¿Qué es la minería de procesos?

El descubrimiento suele ser el punto de partida. En esta técnica, se crea un modelo desde cero usando solo los datos de registros de eventos. No se parte de una hipótesis ni de un modelo preexistente de cómo debería funcionar el proceso, ya que los algoritmos simplemente analizan los datos y producen un modelo que refleja la realidad. Esto puede ser útil cuando quieras ver lo que está pasando sin ideas preconcebidas.

La comprobación de la conformidad consiste en comparar la realidad con un estándar. En este caso, se toman los datos del mundo real y se comparan con un modelo "ideal" predefinido o con un conjunto de reglas. El objetivo es encontrar infracciones. Por ejemplo, si una orden de compra debe aprobarse antes de que se pague una factura, la comprobación de conformidad marcará todas las instancias en las que el pago se haya realizado primero. Ayuda a que los equipos sigan las reglas.

La mejora implica usar datos para mejorar o ampliar un modelo de proceso ya existente. No se trata solo de encontrar errores, sino de aportar valor. Por ejemplo, puedes tomar un mapa de procesos y superponer datos de marcas de tiempo para ver exactamente dónde se producen los retrasos. Esto te ayuda a reparar el modelo o ajustar el proceso para que se adapte mejor a la realidad del entorno empresarial.

Los departamentos de finanzas suelen ser los primeros en adoptar la minería de procesos. Pueden usarla para optimizar las cuentas por pagar y por cobrar, por ejemplo, para reducir los tiempos de los ciclos del procesamiento de facturas. Ayuda a detener los pagos duplicados y a evitar los proveedores no aprobados, lo que a menudo se denomina "Maverick buying" (compras aleatorias). Al ver el flujo exacto de una factura, los equipos de finanzas pueden asegurarse de que aprovechan los descuentos por pago anticipado y evitan los recargos por pago tardío.

En el caso de las empresas que trabajan con bienes materiales, la minería de procesos puede ayudar a gestionar las complejidades de la cadena de suministro, como optimizar las líneas de producción identificando qué estaciones causan retrasos.

En logística, ayuda a visualizar el movimiento exacto de las mercancías a través de la cadena de suministro, desde el almacén hasta el cliente. Esta visibilidad ayuda a los responsables a predecir los retrasos, gestionar los traspasos de inventario de forma más fluida y asegurarse de que los calendarios de producción se ajustan a la demanda de los clientes.

En el sector sanitario, la minería de procesos puede utilizarse para mejorar la experiencia del paciente. Los hospitales pueden usarla para visualizar el recorrido del paciente, desde su ingreso hasta el alta. Al analizar el tiempo que transcurre entre las distintas fases (por ejemplo, el triaje, las pruebas y el tratamiento), los administradores pueden identificar los cuellos de botella que provocan largos tiempos de espera. Esto puede aumentar la eficiencia del triaje y garantizar que los recursos se asignen donde más se necesitan para mejorar la atención al paciente.

Las empresas de telecomunicaciones pueden usar la minería de procesos para mejorar el servicio de atención al cliente y la incorporación de nuevos usuarios. El proceso de activar una nueva línea o configurar un servicio de Internet conlleva muchos pasos e implica a numerosos departamentos. La minería de procesos ayuda a identificar los puntos de fricción en los que los clientes abandonan el proceso. Puede revelar por qué los tickets de activación se atascan o pasan continuamente del departamento técnico al de asistencia y viceversa, lo que permite a las empresas solucionar la causa raíz y mejorar la satisfacción del cliente.