安排自動報表傳送時間

你可以設定傳送時間表，定期將 Looker Studio 報表的 PDF 檔寄給自己和利害關係人。PDF 檔案可以包含原始報表的連結。

在 Looker Studio 中建立傳送排程

如要為 Looker Studio 建立新的電子郵件傳送時間表，請按照下列步驟操作：

  1. 查看要排定寄出時間的報表。
  2. 按一下「分享」，然後選取「排定傳送時間」安排報表傳送時間圖示。

    系統會隨即顯示「建立時間表」對話方塊。
  3. (選用) 輸入收件者清單。系統一律會將你加入收件者名單。
  4. (選用) 選取要納入的報表頁面。
  5. 設定要開始傳送報表的日期和時間。
  6. 使用「重複」選項設定寄送頻率。

    如要自訂報表傳送時間表 (例如每週二和週四，或每隔兩週的週五)，請選取「自訂」。
  7. 按一下「Schedule」(排程)。

在 Looker Studio Pro 中建立傳送時間表

如要為 Looker Studio Pro 建立新的電子郵件傳送排程，請按照下列步驟操作：

  1. 查看要排定寄出時間的報表。
  2. 按一下「分享」，然後選取「排定傳送時間」安排報表傳送時間圖示。如果是首次為這份報表建立排程，請在隨即顯示的對話方塊中，按一下「新增排程」。

    系統會隨即顯示「建立時間表」對話方塊。
  3. 在「目的地」欄位中，選取「電子郵件」。
  4. (選用) 輸入收件者清單。系統一律會將你加入收件者名單。

    注意：Looker Studio Pro 管理員可以 限制允許的收件者。如果輸入受限制的收件者，Looker Studio 會顯示錯誤訊息，直到您移除該收件者為止。
  5. (選用) 輸入自訂主旨和訊息。
  6. (選用) 選取要納入的報表頁面。
  7. 設定要開始傳送報表的日期和時間。
  8. 使用「重複」選項設定寄送頻率。

    如要自訂報表傳送時間表 (例如每週二和週四，或每隔兩週的週五)，請選取「自訂」。
  9. 按一下「Schedule」(排程)。

排定電子郵件傳送時間的運作方式

排定電子郵件傳送時間後，系統會定期寄出電子郵件，當中包含報表的 PDF 附件。電子郵件中也會包含報表第一頁的預覽畫面，以及查看完整報表的連結。如要加入其他收件者，請輸入個別地址或群組電子郵件別名。

變更時間表的篩選器

根據預設，報表的 PDF 版本會使用報表的預設篩選器控制項設定和日期範圍屬性。

如要變更時間表的篩選器控制項值，請編輯時間表，然後選取「篩選器」分頁標籤。這個分頁會顯示報表中的所有控制項和日期範圍。您可以變更任何控制項的值，但無法新增或刪除控制項。

如果您修改報表的篩選器預設值，報表排程的篩選器值不會受到影響。不過，如果您從報表移除篩選器，報表中的所有排程都會移除該篩選器。

編輯時間表

  1. 查看要重新安排寄出時間的報表。
  2. 依序選取右上方的「分享」和「排定傳送時間」圖示 安排報表傳送時間圖示。
  3. (Looker Studio Pro 使用者) 選取現有排程。
  4. 按一下「更多」圖示 更多。
  5. 選取 [編輯]。
  6. 輸入新的寄出時間詳情。
  7. 按一下 [儲存]。

停止或刪除時間表

時間表預設為啟用。如要停止自動傳送報表，請按照下列步驟暫停或刪除排程：

  1. 查看報表。
  2. 按一下右上方的「共用」，然後選取「安排傳送時間」安排報表傳送時間圖示。
  3. (Looker Studio Pro 使用者) 選取現有排程。
  4. 按一下「更多」圖示 更多。
    • 如果您使用 Looker Studio Pro，可以將「啟用」切換鈕設為「停用」，暫停排程。
    • 如要刪除排程，請按一下「刪除排程」圖示 移除。

立即傳送時間表

Looker Studio Pro 功能

本節所述功能僅適用於 Looker Studio Pro 使用者。

進一步瞭解 Looker Studio Pro。

如要立即傳送排定的報表，請按照下列步驟操作：

  1. 查看報表。
  2. 按一下右上方的「共用」，然後選取「安排傳送時間」安排報表傳送時間圖示。
  3. 選取現有排程。
  4. 按一下「立即傳送」。

建立 Google Chat 傳送時間表 (專業版功能)

Looker Studio Pro 功能

本節所述功能僅適用於 Looker Studio Pro 使用者。

進一步瞭解 Looker Studio Pro。

如果您使用 Looker Studio Pro，可以按照下列步驟將報表傳送給個別使用者和 Chat 聊天室：

  1. 查看要排定寄出時間的報表。
  2. 依序選取右上方的「分享」和「排定傳送時間」圖示 安排報表傳送時間圖示。
  3. (Looker Studio Pro 使用者) 在「目的地」欄位中，選取「Google Chat」。

  4. (選用) 輸入收件者清單。

  5. 輸入自訂主旨和訊息。

  6. (選用) 選取要納入的報表頁面。

  7. 設定要開始傳送報表的日期和時間。

  8. 設定寄送頻率。

  9. 按一下 [儲存]。

您可以為即時通訊排程套用篩選器，就像電子郵件排程一樣。

Google Chat 訊息排程傳送功能的運作方式

系統會在排定的時間將 Google Chat 訊息傳送給收件者或聊天室。系統會透過排程寄件者的 Google Chat 帳戶發布訊息。訊息包含下列元素：

  • 報告的 PDF 附件
  • 「在 Looker Studio 中查看」連結
  • 取消訂閱排程的「取消訂閱」連結

新增多個排程 (Pro 版功能)

如果您使用 Looker Studio Pro，可以為報表新增多個排程。

  1. 依序選取右上方的「分享」和「安排傳送時間」圖示 安排報表傳送時間圖示。
    • 如果報表沒有任何排程，系統會提示您建立排程。
    • 如果報表至少有一個排程，Looker Studio 會顯示這份報表的所有排程清單。
  2. 按一下「新增時間表」。

每個報表最多可有 200 個排程。報表的擁有者或編輯者都能新增或編輯報表排程。最近編輯時間表的使用者 (包括切換「啟用」切換鈕) 是時間表的傳送者。

依收件者電子郵件地址篩選 (專業版功能)

如果您使用 Looker Studio Pro，可以自訂透過電子郵件傳送的定期報表資料。如要使用這項功能，您必須先為要進行個人化的報表中的每個資料來源指定電子郵件地址欄位。建立或編輯排程時，您會看到「根據收件者電子郵件地址篩選已傳送的報表資料」選項。

限制與疑難排解

以下各節將說明排定放送時間的限制，以及一些常見的疑難排解步驟。

已排定傳送時間的電子郵件配額

Looker Studio 會限制使用者每天和每月可傳送排定電子郵件的收件者人數。

如果您使用 Looker Studio Pro，則不受這類配額限制。如果貴機構使用 Google Workspace，配額會更高。詳情請參閱下表：

帳戶類型 個人 Google Workspace Looker Studio Pro
每日電子郵件上限 200 500 無限制
每月電子郵件上限 800 3000 無限制

請注意下列配額限制：

  • 如果超出任一配額，帳戶就無法再傳送電子郵件。
  • 您無法查看各項配額的進度。
  • 「我擁有的項目」資料夾中的所有報表都視為個人報表，因此會計入配額。如要解決這個問題，請將報表升級至 Looker Studio Pro。

已排定傳送時間的電子郵件有哪些限制？

排定電子郵件傳送時間功能有以下限制：

  • 收件者地址最多 50 個。
  • 排程建立者必須在收件者清單中。其他收件者為選填。
  • 排定傳送時間的電子郵件最多只能包含 5 頁報表預覽畫面。附件 PDF 包含所有選取的頁面。
  • 遞送時間表會以作業系統的時區為準。您無法在 Looker Studio 中變更這項設定。
  • 編輯時間表時，您無法新增報表中沒有的篩選器，也無法刪除報表中的篩選器。
  • 您無法編輯或傳送無效排程的測試。
  • 如果您沒有 Looker Studio Pro，每份報表最多只能有一個排程。如果您使用 Looker Studio Pro，每份報表最多可有 200 個排程。
  • 只有報表擁有者具備 Looker Studio Pro 資格，才能為報表建立多個排程。
  • 如果從 Looker Studio Pro 降級至 Looker Studio，系統會為每份報表保留最舊的電子郵件排程。該報表的其他排程會變成「非使用中」。
  • 如果資料受到 VPC Service Controls 的 IP 存取層級保護，系統就無法排定電子郵件傳送時間。(這是因為使用者查看報表時，Looker Studio 不會傳遞電子郵件收件者的 IP 位址)。
  • 只有 Looker Studio Pro 使用者可以選擇「立即傳送」。此外，您無法立即傳送「我擁有的」資料夾中的任何報表。如要解決這個問題，請將報表升級至 Looker Studio Pro。
  • 只有 Looker Studio Pro 使用者可以設定自訂主旨和訊息。此外，您無法為「我擁有的」資料夾中的任何報表設定自訂主旨和訊息。如要解決這個問題，請將報表升級至 Looker Studio Pro。
  • 只有 Looker Studio Pro 使用者才能在報表中顯示內嵌預覽畫面。此外，系統不會在「我擁有的」資料夾中顯示任何報表的內嵌預覽畫面。如要解決這個問題，請將報表升級至 Looker Studio Pro。
  • Looker Studio 會檢查主旨和訊息欄位中是否有不當內容，如果偵測到不當內容，可能會禁止你建立或更新排程。

排定傳送時間的 Google Chat 訊息有哪些限制？

預先排定傳送時間的 Google Chat 訊息有下列限制：

  • 你必須是 Looker Studio Pro 使用者，才能透過 Chat 安排傳送報表。
  • 您必須是報表的擁有者或編輯者，才能安排報表寄出時間。
  • 您只能將報表排定傳送至您所屬的 Google Chat 聊天室。
  • 您只能為貴機構的 Google Chat 使用者排定報表。
  • 你最多可以透過 Google Chat 安排將訊息傳送給 10 位使用者和 10 個 Chat 聊天室。如要傳送給更多收件者，請建立其他時間表。
  • 透過 Google Chat 傳送報表時，無法依收件者電子郵件地址篩選。

為什麼我沒有收到報表？

如果系統未按照您設定的時間表傳送報表，可能是發生下列其中一個問題。

  • 如果下載的報表含有錯誤，系統就不會傳送報表。確認報表可以手動下載。
  • 如果您使用 Looker Studio Pro，管理員可以限制您傳送內容的對象。如果排程中至少有一位收件者受到限制，排程就不會傳送。Looker Studio 會在「查看時間表」對話方塊中顯示錯誤，並向上次編輯時間表的使用者傳送警告電子郵件。移除受限制的收件者，即可繼續排定傳送時間。