Halaman ini menjelaskan praktik terbaik, tips, dan kasus penggunaan umum untuk bekerja dengan ruang kerja tim. Informasi di halaman ini akan membantu Anda membuat dan menggunakan ruang kerja tim secara efisien dan tanpa ragu serta berbagi konten hanya jika diperlukan. Halaman ini juga memberikan contoh konvensi dan skenario penamaan umum.
Membuat ruang kerja tim dengan tujuan atau fokus tertentu
Buat dan atur ruang kerja tim Anda dengan mempertimbangkan fokus atau tujuan tertentu. Hal ini dapat membantu Anda mencapai hal berikut:
- Memastikan ruang kerja tim selalu teratur dan efisien.
- Membantu pengguna mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan lebih cepat dan mudah.
Misalnya, Anda dapat menerapkan struktur berikut untuk memastikan ruang kerja tim Anda selalu teratur dan efisien:
- Satu ruang kerja tim untuk setiap project lintas fungsi yang berisi aset bersama
- Ruang kerja tim yang terpisah untuk setiap tim atau wilayah geografis, seperti pemasaran di Asia Pasifik, yang berisi aset khusus setiap tim
- Ruang kerja tim yang terpisah untuk lingkungan pelaporan, seperti laporan pengembangan, staging, atau produksi
Untuk panduan yang lebih spesifik, lihat contoh dalam Kasus penggunaan umum untuk ruang kerja tim.
Mengelola keanggotaan dengan Google Grup
Google Grup dapat membantu Anda mengelola keanggotaan ruang kerja tim dengan otomatis memberi anggota grup akses ke ruang kerja tim yang dapat diakses grup tersebut. Pendekatan ini memiliki dua keunggulan utama:
- Anggota grup baru memiliki akses yang sama ke laporan dan sumber data seperti halnya anggota grup lama.
- Anda tidak perlu mengonfigurasi akses secara manual untuk setiap anggota baru.
Membagikan konten secara selektif
Tips berikut dapat membantu Anda membagikan konten dalam ruang kerja tim secara sengaja.
Hanya berikan izin yang diperlukan kepada setiap pengguna.
Saat Anda menambahkan orang atau grup ke ruang kerja tim, mereka dapat membuat, menambahkan, dan melihat aset dalam ruang kerja tim tersebut. Untuk pengguna yang juga perlu memiliki kemampuan untuk menambahkan dan menghapus anggota ruang kerja tim, beri mereka peran Pengelola konten atau Pengelola sesuai kebutuhan.
Membagikan aset individual untuk akses terbatas.
Jika seseorang memerlukan akses hanya ke laporan atau sumber data tertentu dalam ruang kerja tim, Anda dapat membagikan aset tersebut saja, dan bukan menjadikannya anggota ruang kerja tim.
Lihat Peran dan izin untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang berbagai peran ruang kerja tim di Looker Studio.
Gunakan konvensi penamaan
Untuk membantu orang-orang menemukan ruang kerja tim dan untuk menghindari konflik penamaan di ruang kerja tim, setujui konvensi penamaan di seluruh organisasi. Contoh:
- Perusahaan Anda memiliki divisi penjualan di berbagai wilayah dan Anda membuat ruang kerja tim untuk setiap wilayah penjualan. Untuk membedakan ruang kerja tim, awali penamaan ruang kerja tim dengan nama wilayah atau singkatan wilayah.
- Anda dapat menunjukkan status dengan menambahkan awalan, seperti [Arsip], ke project yang sudah tidak aktif atau [Diproses] ke project yang aktif.
- Untuk membedakan antara ruang kerja tim yang dibagikan secara eksternal dan ruang kerja yang dibagikan secara internal, tambahkan awalan [Eksternal] atau [Internal].
- Gunakan label untuk menunjukkan tujuan ruang kerja tim, seperti [Pra-prod] untuk ruang kerja tim yang berisi aset praproduksi dan [Prod] untuk ruang kerja tim yang berisi aset produksi. Label dapat membantu anggota tim memahami tujuan ruang kerja dan jenis aset yang ada di setiap ruang kerja tim.
Kasus penggunaan umum untuk ruang kerja tim
Bagian ini mencakup beberapa contoh cara menggunakan prinsip-prinsip yang diuraikan dalam dokumen ini untuk menggunakan ruang kerja tim secara efektif dan efisien.
Contoh: Kolaborasi tim
Misalnya Anda ingin semua anggota tim Pemasaran memiliki ruang bersama tempat mereka dapat membuat dan mengakses konten pemasaran seperti laporan dan sumber data. Untuk membuat ruang kolaboratif untuk tim ini, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buat ruang kerja tim yang dikhususkan untuk aset tim Pemasaran.
- Tambahkan anggota tim Pemasaran ke ruang kerja tim tersebut.
- Berikan anggota tim peran Kontributor untuk ruang kerja tim. Akses ini akan memungkinkan mereka menambahkan konten baru dan memperbarui aset yang ada dalam ruang kerja tim.
- Berikan peran Pengelola konten kepada prospek dan pihak lain yang perlu memiliki kemampuan untuk menambahkan atau menghapus anggota ruang kerja tim.
Contoh: Lingkungan produksi
Dalam contoh ini, misalkan Anda memiliki tim data pusat yang membuat konten untuk dibagikan ke seluruh perusahaan.
Agar tim dapat mengontrol cara konten dibagikan selama proses pengembangan dan kapan konten tersebut siap untuk diproduksi, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buat ruang kerja tim dengan judul seperti Dev atau Pra-prod untuk konten yang sedang dikembangkan. Konten praproduksi yang dikembangkan oleh tim data pusat dapat disimpan di ruang kerja ini.
- Setelah konten siap dibagikan, orang dengan peran Pengelola di ruang kerja tim dapat memindahkannya ke ruang kerja produksi. Ruang kerja ini dapat memiliki judul seperti Prod atau Khusus produksi.
Contoh: Kampanye iklan
Misalkan, Anda mengerjakan kampanye iklan untuk klien tertentu dan ingin mengelola semua konten yang terkait dengan klien di satu tempat.
Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah ini:
- Buat ruang kerja tim yang dikhususkan untuk kampanye iklan klien.
- Tambahkan orang yang mengerjakan kampanye iklan ke ruang kerja tim dan tetapkan peran berdasarkan kriteria berikut:
- Peran Kontributor: Anggota yang perlu memiliki kemampuan untuk berkontribusi ke project, tetapi tidak harus dapat mengelola akses anggota
- Peran Pengelola konten atau peran Pengelola: Orang yang perlu memiliki kemampuan untuk mengelola akses, seperti pemimpin tim
Hal ini akan memastikan semua informasi relevan berada di satu tempat dan hanya mereka yang perlu melihatnya yang memiliki akses.
Contoh: Template standar
Misalkan, perusahaan Anda telah menerbitkan laporan dan metrik untuk berbagai analisis, seperti laporan dukungan pelanggan, laporan kampanye pemasaran, laporan OKR seluruh perusahaan, dan pembaruan project.
Anda dapat membuat template yang dapat disalin dan disesuaikan oleh pengguna untuk memudahkan orang-orang membuat laporan yang disesuaikan sendiri. Untuk membuat ruang kerja tim yang dikhususkan untuk template standar, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buat ruang kerja tim khusus untuk template standar.
- Pindahkan laporan utama, laporan yang dipublikasikan, atau sumber data ke ruang kerja ini.
- Tambahkan orang penting yang bertanggung jawab untuk memperbarui dan mengelola template sebagai Pengelola konten.
- Tambahkan grup Google perusahaan sebagai pelihat di laporan. Dengan demikian, semua orang di perusahaan dapat melihat laporan tersebut tanpa mengubah template, serta menggunakan dan menyesuaikan salinan laporan mereka.
Tindakan ini akan memastikan semua orang memiliki akses ke template dan mereka tidak membuat perubahan yang tidak disengaja.