Para aprovechar todo el potencial de la RPA, es fundamental entender cómo funciona. Funciona mediante robots de software que imitan las acciones humanas al interactuar con sistemas digitales basándose en un conjunto de instrucciones y activadores predefinidos. Estos robots están diseñados con instrucciones específicas que pueden ejecutar de forma autónoma. Por ejemplo, se puede configurar un bot para que inicie sesión en una aplicación cuando se produzca un evento específico, extraiga datos de una hoja de cálculo estructurada y, a continuación, copie y pegue esos datos en otra aplicación.

El proceso de automatización suele seguir los siguientes pasos: 

1. Un empleado identifica una tarea que se puede automatizar
2. Crea un bot con un software de RPA grabando los pasos que daría una persona para completar la tarea.
3. Prueba el bot creado para asegurarte de que funciona correctamente.
4. Implementa el bot en la organización

Aunque la RPA estándar suele operar con reglas predefinidas, se puede ampliar con tecnologías como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial (IA) para mejorar su capacidad de automatizar tareas más complejas. Esta combinación, a menudo denominada automatización inteligente de procesos (IPA), puede permitir que algunas soluciones de software aprendan de las interacciones pasadas para mejorar la precisión y la eficiencia con el tiempo.

Al implementar la RPA, hay tres tipos principales de automatización entre los que elegir:

Aunque a veces se confunden, la RPA y la IA son conceptos distintos. Aunque la RPA puede aprovechar las tecnologías de IA, el enfoque principal de cada una difiere significativamente. 

La automatización robótica de procesos se centra principalmente en automatizar tareas y procesos basados en reglas que utilizan datos estructurados, mientras que la IA se centra en permitir que los sistemas aprendan y tomen decisiones sin intervención humana, incluido el procesamiento de datos no estructurados como texto e imágenes.

La RPA es más eficaz para automatizar tareas repetitivas y predecibles, mientras que la IA suele ser más adecuada para tareas complejas que requieren un cierto nivel de comprensión y toma de decisiones. Por ejemplo, la RPA se podría usar para automatizar el proceso de creación de facturas, mientras que la IA se podría usar para desarrollar un bot de chat que pueda interactuar con los clientes y responder a sus preguntas.

Aunque es útil conocer las diferencias generales entre la RPA y la IA, también puede serlo tener en cuenta la distinción entre un bot de RPA y un "agente de IA". Un agente de IA puede considerarse una entidad más avanzada que no solo procesa información, sino que también es consciente de su entorno, toma decisiones autónomas y aprende de sus interacciones para alcanzar objetivos específicos.

Estas son las características que los diferencian:

A pesar de las muchas ventajas de la RPA, las empresas deben ser conscientes de los posibles retos asociados a su implementación. Por ejemplo:

• Integración con sistemas actuales: integrar la RPA con los sistemas actuales puede ser difícil en ocasiones, sobre todo si los sistemas no están diseñados para funcionar con la automatización.
• Problemas de seguridad: es fundamental configurar medidas de seguridad sólidas, ya que los sistemas de RPA pueden ser vulnerables a las amenazas de seguridad.
• Mantenimiento y actualizaciones: los sistemas de RPA requieren un mantenimiento y unas actualizaciones continuos, lo que puede llevar mucho tiempo y ser complejo.
• Gestión del cambio: la implementación de la RPA puede requerir cambios significativos en los procesos empresariales, lo que puede ser difícil de gestionar.