整個機構的使用者都可以取得必要資料，以便聯繫和服務客戶、設計和改進產品與服務，進而有更多機會創造新收入。

資料可以協助您更有效地管理資源。由於因資訊孤島而導致的資料重複情況可以消除，所以您不會過度購買 (也不必維護) 昂貴的硬體。

法規環境日益複雜，所以機構更需要建立可靠的資料管理做法，如此才能主動預期新法規，同時避免發生不合規的相關風險。

遵守內部和外部資料政策並提供可稽核的各項記錄，將能獲得客戶和合作夥伴的高度信任，他們不但認同您可以保護他們的機密資訊，也會對雙方業務往來充滿信心。

透過強大的管理機制，您可以防止缺乏適當授權的個人或系統接觸到機密資料、遏止惡意外部威脅的安全危害，甚至不必擔心內部人員會存取無權查看的資料。

強而有力的資料管理，可以讓更多人員存取更多資料，並確信這些人員可以取得正確資料，並且資料的普及應用不會對機構產生負面影響。

資料管理通常意味著扛起職責與責任，除了資料本身外，也要負責確保正確運用「資料管家」。

資料治理也會用於確保資料品質，這是指確保資料適用的任何活動或技術。資料品質通常可從六個維度判斷：準確性、完整性、一致性、及時性、有效性和唯一性。

這是一個廣泛的概念，涵蓋將資料當成企業資產進行管理的各個層面，從收集和儲存到使用和監督，都必須確保資料得到安全、高效和具成本效益的利用後，才進行資料處置。