Comprender cómo funciona la RPA es clave para aprovechar su potencial. Funciona con robots de software que imitan las acciones humanas cuando interactúan con sistemas digitales basados en un conjunto de instrucciones y activadores predefinidos. Estos robots están diseñados con instrucciones específicas que pueden ejecutar de forma autónoma. Por ejemplo, un bot podría configurarse para acceder a una aplicación cuando ocurra un evento específico, extraer datos de una hoja de cálculo estructurada y, luego, copiar y pegar esos datos en otra aplicación.

El proceso de automatización suele seguir estos pasos: 

1. El empleado identifica una tarea adecuada para la automatización.
2. Crea un bot con software de RPA registrando los pasos que una persona seguiría para completar la tarea.
3. Prueba el bot creado para asegurarse de que se ejecute correctamente.
4. Implementa el bot en la organización.

Si bien la RPA estándar suele operar con reglas predefinidas, se puede extender con tecnologías como el aprendizaje automático y la Inteligencia Artificial (IA) para aumentar su capacidad de automatizar tareas más complejas. Esta combinación, a menudo llamada automatización inteligente de procesos (IPA), puede permitir que algunas soluciones de software aprendan de las interacciones pasadas para mejorar la precisión y la eficiencia con el tiempo.

Cuando se implementa la RPA, hay tres tipos principales de automatización para elegir:

Aunque a veces se confunden, la RPA y la IA son conceptos distintos. Aunque la RPA puede aprovechar las tecnologías de IA, el enfoque principal de cada una difiere significativamente. 

La automatización robótica de procesos se enfoca principalmente en automatizar tareas y procesos basados en reglas que usan datos estructurados, mientras que la IA se centra en permitir que los sistemas aprendan y tomen decisiones sin intervención humana, lo que incluye el procesamiento de datos no estructurados como imágenes y texto.

La RPA resulta más eficaz para automatizar tareas repetitivas y predecibles, mientras que la IA suele ser más adecuada para tareas complejas que requieren un cierto nivel de comprensión y toma de decisiones. Por ejemplo, la RPA podría usarse para automatizar el proceso de creación de facturas, mientras que la IA podría usarse para desarrollar un chatbot que pueda interactuar con los clientes y responder sus preguntas.

Si bien es útil conocer las diferencias generales entre la RPA y la IA, también puede ser útil considerar la distinción entre un bot de RPA y un "agente de IA". Un agente de IA puede considerarse una entidad más avanzada que no solo procesa información, sino que también es consciente de su entorno, toma decisiones autónomas y aprende de sus interacciones para lograr objetivos específicos.

A continuación, se presenta un desglose de sus diferentes características:

A pesar de los numerosos beneficios de la RPA, las empresas deben ser conscientes de los posibles desafíos asociados con su implementación. Estas pueden incluir los siguientes aspectos:

• Integración en sistemas existentes: Integrar la RPA en sistemas existentes puede ser difícil en ocasiones, especialmente si los sistemas no están diseñados para funcionar con la automatización.
• Preocupaciones de seguridad: Es fundamental tener medidas de seguridad sólidas, ya que los sistemas de RPA pueden ser vulnerables a las amenazas de seguridad.
• Mantenimiento y actualizaciones: Los sistemas de RPA requieren mantenimiento y actualizaciones continuos, lo que puede ser complejo y requerir mucho tiempo.
• Administración de cambios: La implementación de RPA puede requerir cambios significativos en los procesos empresariales, lo que puede ser difícil de administrar.