover recursos a ella o quitarlos de ella.

El rol que se le asigna a un usuario en un espacio de trabajo en equipo determina cómo puede administrar los recursos en las carpetas. No todos los roles pueden realizar todas las acciones. Consulta el artículo Roles y permisos para obtener más información sobre los roles y permisos de las carpetas del espacio de trabajo del equipo.

Cómo mover un solo recurso a una carpeta

Para mover un recurso a un espacio de trabajo de equipo o a una carpeta de un espacio de trabajo de equipo, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.
  2. Navega a la pestaña Fuentes de datos o Informes en un espacio de trabajo o una carpeta del equipo, o en la lista de la página principal.
  3. Busca la fuente de datos o el informe que deseas mover.
  4. Coloca el cursor sobre el nombre de la fuente de datos. Luego, a la derecha, haz clic en el ícono Más opciones Más opciones..
  5. Haga clic en Mover a.
  6. Selecciona la ubicación a la que deseas mover el recurso.

  7. Revisa los cambios de permisos en la ventana emergente.

  8. Haz clic en Mover.

La ubicación del recurso se mostrará en la lista de la página principal, en la columna Ubicación.

Cómo mover varios recursos a una carpeta

Para mover varios recursos a un espacio de trabajo en equipo o a una carpeta de este, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.

  2. Navega a la pestaña Fuentes de datos o Informes en un espacio de trabajo o una carpeta del equipo, o en la lista de la página principal.

  3. Busca las fuentes de datos o los informes que deseas mover.

  4. Para seleccionar varios recursos adyacentes, mantén presionada la tecla Mayúsculas y haz clic en las fuentes de datos o los informes.

    Para seleccionar varios recursos no adyacentes, mantén presionada la tecla Ctrl (PC) o la tecla Comando (Mac) y haz clic en las fuentes de datos o los informes.

  5. Debajo de la barra de búsqueda Search Looker Studio, haz clic en el ícono Move selected items El ícono Mover..

  6. Selecciona la ubicación a la que quieres mover los recursos.

  7. En el diálogo Mover elementos, haz clic en Confirmar para mover los recursos a la carpeta seleccionada.

La ubicación de los recursos se mostrará en la lista de la página principal, en la columna Ubicación.

Cómo quitar un solo recurso de una carpeta y enviarlo a la Papelera

Para quitar un recurso de una carpeta a la Papelera, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.
  2. Navega a la pestaña Fuentes de datos o Informes en un espacio de trabajo en equipo o en una carpeta de un espacio de trabajo en equipo.
  3. Busca el recurso que deseas quitar.
  4. Coloca el cursor sobre el nombre de la fuente de datos. Luego, a la derecha, haz clic en el ícono Más opciones Más opciones..
  5. Haz clic en Quitar.

Cómo quitar varios recursos de una carpeta y enviarlos a la Papelera

Para quitar varios recursos de una carpeta y enviarlos a la Papelera, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.

  2. Navega a la pestaña Fuentes de datos o Informes en un espacio de trabajo en equipo o en una carpeta de un espacio de trabajo en equipo.

  3. Busca las fuentes de datos o los informes que deseas mover.

  4. Para seleccionar varios recursos adyacentes, mantén presionada la tecla Mayúsculas y haz clic en las fuentes de datos o los informes.

    Para seleccionar varios recursos no adyacentes, mantén presionada la tecla Ctrl (PC) o la tecla Comando (Mac) y haz clic en las fuentes de datos o los informes.

  5. Debajo de la barra de búsqueda Search Looker Studio, haz clic en el ícono Remove selected items Quitar..

  6. En el diálogo ¿Quieres mover elementos a la papelera?, haz clic en Confirmar para mover las fuentes de datos a la Papelera.

Cómo ver los recursos que se quitaron

Puedes ver los recursos específicos que se quitaron de un espacio de trabajo o de una carpeta de espacio de trabajo. Para ver la Papelera de una carpeta o un espacio de trabajo específicos, sigue estos pasos:

  1. Accede a Looker Studio.
  2. Navega a un espacio de trabajo de equipo o a una carpeta en él.
  3. Haz clic en el nombre de la carpeta o el espacio de trabajo en el encabezado de navegación de la página principal.
  4. Haz clic en Ver papelera en el menú desplegable.

Si tienes el rol adecuado, puedes restablecer recursos de la papelera o borrarlos de forma definitiva.

Consulta la página Cómo borrar una fuente de datos para obtener más información sobre cómo restablecer y borrar fuentes de datos de forma permanente.

Consulta la página Cómo borrar un informe para obtener más información sobre cómo restablecer y borrar informes de forma permanente.

Volver a nombrar una carpeta

Los usuarios con el rol adecuado pueden cambiar el nombre de las carpetas en los espacios de trabajo en equipo.

Si no tienes el rol adecuado, no podrás seleccionar la opción para cambiar el nombre de una carpeta.

Para cambiar el nombre de una carpeta, sigue estos pasos:

  1. Si estás viendo una carpeta de una lista de carpetas, coloca el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el ícono de tres puntos Más opciones Más opciones..

  2. Elige Cambiar nombre.

    Como alternativa, si estás en una carpeta existente, haz clic en el nombre de la carpeta en el encabezado de navegación de la página principal y, luego, en Cambiar nombre en el menú desplegable.

  3. En la ventana Cambiar el nombre de la carpeta del equipo, ingresa un nombre nuevo para la carpeta.

  4. Una vez que hayas ingresado un nombre para la carpeta, selecciona Actualizar.

Borra una carpeta

Las carpetas solo se pueden borrar de forma permanente.

Los usuarios con el rol adecuado pueden borrar una carpeta. Si no tienes el rol adecuado, no podrás seleccionar la opción para borrar una carpeta.

Cuando borras una carpeta o subcarpeta, esta desaparece de forma permanente para todos. La eliminación de una carpeta no se puede deshacer.

Para borrar una carpeta de una lista de carpetas, sigue estos pasos:

  1. Coloca el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el ícono Más opciones Más opciones..
  2. Selecciona Borrar .

Para borrar una carpeta desde dentro de ella, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el nombre de la carpeta en el encabezado de navegación de la página principal y, luego, en Borrar carpeta en el menú desplegable.
  2. Para confirmar que deseas borrar la carpeta, selecciona la opción Borrar carpeta en la ventana emergente.

Qué debes saber

  • Las carpetas solo se pueden anidar hasta cinco niveles de profundidad.
  • No se pueden mover las carpetas.
  • Si mueves un recurso de la lista de la página principal a un espacio de trabajo de equipo, o de un espacio de trabajo de equipo existente a uno nuevo, es posible que cambie el acceso de los usuarios al recurso.
  • Las carpetas deben estar vacías para poder borrarlas.
  • La eliminación de una carpeta es permanente y no se puede deshacer.