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¿Qué es la administración de datos?

La administración de datos es un enfoque basado en principios para administrar los datos durante su ciclo de vida, desde la adquisición hasta el uso y la eliminación.

Todas las organizaciones necesitan administración de datos. A medida que las empresas de todos los sectores siguen avanzando en sus procesos de transformación digital, los datos se convierten en su recurso más valioso.

Los gerentes ejecutivos necesitan datos exactos y oportunos para tomar decisiones estratégicas en su empresa. Los profesionales en marketing y ventas necesitan datos confiables para comprender lo que quieren los clientes. El personal de adquisición y de administración de la cadena de suministro necesita datos exactos para mantener el inventario y reducir los costos de fabricación. Los oficiales de cumplimiento necesitan probar que los datos se controlan de acuerdo con mandatos internos y externos. Y así sucesivamente.

Definición de la administración de datos

La administración de datos consta de todas las tareas que realizas para asegurarte de que los datos sean seguros, privados y exactos, y de que estén disponibles y se puedan usar. Incluye las medidas que deben tomar las personas, los procesos que deben seguir y la tecnología que los respalda durante el ciclo de vida de los datos.

Con la administración de datos, se establecen estándares internos (políticas de datos) que se aplican a la recopilación, el almacenamiento, el procesamiento y la eliminación de los datos. Determina quién tiene acceso a qué tipo de datos y qué tipos de datos están bajo administración. La administración de datos debe cumplir con los estándares externos que establecen las asociaciones del sector, las agencias gubernamentales y otras partes interesadas. 

¿Cuáles son los beneficios de la administración de datos?

Toma mejores decisiones en el momento oportuno

Los usuarios de tu organización obtienen los datos que necesitan para llegar a los clientes y darles un servicio, diseñar y mejorar los productos y servicios, y aprovechar las oportunidades de nuevos ingresos.

Mejora los controles de costos

Los datos te ayudan a administrar los recursos con mayor eficacia. Debido a que puedes borrar la duplicación de datos que causan los sistemas aislados, no necesitas comprar hardware de sobra costoso (ni mantenerlo).

Optimiza el cumplimiento de las normativas

Debido a que el ambiente de cumplimiento es cada vez más complejo, las organizaciones consideran que es muy importante establecer prácticas de administración de datos más sólidas. De esta forma, evitas riesgos asociados con la falta de cumplimiento y puedes prever normas nuevas.

Aumenta la confianza de los clientes y los proveedores

El cumplimiento auditable de las políticas de datos internas y externas permite que los clientes y socios confíen en que su información sensible estará protegida. Esto hará que se sientan seguros a la hora de hacer negocios contigo.

Administra los riesgos con mayor facilidad

Con una administración sólida, puedes aliviar las preocupaciones por la exposición de datos sensibles a personas o sistemas que no cuentan con la autorización adecuada, las violaciones de seguridad y los agentes externos maliciosos (incluso internos) que intenten acceder a los datos sin permisos.

Permite que más miembros del personal accedan a más datos

Una administración de datos sólida permite que los miembros del personal accedan a más datos, con la seguridad de que estas personas accederán a los datos correctos y de que la democratización de los datos no afectará de forma negativa a tu organización.

Administración de datos en la nube

Es inevitable que surjan preguntas sobre el impacto en la administración de datos a medida que se acelera la adopción de la nube. Las empresas se preocupan por los siguientes temas:

  • Seguridad de los datos: Las empresas tienen inquietudes sobre el almacenamiento de datos en la nube pública. Aún son los encargados de controlar la administración de datos de sus sistemas locales, pero necesitan saber que su proveedor de servicios en la nube los protegerá de la exposición o el robo cuando se almacenen en la nube.  
  • Cumplimiento de normas por parte del proveedor de servicios en la nube: Los oficiales de cumplimiento empresarial y los administradores de datos responsables de que se acaten las normas y los estándares deben estar seguros de que su proveedor de servicios en la nube cumplirá con las normas del GDPR, la CCPA, el PCI DSS y la HIPAA, entre otras. También deben proporcionar las herramientas necesarias para ayudar a los proveedores a cumplir con esas normas cuando sus datos se encuentren en la nube.
  • Visibilidad y control: Los proveedores de servicios en la nube pública son conscientes de que, si ayudan a los clientes en la administración de datos, podrán ganarse su confianza y mejorar su experiencia significativamente. Como resultado, los proveedores de servicios en la nube líderes ofrecen a las empresas que usan sus plataformas herramientas para la evaluación de datos, el catálogo de metadatos, la administración del control de acceso, la calidad de los datos y la seguridad de la información como competencias principales.

¿Para qué se usa la administración de datos?

La administración de datos es necesaria para garantizar que los datos están seguros y protegidos, que son privados y se pueden usar, y que cumplen con las políticas de datos internas y externas. La administración de datos te permite establecer y aplicar controles que permitan un mayor acceso a los datos, y obtener seguridad y privacidad de los controles en los datos. Estos son algunos de los casos de uso más comunes:

Administración de datos

En la administración de datos, los datos per se y los procesos que garantizan su uso correcto están bajo la responsabilidad de los “administradores de datos”.

Calidad de los datos

La administración de datos también se usa para garantizar la calidad de los datos, que hace referencia a cualquier actividad o técnica cuya función es asegurarse de que los datos puedan usarse. La calidad de los datos suele determinarse en seis dimensiones: exactitud, integridad, coherencia, puntualidad, validez y unicidad.

Administración de datos integral

Se trata de un concepto amplio que abarca todos los aspectos de la administración de datos como un recurso empresarial, desde la recopilación y el almacenamiento hasta el uso y la supervisión. Esto garantiza que los datos se aprovecharán de forma segura, eficiente y rentable antes de que se eliminen.