TTA는 이메일을 시작으로 업무 환경을 Google Workspace로 전환했습니다. 특히 Gemini를 중심으로 협업, 보안, 업무 자동화를 구현하며 단순한 도구 교체를 넘어 AI와 함께 일하는 업무 문화 혁신이 이뤄졌습니다.
TTA는 이메일을 시작으로 업무 환경을 Google Workspace로 전환했습니다. 특히 Gemini를 중심으로 협업, 보안, 업무 자동화를 구현하며 단순한 도구 교체를 넘어 AI와 함께 일하는 업무 문화 혁신이 이뤄졌습니다.
클라우드와 인공지능, 업무 문화 대전환의 기본 전제
한국정보통신기술협회(TTA)는 대한민국의 정보통신기술 표준화와 시험, 인증을 책임지는 전문 기관입니다. 과거 제각각이었던 휴대폰 충전 단자를 하나로 통일해 편의성을 높이고 환경 문제를 해결한 사례나, 스마트폰 간편결제의 보안 기준을 세워 핀테크 산업의 기틀을 마련한 것이 대표적입니다. 지금도 5G나 사물인터넷 등의 기술 곳곳에서 TTA의 기술 표준화 노력이 이어지고 있습니다. TTA는 기술의 표준을 정립함으로써 관련 산업이 성장할 토대를 만들고, 나아가 국민 모두가 새로운 기술을 편리하고 안전하게 누리는 환경을 만들어 가고 있습니다.
그래서 TTA는 세상의 모든 새로운 기술 개발과 대중화에 많은 관심을 갖고 있습니다. 기술을 경험하고, 더 빠르게 소통하고, 고민하면서 중요한 부분에서 일어날 수 있는 혼선과 부작용을 줄이는 것이 목적이기 때문입니다. TTA는 생성형 AI의 등장 이후 더 빠르게 변화하는 기술 시장에 대응하기 위해서는 인공지능과 클라우드, 그리고 협업을 중심에 둔 새로운 업무 문화가 필요하다고 판단해 Google Workspace와 Gemini를 통해 일하는 방법을 바꾸어 나가고 있습니다.
클라우드를 중심에 둔 업무 도구의 전환이 고민되기 시작한 계기는 이메일에 있었습니다. 그동안 TTA는 공공기관들이 많이 도입했던 온프레미스 구축형 웹메일을 써 왔습니다. 하지만 해당 솔루션의 기술 지원이 마무리되면서 차세대 이메일 환경의 도입이 필요했습니다.
가장 간단한 방법은 동일한 제품을 새로운 버전으로 업그레이드하는 것이었습니다. 하지만 온프레미스 기반의 웹메일은 이메일함의 용량 부족 문제를 늘 안고 있었고, 인프라 운영에 대한 부담도 있었습니다. 무엇보다 클라우드와 AI의 중요도가 높아지는 IT 환경에서 업무의 중심인 이메일이 변화하는 현대 업무 환경과 동떨어져 있었기 때문에 SaaS 형태의 클라우드 전환을 고민하게 됐습니다.
마침 TTA는 생성형 AI를 업무 환경에 반영하고자 하는 고민이 있었습니다. 개별 부서에서 업무의 관련성을 바탕으로 여러가지 모델이 실험되긴 했지만 전사적인 솔루션 도입은 아직 이뤄지지 않았습니다. 여전히 보안에 대한 부담이 있었고, 적지 않은 도입 비용에 비해 당장 직접적인 업무 활용이 검증되기 전이었기 때문에 다소 신중하게 접근할 수밖에 없었습니다.
김주훈 TTA AX지원팀 팀장은 업무 환경 변화를 필요로 하던 상황에서 Google Workspace의 도입이 기대 이상의 성과를 만들어 주었다고 말합니다.
TTA의 손승현 회장은 소통과 협업을 업무 환경 변화의 가장 중요한 전환점으로 꼽았고, AX 지원팀은 그 변화에 매끄러운 협업 도구, 안전한 커뮤니케이션, 그리고 그 밑바탕에 인공지능이 필요하다고 판단했습니다. 변화의 기회는 쉽게 오지 않기 때문에 모든 기대 요건을 끌어안으면서도 앞으로의 발전 가능성이 큰 서비스를 도입해야 한다고 판단했습니다. 그 중심에는 클라우드가 있었습니다.
고민의 출발은 이메일이었지만 업무 환경을 돌아보면 AI에 기반한 디지털 트랜스포메이션이 강조되는 흐름과 현재 업무 문화 사이에 꽤 큰 거리가 있었습니다. 이는 단순히 서비스를 도입하는 것으로 정리될 일이 아니었습니다. 전체적인 커뮤니케이션과 협업 도구를 비롯한 업무 환경에 대 전환이 필요했습니다.
김주훈
TTA 경영지원실 AX지원팀 팀장
TTA는 여러가지 서비스를 두고 고민을 했습니다. 클라우드와 인공지능, 그리고 각 서비스들의 확장성과 유기적인 통합이 열쇠였습니다. 이경재 AX지원팀 차장은 매끄러운 협업과 체계적인 문서 관리라는 오랜 숙제도 이 참에 풀어내는 것이 옳다고 판단했습니다.
“Google Workspace는 협업의 경계를 없애고, 내부 직원들 뿐 아니라 외부 협력 업체들과의 소통도 일원화했습니다. 공동 문서 작업이나 구글 미트, 채팅 등 기대했던 것 이상으로 반응이 좋아서 기존의 이메일 외의 소통은 부서별, 개인별 자율에 맡기던 것에 비해 체계가 잡혔고, 보안적인 관점에서도 훨씬 안전해졌습니다. 당장 문서 체계를 일원화하는 정책을 세우지 않았지만 이미 많은 직원들이 구글의 클라우드 서비스에 익숙해져 있었기 때문에 자연스럽게 문서 통합 관리까지 이어지고 있습니다.”
통합과 보안, 신뢰할 수 있는 클라우드 업무 환경의 구축
무엇보다 Google Workspace는 이메일부터 문서, 협업, 소통, 일정 관리 등 모든 업무에 관련된 요소들이 하나의 환경에서 제공됐습니다. G메일은 용량에 대한 고민을 완전히 없애 주었고, 편의성과 성능, 기능면에서도 탁월했습니다. 특히 보안 측면에서 큰 이점이 있었습니다. 기술 표준을 정하는 기관이라는 점 때문에 적지 않은 보안 공격이 여러 경로를 타고 들어옵니다. 이메일도 그 중 하나입니다.
이제까지는 스팸 메일 필터링 도구를 쓰면서도 상당수의 이메일 패턴을 별도로 읽어서 관리를 해야 했습니다. 생성형 AI의 대중화 이후 악성 메일은 더 교묘해져서 필터를 무력화는 사례가 늘었고, 직원들이 열어보기 쉬운 내용의 이메일 공격도 많았습니다. 하지만 Gmail이 도입된 이후에는 스팸 메일이나 악성 코드가 담긴 메일을 빈틈 없이 걸러내 주었습니다. 한윤경 AX지원팀 수석은 Google Workspace로 일하는 모든 과정에서 보안의 수준이 한 단계 올라섰다고 말합니다.
사내로 들어오는 이메일의 첨부 파일에 적지 않은 악성 코드가 감염되어 있다는 것을 알게 됐습니다. 심지어 외부의 협력사들이 보내온 메일에도 악성 코드가 심어져 있었고 Gmail이 이를 위험 이메일로 분류하기도 했습니다. 생각보다 보안 위협은 다양한 경로로 이뤄졌지만 Gmail을 통해 보안 위협을 원천적으로 막아낼 수 있었습니다.
한윤경
TTA 경영지원실 AX지원팀 수석
보안에 위협이 될 수 있는 첨부 파일을 줄이는 효과적인 방법 중 하나는 클라우드 문서 도구를 이용하는 것입니다. 현재 TTA는 구글 문서도구를 의무화하지는 않았지만 여러 부서들과 직원들 사이에서 서서히 확대되기 시작했습니다. 특히 사내에서 자료를 취합하고, 문서를 공유하고, 함께 만들어 나가는 협업 프로젝트들은 대부분 구글 문서도구로 작성되고 있습니다.
부서별로 공유 문서를 Google Drive에 통합하면서 자연스럽게 문서 중앙화도 이뤄집니다. 문서들이 개개인의 소유가 아니라 공동의 경험과 지식이 될 수 있는 토대가 자리를 잡아가기 시작했습니다. TTA는 공공기관의 역할을 띄고 있기 때문에 정부 표준 문서 도구인 한컴의 HWP 파일을 활발하게 쓰고 있습니다. 구글 문서도구는 HWP 파일을 클라우드 위에서 직접 열어볼 수 있어서 전체적인 문서 관리가 일관되게 이뤄졌습니다.
외부 기관과 문서를 주고 받을 때도 권한 관리가 매끄럽게 이뤄졌고, 일이 진행되면서 셀 수 없이 많이 만들어지는 파일의 버전 관리도 필요 없었습니다. 문서는 단 한 개가 만들어졌고, 일관된 운영 정책에 따라서 정확하게 권한 관리가 이뤄졌습니다.
TTA는 본원인 분당 외에도 상암, 판교, 대구 등에서 동시에 업무가 이뤄지기 때문에 화상회의에 대한 수요도 높습니다. 이 역시 기존의 화상회의 솔루션 대신 Google Meet를 이용합니다. Google Meet는 연결이 쉬우면서도 화질과 안정성이 뛰어났습니다. 무엇보다 회의를 마치고 나면 Gemini를 이용해 회의 내용이 간결하게 요약되고 중요한 부분을 빠르게 짚을 수 있었습니다.
자동화에 대한 고민도 단숨에 해결됐습니다. TTA 역시 기술의 검증과 표준화를 위한 절차들이 반복되기 때문에 특정 업무를 자동화하고자 했습니다. 하지만 소프트웨어 개발에 대한 경험이 없는 현업에서 RPA 기반 자동화를 하는 것은 어려운 일이었습니다. 특히 하나의 상황에 맞춰서 자동화 환경을 구축해도 비슷한 다른 사례에 그대로 적용되기 어려웠다고 합니다.
하지만 Google Workspace에 들어 있는 Google Apps Script는 Gemini를 통해 자연어로 필요한 자동화의 내용을 입력하면 그에 따른 적절한 소스 코드를 만들어 줍니다. 개발만큼 수정과 유지보수도 쉽습니다. 전체적으로 Gemini의 소스 코드 이해도는 아주 높아서 여러 소스 코드들이 직접 만든 담당자가 아니어도 맥락을 정확하게 읽어내고, 필요한 수정 사항을 손쉽게 반영해 주면서 오랫동안 이어져 온 자동화에 대한 고민이 단숨에 해결됐습니다.
Gemini로 더 안전한 AI 업무 문화 경험
김주훈 팀장은 Google Workspace 도입 이후 가장 많이 변화한 것은 생성형 AI를 통한 업무가 활발하고 안전하게 자리를 잡아가고 있다는 부분이 놀랍다고 말합니다. Gemini가 Google Workspace 안에서 역할을 넓혀가는 과정은 특별한 조건도, 강요도 없었지만 직원들 사이에서 경험과 입소문을 통해 스스로 빠르게 번져나가고 있습니다. 하나의 업무 문화로 자리를 잡아가는 것입니다.
“Google Workspace의 도입이 이뤄지는 과정에서 Gemini가 비약적으로 발전하는 것이 피부로 느껴졌습니다. AX지원팀에서는 전사적인 생성형 AI 도입을 위해 여러가지 대규모 언어 모델을 실험해 왔습니다. 2024년 하반기에 접어들면서 Gemini는 눈에 띄게 발전하기 시작했고, Notebook LM이 등장하면서부터는 기대했던 것보다 훨씬 큰 가능성이 보였습니다.”
이경재 차장은 생성형 AI를 통한 업무 변화에 꾸준히 관심을 가졌고, Gemini가 실제 업무 환경을 어떻게 바꾸어 놓을지에 대해 지속적인 관심을 기울였습니다. 이경재 차장은 더 나은 업무 문화의 경험을 공유하는 것에서 그 가능성이 열릴 것이라고 봤습니다.
가장 만족스러운 변화는 업무 문화에 있습니다. 애초에 이메일 도구의 변경만으로 단숨에 모든 것이 바뀔 것으로 기대하지는 않았습니다. 하지만 Google Workspace가 만들어내는 업무 방법은 더 많은 것들이 한 곳에서 유기적으로 연결되고 그 안에서 새로운 업무 문화에 많은 구성원들이 참여하고 있습니다.
이경재
TTA 경영지원실 AX지원팀 차장
현재 TTA는 지속적으로 Google Workspace와 Gemini의 활용 방법을 교육하고, 사내 블로그를 통해 다양한 활용 사례를 공유하고 있습니다. 또한 파트너사인 SBC테크놀로지와 구글 클라우드는 지속적으로 Google Workspace의 새로운 기능들을 제안해주고, 교육을 통해서 그동안 쓰지 못했던 요소들을 더 많이 끌어내 주었습니다. 또한 SBC테크놀로지의 솔루션을 통해 Google Workspace가 TTA만의 조직도와 계정 관리 환경에 더 쉽고 빈틈 없이 뿌리내릴 수 있었다는 것이 한윤경 수석의 설명입니다. 이런 경험들은 새로운 가능성을 열었고, 다른 직원들이 각자의 업무에 응용하면서 전반적인 사내 경험이 쌓이기 시작했습니다.
그 한 예가 AI-ON 프로젝트입니다. AI 기술을 업무 현장에 적용해서 혁신을 확산하는 것을 목표로 한 이 프로젝트를 통해 2025년 한 해 동안 TTA 내에 AI 활용 문화가 빠르게 확산되었습니다. 이제까지 동료들에게 물어물어 처리하던 일들을 전 직원에 보급된 Gemini를 통해 스스로 해결해 나갔고, 이 과정에서 다수의 우수 업무 활용 사례가 발굴되어 공유되었습니다. 특히 내부 세미나 등을 통해 NotebookLM 활용법을 익히고, 행정 업무나 기본적인 업무 매뉴얼, 규정 등을 개별적으로 학습시켜 필요한 정보를 빠르고 정확하게 확인하는 등 AI의 효용성을 실무에서 직접 체감하는 기회를 가졌습니다.
입력되는 모든 문서와 정보들은 TTA의 독자적인 테넌트로 관리되기 때문에 외부로 유출되거나 범용으로 학습되지 않습니다. 또한 Notebook LM은 일반적인 생성형 AI와 달리 입력된 정보 안에서만 답을 만들어내기 때문에 환각 현상에 대한 걱정 없이 정확한 정보를 만들어 주었습니다. 무엇보다 개개인의 역량이 달라졌습니다. AI-ON 프로젝트는 개발자가 아니라 현장의 실무자가 스스로 필요에 의해 AI를 업무에 접목한 사례들을 만들어냈으며, 학습과 데이터 연결 과정 전반에서 Gemini가 든든한 조력자 역할을 해냈습니다.
입력되는 모든 문서와 정보들은 TTA의 독자적인 테넌트로 관리되기 때문에 외부로 유출되거나 범용으로 학습되지 않습니다. 또한 Notebook LM은 일반적인 생성형 AI와 달리 입력된 정보 안에서만 답을 만들어내기 때문에 환각 현상에 대한 걱정 없이 정확한 정보를 만들어 주었습니다. 무엇보다 개개인의 역량이 달라졌습니다.
김주훈 팀장은 무엇보다 생성형 AI와 함께 하는 업무가 정해진 규칙 안에서 안전하게 통제된다는 것에 대한 만족도가 높다고 말합니다. 이전에는 생성형 AI에 대한 연구와 고민이 많았던 것에 비해 업무에 직접 적용하는 것에 대한 부담이 컸지만 Google Workspace와 Gemini는 보안과 내부 운영 정책에 맞추어 엄격하게 정보를 지키면서도 창의성을 이끌어내 주었습니다.
Gemini는 사람의 얼굴을 비롯해 개인정보 침해의 우려가 있는 데이터는 자동으로 거부하고, 안전한 데이터들만을 바탕으로 운영되도록 설정되어 있습니다. 개인용 버전보다 다소 엄격하고 제한이 있지만 모든 데이터를 안전하게 통제하고, 철저한 보안 정책 아래에서 활용하다보니 더 적극적인 활용이 이뤄졌습니다.
현재 TTA의 직원 80%는 Gemini를 업무에 활용하고 있고, 그 비중은 빠르게 올라가고 있습니다. 무엇보다 활용 사례에 대한 공유가 활발하게 이뤄지면서 인공지능에 대한 새로운 경험과 아이디어들이 내부에 쌓이기 시작했습니다. 이경재 차장은 Gemini를 이용해 생성형 AI에 대한 활용 사례를 지속적으로 공유하고 있는데, 그에 대한 반응이 일부 직원이 아니라 전체로 번져나가고 있고, 실제 업무 생산성에도 의미 있는 영향을 주고 있다는 반응입니다.
TTA는 Google Workspace를 통해서 처음으로 클라우드와 인공지능의 업무 문화를 받아들였습니다. 그리고 업무의 흐름, 그리고 일 하는 방법, 소통의 문화가 확실히 변화하고 있습니다. 프로세스가 달라지고 효율성이 달라졌습니다. 단순히 더 많은 일을 할 수 있다는 의미의 생산성이 아니라 협업과 AI로 낭비되는 시간을 줄이고, 본질적인 업무에 더 많은 시간을 쏟아부을 수 있게 되면서 업무 결과의 질이 달라졌습니다. 일을 위한 일이 아니라 기술 표준을 바탕으로 IT 기술과 산업 발전을 위한 TTA의 역할이 더 단단해지고 있습니다.
