Outlook-Kalender- und E‑Mail-Aktionen hinzufügen

Auf der folgenden Seite wird beschrieben, wie Sie Aktionen für Outlook-E-Mails und den Outlook-Kalender einrichten.

Outlook-E-Mail-Aktionen hinzufügen

Wenn Outlook-E‑Mail-Aktionen aktiviert sind, können Endnutzer den Assistenten bitten, E‑Mails für sie zu senden.

Ein Nutzer könnte beispielsweise eingeben: „Sende eine E‑Mail an nutzerA@beispiel.de mit dem Titel ‚Heutige Besprechung‘ und dem Inhalt ‚Was ist die Agenda?‘“. Der Assistent fragt bei Bedarf nach weiteren Details und bittet den Nutzer dann, das Senden der E‑Mail zu bestätigen.

Der Assistent kann die folgenden Outlook-Felder über Aktionen lesen und bearbeiten:

Feld Beschreibung
An Erforderlich. Liste der E‑Mail-Adressen der Empfänger.
Betreff Erforderlich. E‑Mail-Betreff
Inhalt Erforderlich. Inhalte der E-Mail im Markdown-Format.
CC Cc-Liste der E‑Mail.
BCC Bcc-Liste der E‑Mail.

Authentifizierung und Berechtigungen für Outlook-E-Mails einrichten

Bevor Sie Outlook-Aktionen aktivieren, muss ein Administrator die Authentifizierung und Berechtigungen für Outlook einrichten.

Das folgende Verfahren gilt sowohl für Outlook-E-Mail- als auch für Outlook-Kalenderaktionen. Wenn Sie sowohl E-Mail- als auch Kalenderaktionen verwenden möchten, aktivieren Sie die Bereiche für beide während der Bereichsaktivierung.

OAuth-App erstellen und Bereiche hinzufügen

  1. Melden Sie sich unter https://portal.azure.com/ an und rufen Sie die Seite App-Registrierungen auf.

  2. Klicken Sie auf Neue Registrierung.

    1. Geben Sie Ihrer App einen Namen.
    2. Für den Weiterleitungs-URI:
      • Wählen Sie als Plattformtyp Web aus.
      • Fügen Sie den folgenden Weiterleitungs-URI hinzu: https://vertexaisearch.cloud.google.com/oauth-redirect

  3. Erstellen Sie unter Zertifikate und Secrets einen neuen Clientschlüssel. Notieren Sie sich den Clientschlüssel. Sie wird nur unmittelbar nach der Erstellung angezeigt.

So aktivieren Sie die erforderlichen Bereiche:

  1. Rufen Sie in Ihrer Azure-App die Einstellungsseite API-Berechtigungen auf.
  2. Klicken Sie auf Berechtigung hinzufügen.
  3. Wählen Sie Microsoft Graph aus.
  4. Wählen Sie Delegated Permissions (Delegierte Berechtigungen) aus.
  5. Fügen Sie die folgenden Bereiche hinzu:
    1. offline_access
    2. User.Read
    3. Calendars.ReadWrite (wenn Kalenderaktionen erforderlich sind)
    4. Mail.Send (wenn E-Mail-Aktionen erforderlich sind)

Je nach Art Ihrer Organisationseinstellungen in Azure kann dieser letzte Schritt zum Aktivieren von Bereichen entfallen.

Outlook-E‑Mail-Aktion konfigurieren

Bevor Sie beginnen, muss ein Google Cloud Administrator die Schritte unter Authentifizierung und Berechtigungen für Outlook-E-Mails einrichten ausführen und Ihnen Folgendes zur Verfügung stellen:

  • Client-ID
  • Clientschlüssel
  • Mandanten-ID (in der API als Instanz-ID bezeichnet)

Outlook-E-Mail-Aktionen mit der API konfigurieren

So fügen Sie Ihrer App Aktionen über die API hinzu:

Die folgenden Anleitungen können zum Konfigurieren von Outlook-E-Mail- und Kalenderaktionen verwendet werden. Wenn Sie Outlook-Kalenderaktionen bereits konfiguriert haben, müssen Sie diese Schritte nicht noch einmal ausführen.

  1. Wenn Sie Ihre Outlook-Daten noch nicht mit Gemini Enterprise verbunden haben, erstellen Sie einen Outlook-Connector. Wenn Sie bereits einen Outlook-Connector haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

    SERVER=https://discoveryengine.googleapis.com
curl -X POST \
-H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token)" \
-H "Content-Type: application/json" \
-H "X-GFE-SSL: yes" \
-H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
"$SERVER/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/global:setUpDataConnector" \
-d '{
  "collectionId": "COLLECTION_ID",
  "collectionDisplayName": "YOUR_COLLECTION_DISPLAY_NAME",
  "dataConnector": {
    "dataSource": "outlook",
    "params": {
      "instance_id": "INSTANCE_ID",
      "client_id": "CLIENT_ID",
      "client_secret": "CLIENT_SECRET"
    },
    "refreshInterval": "86400s",
    "entities": [
      {
        "entityName": "mail"
      },
      {
        "entityName": "mail-attachment"
      },
      {
        "entityName": "calendar"
      },
      {
        "entityName": "contact"
      }
    ],
    "syncMode": "PERIODIC",
  }
}'

    Ersetzen Sie Folgendes:

  2. Fügen Sie Ihrem Outlook-Connector Aktionskonfigurationen hinzu:

    curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "https://discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector?update_mask=action_config" \
  -d '{
  "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector",
  "actionConfig": {
      "isActionConfigured": true,
      "actionParams": {
        "client_id": "CLIENT_ID",
        "client_secret": "CLIENT_SECRET",
        "instance_id": "INSTANCE_ID",
      }
    }
  }'

    Ersetzen Sie Folgendes:

  3. Aktivieren Sie Outlook-Aktionen für Ihren Assistenten. Lassen Sie den Eintrag für den Kalender weg, wenn Sie nur die E-Mail-Aktion benötigen.

    curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "$SERVER/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant?update_mask=enabledActions" \
  -d '{
    "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant",
    "enabledActions": {
      "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector": {
        "actionInfo": [
          {
            "actionName": "send_email",
            "actionDisplayName": "Send Outlook email"
          },
          {
            "actionName": "create_calendar_event",
            "actionDisplayName": "Create Outlook calendar event"
          }
        ]
      }
    }
  }'

    Ersetzen Sie Folgendes:

    • PROJECT_ID: die ID des Projekts, in dem sich Ihre App und der Outlook-Connector befinden.
    • LOCATION: Die Multiregion Ihrer App und Ihres Connectors: global, us oder eu.
    • APP_ID: die ID der App, der Sie die Aktion zuweisen möchten.
    • COLLECTION_ID: die ID des Outlook-Connectors, der im vorherigen Schritt erstellt wurde.

Nachdem Sie Aktionen hinzugefügt haben, kann der Assistent diese Aktionen im Namen Ihrer Endnutzer in der App ausführen. Wenn ein Nutzer den Assistenten zum ersten Mal auffordert, eine Outlook-Aktion auszuführen, wird er aufgefordert, den Zugriff auf sein Outlook-Konto zu autorisieren. Um den Assistenten verwenden zu können, benötigen Nutzer Gemini Enterprise Enterprise Plus-Lizenzen.

Outlook-Kalenderaktionen hinzufügen

Wenn Outlook-Kalenderaktionen aktiviert sind, können Endnutzer den Assistenten bitten, Kalendertermine für sie zu erstellen.

Ein Nutzer könnte beispielsweise „schedule a meeting with userA@example.com at 11am on Friday November 4“ (plane eine Besprechung mit userA@example.com am Freitag, 4. November, um 11:00 Uhr) eingeben. Der Assistent fragt bei Bedarf nach weiteren Details und bittet den Nutzer dann, die Erstellung des Termins zu bestätigen.

Der Assistent kann die folgenden Outlook-Kalenderfelder über Aktionen lesen und bearbeiten:

Feld Beschreibung
Teilnehmer Erforderlich. Liste der E‑Mail-Adressen der Teilnehmer. Der anfragende Nutzer wird automatisch der Liste hinzugefügt.
Titel Titel der Besprechung.
Beginn Startzeit der Besprechung.
Dauer Dauer der Besprechung. Der Standardwert ist 30 Minuten.
Zeitzone Zeitzone für die Besprechung. Wenn nicht angegeben, wird die Zeitzone des Nutzers verwendet.
Beschreibung Beschreibung der Besprechung.

Authentifizierung und Berechtigungen für den Outlook-Kalender einrichten

Bevor Sie Outlook-Aktionen aktivieren, muss ein Administrator die Authentifizierung und Berechtigungen für Outlook einrichten.

Das folgende Verfahren gilt sowohl für Outlook-E-Mail- als auch für Outlook-Kalenderaktionen. Wenn Sie sowohl E-Mail- als auch Kalenderaktionen verwenden möchten, aktivieren Sie die Bereiche für beide während der Bereichsaktivierung.

OAuth-App erstellen und Bereiche hinzufügen

  1. Melden Sie sich unter https://portal.azure.com/ an und rufen Sie die Seite App-Registrierungen auf.

  2. Klicken Sie auf Neue Registrierung.

    1. Geben Sie Ihrer App einen Namen.
    2. Für den Weiterleitungs-URI:
      • Wählen Sie als Plattformtyp Web aus.
      • Fügen Sie den folgenden Weiterleitungs-URI hinzu: https://vertexaisearch.cloud.google.com/oauth-redirect

  3. Erstellen Sie unter Zertifikate und Secrets einen neuen Clientschlüssel. Notieren Sie sich den Clientschlüssel. Sie wird nur unmittelbar nach der Erstellung angezeigt.

So aktivieren Sie die erforderlichen Bereiche:

  1. Rufen Sie in Ihrer Azure-App die Einstellungsseite API-Berechtigungen auf.
  2. Klicken Sie auf Berechtigung hinzufügen.
  3. Wählen Sie Microsoft Graph aus.
  4. Wählen Sie Delegated Permissions (Delegierte Berechtigungen) aus.
  5. Fügen Sie die folgenden Bereiche hinzu:
    1. offline_access
    2. User.Read
    3. Calendars.ReadWrite (wenn Kalenderaktionen erforderlich sind)
    4. Mail.Send (wenn E-Mail-Aktionen erforderlich sind)

Je nach Art Ihrer Organisationseinstellungen in Azure kann dieser letzte Schritt zum Aktivieren von Bereichen entfallen.

Outlook-Kalenderaktion konfigurieren

Bevor Sie beginnen, muss ein Microsoft Outlook-Administrator die Schritte unter Authentifizierung und Berechtigungen für Outlook-Kalender einrichten ausgeführt und Ihnen Folgendes zur Verfügung gestellt haben:

  • Client-ID
  • Clientschlüssel
  • Mandanten-ID (in der API als Instanz-ID bezeichnet)

Outlook-Kalenderaktionen mit der API konfigurieren

Die folgenden Anleitungen können zum Konfigurieren von Outlook-E-Mail- und Kalenderaktionen verwendet werden. Wenn Sie Outlook-E-Mail-Aktionen bereits konfiguriert haben, müssen Sie diese Schritte nicht noch einmal ausführen.

So fügen Sie Ihrer App Aktionen über die API hinzu:

  1. Wenn Sie Ihre Outlook-Daten noch nicht mit Gemini Enterprise verbunden haben, erstellen Sie einen Outlook-Connector. Wenn Sie bereits einen Outlook-Connector haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

    SERVER=https://discoveryengine.googleapis.com
curl -X POST \
-H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token)" \
-H "Content-Type: application/json" \
-H "X-GFE-SSL: yes" \
-H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
"$SERVER/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/global:setUpDataConnector" \
-d '{
  "collectionId": "COLLECTION_ID",
  "collectionDisplayName": "YOUR_COLLECTION_DISPLAY_NAME",
  "dataConnector": {
    "dataSource": "outlook",
    "params": {
      "instance_id": "INSTANCE_ID",
      "client_id": "CLIENT_ID",
      "client_secret": "CLIENT_SECRET"
    },
    "refreshInterval": "86400s",
    "entities": [
      {
        "entityName": "mail"
      },
      {
        "entityName": "mail-attachment"
      },
      {
        "entityName": "calendar"
      },
      {
        "entityName": "contact"
      }
    ],
    "syncMode": "PERIODIC",
  }
}'

    Ersetzen Sie Folgendes:

  2. Fügen Sie Ihrem Outlook-Connector Aktionskonfigurationen hinzu:

    curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "https://discoveryengine.googleapis.com/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector?update_mask=action_config" \
  -d '{
  "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector",
  "actionConfig": {
      "isActionConfigured": true,
      "actionParams": {
        "client_id": "CLIENT_ID",
        "client_secret": "CLIENT_SECRET",
        "instance_id": "INSTANCE_ID",
      }
    }
  }'

    Ersetzen Sie Folgendes:

  3. Aktivieren Sie Outlook-Aktionen für Ihren Assistenten.

    Sie können den neuen Datenconnector über die Benutzeroberfläche mit Ihrem Assistenten verknüpfen. Sie benötigen den folgenden API-Befehl, um Ihre Outlook-Aktionen zu aktivieren:

    SERVER=https://discoveryengine.googleapis.com
PROJECT_NUMBER={YOUR PROJECT_NUMBER}
ENGINE_ID="{YOUR ENGINE ID}"
CONNECTOR_ID="{THE CONNECTOR'S COLLECTION ID YOU GENERATED IN PREVIOUS STEP}"

curl -X PATCH \
  -H "Authorization: Bearer $(gcloud auth print-access-token --project "PROJECT_NUMBER")" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "X-Goog-User-Project: PROJECT_NUMBER" \
  "$SERVER/v1alpha/projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant?update_mask=enabledActions" \
  -d '{
    "name": "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/default_collection/engines/APP_ID/assistants/default_assistant",
    "enabledActions": {
      "projects/PROJECT_NUMBER/locations/global/collections/COLLECTION_ID/dataConnector": {
        "actionInfo": [
          {
            "actionName": "send_email",
            "actionDisplayName": "Send Outlook email"
          },
          {
            "actionName": "create_calendar_event",
            "actionDisplayName": "Create Outlook calendar event"
          }
        ]
      }
    }
  }'

    Ersetzen Sie Folgendes:

    • PROJECT_ID: die ID des Projekts, in dem sich Ihre App und der Outlook-Connector befinden.
    • APP_ID: die ID der App, der Sie die Aktion zuweisen möchten.
    • COLLECTION_ID: die ID des Outlook-Connectors, der im vorherigen Schritt erstellt wurde.

Nachdem Sie Aktionen hinzugefügt haben, kann der Assistent diese Aktionen im Namen Ihrer Endnutzer in der App ausführen. Wenn ein Nutzer den Assistenten zum ersten Mal auffordert, eine Outlook-Aktion auszuführen, wird er aufgefordert, den Zugriff auf sein Outlook-Konto zu autorisieren. Um den Assistenten verwenden zu können, benötigen Nutzer Gemini Enterprise Enterprise Plus-Lizenzen.