Comprendre le fonctionnement de la RPA est essentiel pour exploiter pleinement son potentiel. Elle utilise des robots logiciels pour imiter les actions humaines lors des interactions avec les systèmes numériques, en se basant sur un ensemble d'instructions et de déclencheurs prédéfinis. Ces robots sont conçus avec des instructions spécifiques qu'ils peuvent exécuter de manière autonome. Par exemple, un bot peut être configuré pour se connecter à une application lorsqu'un événement spécifique se produit, extraire les données d'une feuille de calcul structurée, puis copier et coller ces données dans une autre application.

Le processus d'automatisation suit généralement les étapes suivantes : 

1. Identification par un employé d'une tâche qui peut être automatisée
2. Création d'un bot à l'aide d'un logiciel RPA en enregistrant les étapes qu'une personne suivrait pour accomplir la tâche
3. Test du bot créé pour s'assurer qu'il fonctionne correctement
4. Déploiement du bot dans l'organisation

Alors que la RPA standard repose généralement sur des règles prédéfinies, elle peut être étendue avec des technologies telles que le machine learning et l'intelligence artificielle (IA) pour renforcer sa capacité à automatiser des tâches plus complexes. Cette combinaison, souvent appelée automatisation intelligente des processus (IPA, Intelligent Process Automation), peut permettre à certaines solutions logicielles d'apprendre des interactions passées pour améliorer la précision et l'efficacité au fil du temps.

Lors de l'implémentation de la RPA, vous avez le choix entre trois principaux types d'automatisations :

Bien que les deux termes soient parfois confondus, la RPA et l'IA sont des concepts distincts. La RPA peut exploiter les technologies d'IA, mais l'objectif principal de chacune d'elles diffère considérablement. 

L'automatisation des processus par la robotique (RPA) se concentre principalement sur l'automatisation des tâches et des processus basés sur des règles qui utilisent des données structurées, tandis que l'IA vise à permettre aux systèmes d'apprendre et de prendre des décisions sans intervention humaine, y compris en traitant des données non structurées comme du texte et des images.

La RPA est plus efficace pour automatiser les tâches répétitives et prévisibles, tandis que l'IA est souvent mieux adaptée aux tâches complexes qui nécessitent un certain niveau de compréhension et de prise de décision. Par exemple, la RPA peut être utilisée pour automatiser le processus de création de factures, tandis que l'IA peut servir à développer un chatbot capable d'interagir avec les clients et de répondre à leurs questions.

S'il est utile de connaître les différences générales entre la RPA et l'IA, il peut également être intéressant de faire la distinction entre un bot RPA et un agent IA. Un agent IA peut être considéré comme une entité plus avancée qui non seulement traite les informations, mais est également consciente de son environnement, prend des décisions autonomes et apprend de ses interactions pour atteindre des objectifs spécifiques.

Voici les principales différences :

Malgré les nombreux avantages de la RPA, les entreprises doivent être conscientes des difficultés potentielles liées à son implémentation. Ceux-ci peuvent inclure :

• Intégration aux systèmes existants : l'intégration de la RPA aux systèmes existants peut parfois être difficile, en particulier si les systèmes ne sont pas conçus pour fonctionner avec l'automatisation.
• Problèmes de sécurité : il est essentiel d'implémenter des mesures de sécurité strictes, car les systèmes RPA peuvent être vulnérables aux menaces de sécurité.
• Maintenance et mises à jour : les systèmes RPA nécessitent une maintenance et des mises à jour régulières, ce qui peut être long et complexe.
• Gestion du changement : l'implémentation de la RPA peut nécessiter des changements importants dans les processus métier, ce qui peut être difficile à gérer.