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TOTVS evolui em produtividade com o Google Workspace para seguir inovando

Sobre TOTVS

A TOTVS é a maior empresa de tecnologia do Brasil, com um portfólio robusto de soluções de gestão, backoffice e business performance, além da unidade de Techfin, que oferece uma suíte de soluções financeiras integradas às soluções de tecnologia.

Setores: Technology
Sede: Brasil

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Sobre SantoDigital

A SantoDigital é especializada em fornecer serviços e soluções focados em transformação digital, infraestrutura, Big Data, aprendizado de máquina e inteligência artificial.

Com o apoio da SantoDigital, a empresa integrou seus processos de colaboração e comunicação por meio do Google Workspace.

Resultados

  • Aumento do armazenamento total utilizado de 285 TB para 352 TB em apenas seis meses.
  • Uso do Chat e do Google Meet por 90% da empresa, reduzindo deslocamentos e ligações telefônicas.
  • Redução do tempo de manutenção técnica do ambiente de mensageria e colaboração, com mais foco no negócio.
  • Implementação do trabalho remoto para 7 mil colaboradores em cinco dias, sem prejudicar a operação.

Mais de 13 mil contas ativas no Brasil e no exterior

A inovação é um dos fatores que levaram a TOTVS a ser a maior empresa brasileira de tecnologia. Com mais de 10 mil colaboradores (ou TOTVERS, como são chamados internamente), mais de 40 mil clientes e presença em mais de 40 países, a multinacional está sempre buscando formas de proporcionar aos seus clientes o que há de mais avançado em tecnologia por meio de suas soluções de gestão empresarial, serviços financeiros e business performance. Só nos últimos cinco anos, a companhia investiu R$ 1,7 bilhão em pesquisa e desenvolvimento.

Esse não é um movimento que acontece apenas para fora da empresa. A inovação também está presente nas discussões sobre como aprimorar a cultura, comunicação e colaboração no ambiente de trabalho. Nos últimos anos, a empresa vem passando por uma grande jornada de transformação. A mudança de sede em 2017 reuniu equipes de seis unidades diferentes em um único edifício. Além das adaptações na organização e na rotina dos times que envolvem uma situação como essa, foi um momento de profunda revisão de toda a estrutura de telecomunicação.

Na época, a TOTVS utilizava uma solução de e-mail on-premises. Também estava começando a implementar uma ferramenta de videoconferência e a digitalizar sua telefonia. Mas a equipe começou a perceber que as soluções utilizadas não estavam contribuindo como o esperado para o modelo de negócio que a empresa buscava: maior agilidade e velocidade de entrega por meio da colaboração e troca de informações entre times no Brasil e no exterior.

Com a ferramenta de videoconferência, havia dificuldade no procedimento para configuração de reuniões, além da limitação de licenças disponíveis. Em relação ao e-mail, duas das principais dificuldades eram com indisponibilidade e alto consumo de tráfego. Ao revisar um documento, os TOTVERS acabavam criando diferentes versões e compartilhando todas por e-mail, gerando inclusive o armazenamento de arquivos duplicados no servidor local.

“A ferramenta de e-mail era um dos principais canais de comunicação, e uma hora sem e-mail era caótico para a operação. Começamos a ter alguns problemas, indisponibilidades, e isso impactava a empresa como um todo”, conta Mara Maehara, CIO da TOTVS. “Fazia parte da nossa transformação o estímulo e a implementação da colaboração, e decidimos que era a hora de resolver essa questão, que já estava na pauta há algum tempo.”

Engajamento desde o topo

Após uma minuciosa análise feita junto ao board da empresa, a equipe optou por implementar as ferramentas do Google Workspace para dar início a uma nova cultura de colaboração. Todo o processo foi realizado junto com o parceiro SantoDigital, que atuou lado a lado dos profissionais da TOTVS para definir e realizar as estratégias de migração, comunicação e engajamento dos colaboradores.

O time da SantoDigital orientou a companhia a seguir uma metodologia recomendada pelo Google para implementar as soluções. Começando no segundo semestre de 2018, com uma duração de oito meses, o processo foi realizado em três fases: uma aplicação com early adopters, ou seja, colaboradores selecionados para fazer um uso e avaliação inicial das ferramentas; uma aplicação com profissionais de TI; e, por fim, a implementação para todos os TOTVERS.

“O principal ponto para que a migração pudesse ocorrer com o menor impacto possível, sem paradas e diminuindo a resistência dos usuários, foi exatamente seguir a metodologia do Google, que já é validada por inúmeros outros clientes.”

Roberto Oguma, diretor de Vendas da SantoDigital

A TOTVS também montou um comitê dedicado ao projeto, reunindo profissionais de TI, Marketing e RH. Isso ajudou a garantir que a metodologia fosse seguida com sucesso em todos os escritórios no Brasil e no exterior, com as adaptações necessárias para a cultura de cada local. Outra estratégia que funcionou muito bem foi a seleção de Google Guides, colaboradores de diferentes equipes que auxiliaram os colegas com suas dúvidas durante a transição.

Para comunicar e incentivar o uso das ferramentas, foram realizadas diversas ações de engajamento, que contaram com o apoio de todo o quadro de executivos da TOTVS. Houve divulgações por meio dos canais de comunicação interna, workshops presenciais e remotos e um lançamento na matriz com uma decoração especial para a novidade. “O time foi muito assessorado pela SantoDigital, que trazia toda essa experiência das ações de divulgação presencial e da geração de impacto visual. Foi muito gratificante ver que virou um buzz na empresa”, diz Mara.

Autonomia e colaboração para gerar mais produtividade

Todos os esforços geraram excelentes resultados, que se refletem até hoje. A TOTVS conta com mais de 13 mil contas do Google Workspace ativas no Brasil e no exterior. Ao invés de concentrar a comunicação quase que exclusivamente por e-mail, as equipes passaram a utilizar ferramentas como Google Meet e Chat, o que agilizou e facilitou as interações entre profissionais das mais diferentes localidades.

“As ferramentas do Google Workspace permitiram à TOTVS aproximar ainda mais as unidades que estão divididas pelo Brasil e diversos países”, comenta Roberto Oguma, diretor de Vendas da SantoDigital. Atualmente, 90% da empresa utiliza o Meet e o Chat para se comunicar, o que ajudou a reduzir o número de ligações telefônicas e os altos custos com viagens e deslocamentos para reuniões.

“As ferramentas que usávamos antes não eram tão user-friendly como o Chat e o Google Meet. Ter essas soluções com fácil acesso na mesma ferramenta de e-mail foi uma grande mudança, um outro degrau importante que subimos.”

Mara Maehara, CIO da TOTVS

Outro grande avanço foi na autonomia que os colaboradores conquistaram para gerenciar acessos aos documentos. Antes, era necessário abrir uma solicitação via ticket para a equipe de TI para conseguir liberar acessos aos diretórios de arquivos. Algumas pessoas optavam por criar novas versões dos arquivos e enviá-los via e-mail, o que gerava um consumo desnecessário de espaço de armazenamento.

Com o uso do Documentos, Planilhas e Apresentações ,os próprios TOTVERS podem controlar o acesso aos arquivos e trabalhar de maneira colaborativa diretamente nos documentos. Por sua vez, o Drive trouxe maior rastreabilidade e facilidade de compartilhamento dos arquivos.

Junto a isso, a alta disponibilidade das soluções e um espaço adequado de armazenamento na nuvem, tanto para os documentos quanto para os e-mails no Gmail, proporcionaram mais tranquilidade à equipe de TI, que antes recebia muitas solicitações em relação a estes assuntos.

Os ganhos em autonomia e colaboração geraram mais produtividade a todos os colaboradores, especialmente ao time de TI. “Reduzimos nosso tempo e esforços na manutenção técnica dos ambientes de mensageria e colaboração, propiciando o foco em nosso core business”, afirma a CIO.

Inovação dentro e fora dos escritórios

Estes benefícios não só se comprovaram, como foram impulsionados no ano de 2020. A TOTVS já havia começado a testar a implementação do trabalho remoto com alguns times. Entretanto, com as recomendações de distanciamento social exigidas para o enfrentamento à Covid-19, a modalidade teve que se estender para toda a empresa.

Com as ferramentas de colaboração e comunicação do Google Workspace reunidas na nuvem, o processo foi simplificado, já que o acesso ao ambiente pode ser feito de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Levou cinco dias para que a companhia migrasse 7 mil colaboradores para o trabalho remoto, sem impacto na operação.

“Em cinco dias, conseguimos esvaziar os escritórios e não prejudicar a operação de nenhuma das áreas da TOTVS.”

Mara Maehara, CIO da TOTVS

A CIO explica que o trabalho a distância impulsionou ainda mais a cultura colaborativa, já que as ferramentas se tornaram aliadas imprescindíveis neste novo contexto. Em apenas seis meses, o armazenamento total utilizado pela empresa no Google Workspace foi de 285 TB para 352 TB. Esse número deverá aumentar ainda mais em breve, com a migração de arquivos que ainda estão no servidor local para o Drive.

O uso do Meet e do Chat permitiram que as equipes mantivessem a proximidade e as dinâmicas de metodologia ágil presenciais, agora realizadas de forma virtual. A segurança dos documentos também foi mantida. Mesmo com cada TOTVER acessando os arquivos de suas casas, todos estão armazenados com segurança e permissionamento controlado pela empresa.

E se a capacidade de inovação da TOTVS foi mantida mesmo em tempos desafiadores, ela ainda se estende para explorar novas possibilidades com o uso das ferramentas do Google Workspace. Além de realizar campanhas para reforçar seus recursos e benefícios, a equipe de TI ajuda cada área a identificar de que maneira as soluções podem contribuir para resolver suas necessidades específicas. O Data Studio também foi integrado às ferramentas para acompanhar uma série de indicadores operacionais, sendo bastante utilizado nas reuniões executivas.

Outros projetos ainda estão sendo avaliados e desenvolvidos com o apoio da SantoDigital, em um processo contínuo de parceria. “Nosso papel aqui na SantoDigital é estudar, capacitar, propor iniciativas que podem fazer sentido e avaliar a quatro mãos. O bacana da TOTVS é que eles estão sempre abertos a esse tipo de inovação. É, de fato, uma verdadeira parceria”, conclui Oguma.

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