¿Qué es la minería de procesos?

El descubrimiento suele ser el punto de partida. En esta técnica, compilas un modelo desde cero usando solo los datos del registro de eventos. No empiezas con una hipótesis o un modelo preexistente de cómo debería funcionar el proceso, ya que los algoritmos simplemente analizan los datos y producen un modelo que refleja la realidad. Esto puede ser útil cuando quieres ver lo que realmente está sucediendo sin ideas preconcebidas.

La verificación de conformidad consiste en comparar la realidad con un estándar. Aquí, tomas los datos del mundo real y los comparas con un modelo "ideal" predefinido o un conjunto de reglas. El objetivo es encontrar incumplimientos. Por ejemplo, si una orden de compra debe aprobarse antes de que se pague una factura, la verificación de conformidad marcará cada instancia en la que el pago se realizó primero. Ayuda a garantizar que los equipos sigan las reglas.

La mejora implica usar datos para mejorar o extender un modelo de proceso existente. No se trata solo de encontrar errores, sino de agregar valor. Por ejemplo, puedes tomar un mapa de procesos existente y superponer datos de marca de tiempo para ver exactamente dónde ocurren los retrasos. Esto te ayuda a reparar el modelo o ajustar el proceso para que se adapte mejor a la realidad del entorno empresarial.

Los departamentos de finanzas suelen ser los primeros en adoptar el proceso de minería. Pueden usarla para optimizar las cuentas por pagar y por cobrar, como usarla para ayudar a reducir los tiempos de ciclo para el procesamiento de facturas. Ayuda a detener los pagos duplicados y a prevenir los proveedores no aprobados, a menudo llamados "Maverick Buying". Al ver el flujo exacto de una factura, los equipos de finanzas pueden asegurarse de aprovechar los descuentos por pago anticipado y evitar los cargos por mora.

Para las empresas que se dedican a los bienes físicos, la minería de procesos puede ayudar a administrar las complejidades de la cadena de suministro, como la optimización de las líneas de producción identificando qué estaciones causan retrasos.

En logística, ayuda a visualizar el movimiento exacto de los productos a través de la cadena de suministro, desde el almacén hasta el cliente. Esta visibilidad ayuda a los gerentes a predecir retrasos, administrar las transferencias de inventario de manera más fluida y garantizar que los programas de producción coincidan con la demanda de los clientes.

En el sector de la salud, la minería de procesos puede usarse para mejorar la experiencia de los pacientes. Los hospitales pueden usarlo para visualizar el "recorrido del paciente" desde el ingreso hasta el alta. Con el análisis del tiempo entre las diferentes etapas (como la clasificación, las pruebas y el tratamiento), los administradores pueden identificar los cuellos de botella que causan largos tiempos de espera. Esto puede mejorar la eficiencia de la clasificación y garantizar que los recursos se asignen donde más se necesitan para mejorar los resultados de los pacientes.

Las empresas de telecomunicaciones pueden usar la minería de procesos para mejorar la atención al cliente y la incorporación. El proceso de activación de una nueva línea o configuración de un servicio de Internet implica muchos pasos y departamentos. La minería de procesos ayuda a identificar los puntos de fricción en que los clientes abandonan el proceso. Puede revelar por qué los tickets de activación se atascan o rebotan entre los departamentos técnicos y de asistencia, lo que permite a la empresa solucionar la causa raíz y mejorar la satisfacción del cliente.