Webdox: gestión de contratos por medio de Inteligencia Artificial

About Webdox

Webdox es una startup cuya sede central está en Santiago de Chile con presencia en 6 países de latinoamérica la cual ofrece un servicio web para gestionar contratos de forma simple y amigable los documentos legales de distintas empresas.

Industries: Professional Services
Location: Chile

La importante gestión de contratos en la web que realiza Webdox puso a la startup en un desafío técnico en la medida en que crecía. Resultaba apremiante recurrir a un sistema multi-cloud y por ello la migración a Google Cloud Platform le permitió enfocarse más en la construcción del producto que en la mantención de la infraestructura.

Resultados de Google Cloud

  • Escalar rápidamente instancias de procesamiento, pasando de 20 CPU a 1000 CPU en menos de 5 minutos.
  • Webdox necesita procesar documentos por OCR de forma masiva, distintas cargas de trabajo pueden llegar a requerir millones de páginas por procesar.
  • Cada dólar gastado en Google le entrega mayor valor que el mismo dólar gastado con otros proveedores.

Escalar rápidamente instancias de procesamiento, pasando de 20 CPU a 1000 CPU en menos de 5 minutos.

Hace 5 años que Webdox se consolidó y comenzó a ofrecer un servicio web para gestionar contratos, mismo que permite administrar de forma simple y amigable los documentos legales de distintas empresas. Es una plataforma para la gestión del ciclo de vida de los contratos que le permite a sus clientes solicitar, redactar, colaborar, negociar, firmar electrónicamente y darle seguimiento a todos los contratos de la organización.

Webdox es una startup con un crecimiento anual muy agresivo cuya sede central está en Santiago de Chile, con presencia en 6 países de latinoamérica y continúa su crecimiento de la mano de algunos de sus clientes como grandes corporativos de la talla de Coca Cola, y Concha y Toro.

Desde mediados de 2018, Webdox se encuentra preparando su ingreso al mercado mexicano.

Gestión de contratos por Inteligencia Artificial

Webdox necesitaba de un servidor con una alta disponibilidad y latencia dentro de Latinoamérica que al mismo tiempo ofreciera funcionalidades de Inteligencia Artificial para realizar la gestión de contratos.

La compañía señala que una mala gestión de contratos podría llevar a un 10% de pérdidas en utilidades a la empresa; es por ello que necesitaba concentrar todos sus esfuerzos en la gestión y optimización de los contratos, delegando al servidor todas las necesidades de su infraestructura; por lo que contar con tecnología infalible era un requisito básico. Era apremiante recurrir a un sistema multi-cloud debido a diversos requerimientos de cumplimiento que sus clientes requerían, lo cual conllevaba un desafío técnico en la mantención y configuración de distintos sistemas.

En la medida que la infraestructura iba creciendo, mayor era el tiempo de administración de recursos, por lo que se tomó la decisión de migrar a Google Cloud Platform para obtener el principal beneficio de utilizar contenedores y Google Container Engine, y de esta manera enfocarse más en la construcción del producto que en la mantención de la infraestructura.

Eficientización de procesos por medio de microservicios

En 2017 comenzaron una migración de servicios de nube a la plataforma de Google Cloud Platform debido a la fortaleza que tiene la marca en América Latina, proporcionando así un sustento no sólo a su infraestructura, sino a la consolidación de la calidad que ofrece a sus clientes.

"El tiempo de implementación tomó menos de un mes. En primer lugar se configuró un túnel VPN entre AWS y GCP para exponer ambas redes a un mismo segmento de red privada, lo que permitió sincronizar los datos de un extremo al otro de forma transparente."

Rodrigo Aliste, Product Manager de Webdox.

Webdox es una aplicación desarrollada sobre Ruby on Rails y utiliza un número importante de microservicios para el procesamiento, conversión de documentos e implementación de sistema de firma electrónica. Entre las principales herramientas que utiliza para lograr sus objetivos son: Google Container Engine, Cloud ML, Cloud SQL, Cloud Storage, Cloud IAM y Cloud KMS, Cloud Load Balancer y CDN. Por medio de los microservicios puede procesar cientos de miles de documentos de distintos formatos de forma eficiente y escalable.

"La calidad técnica asociada a los servicios de Google resuelve muy bien las necesidades y demuestran una calidad técnica mucho superior; entrega mayor confianza a los clientes de Webdox saber que estamos asociados con Google".

Rodrigo Aliste, Product Manager.

El tiempo de respuesta como atributo esencial

Es difícil decir que sólo un área de la empresa se ha visto beneficiada por el uso de Google Cloud; en primera instancia podría decirse que ha sido el área de tecnología de la empresa ya que muchas de las soluciones que se necesitan para proporcionar este servicio de gestión de contratos depende directamente de las soluciones de Google. Por otro lado, el área comercial también se ha visto beneficiada debido a que el proceso de ventas de vuelve más sencillo ya que el cliente tiene mayor confianza al saber que su información, mayormente de tipo sensible, estará resguardada por una marca líder en el sector.

"Webdox es una plataforma que integra inteligencia artificial en todas las etapas de la gestión de un contrato, por tanto, la utilización de GCP es fundamental para la estrategia de nuestro producto ya que Tensor Flow y herramientas como AutoML son primeros ciudadanos sobre GCP, contando con soporte nativo e instancias optimizadas para la ejecución de cargas de trabajo de datos e inteligencia artificial."

Rodrigo Aliste, Product Manager de Webdox.

El tiempo de respuesta y calidad de herramientas nativas como Tensor Flow que ofrece la plataforma de Google Cloud se convirtieron en la base para la ejecución de los servicios de gestión de contratos que ofrece Webdox. Así como la utilización de Google Cloud Load Balancer resulta vital para la estrategia de negocio de Webdox, en tanto permite reducir la latencia significativamente.

Webdox identificó que cada dólar gastado en Google le entrega mayor valor que el mismo dólar gastado con otros proveedores. Por otro lado, el gran diferenciador fue la posibilidad de escalar rápidamente sus instancias de procesamiento, pasando de 20 CPU a 1000 CPU en menos de 5 minutos; todo ello requiriendo menos personal de sistemas o DevOps debido a las herramientas de GCP auto-gestionadas.

"Webdox necesita procesar documentos por OCR de forma masiva, distintas cargas de trabajo pueden llegar a requerir millones de páginas por procesar. GCP nos permite procesar esta información mucho más rápido ya que permite crecer la infraestructura rápidamente en la medida de lo necesario."

Rodrigo Aliste, Product Manager de Webdox

Respecto a la relación costo-beneficio, Webdox considera que la inversión que hace en la tecnología de Google le representa mayores beneficios y una mejor eficiencia económica acompañados del soporte técnico de Google que destacan como cercano y amigable el cual brinda tranquilidad ante cualquier duda o necesidad de atención inmediata.

"El soporte provisto es de primera calidad, incluso pudiendo llegar a tener contacto con el equipo de gestión o ingenieros a cargo de un producto. La brecha de entrada a este tipo de soporte es más alta con otros proveedores."

Rodrigo Aliste, Product Manager de Webdox

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