Memicu alur kerja dari Google Spreadsheet

---

Google Spreadsheet adalah solusi spreadsheet berbasis cloud yang mendukung kolaborasi real-time dan menyediakan alat untuk memvisualisasikan, memproses, dan mengomunikasikan data.

Tutorial ini menunjukkan cara memicu Alur Kerja dari Spreadsheet.

Tujuan

Dalam tutorial ini, Anda akan:

1. Gunakan Google Formulir, solusi survei dan kuesioner berbasis cloud, untuk membuat formulir yang dapat mengirimkan permintaan untuk membuat instance virtual machine (VM).
2. Tautkan spreadsheet Google Spreadsheet ke formulir untuk mengumpulkan dan menyimpan respons apa pun.
3. Gunakan Google Apps Script, platform JavaScript berbasis cloud yang memungkinkan Anda membuat, membaca, dan mengedit produk Google Workspace secara terprogram, untuk memicu alur kerja setiap kali permintaan disetujui melalui pembaruan pada spreadsheet.
4. Deploy alur kerja yang memanggil konektor Compute Engine API dan membuat instance VM Compute Engine berdasarkan spesifikasi yang dikumpulkan melalui formulir. Konektor menyederhanakan pemanggilan Google Cloud API lainnya. Pelajari konektor Alur Kerja lebih lanjut.
5. Uji seluruh proses dan pastikan instance VM dibuat seperti yang diharapkan.

Biaya

Dalam dokumen ini, Anda akan menggunakan komponen Google Cloud yang dapat ditagih berikut:

• Compute Engine
• Workflows

Untuk membuat perkiraan biaya berdasarkan proyeksi penggunaan Anda, gunakan kalkulator harga. Pengguna baru Google Cloud mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan uji coba gratis.

Tutorial ini juga menggunakan Google Workspace. Layanan tingkat bisnis yang tidak disertakan dengan aplikasi konsumen gratis Google dapat ditagih.

Sebelum memulai

Anda dapat menjalankan beberapa perintah berikut di konsol Google Cloud, atau dengan menggunakan Google Cloud CLI di terminal atau Cloud Shell.

Batasan keamanan yang ditentukan oleh organisasi mungkin mencegah Anda menyelesaikan langkah-langkah berikut. Untuk mengetahui informasi pemecahan masalah, lihat Mengembangkan aplikasi di lingkungan Google Cloud yang terbatas.

Konsol

1. Di konsol Google Cloud, pada halaman pemilih project, pilih atau buat project Google Cloud.

   Catatan: Jika tidak berencana untuk menyimpan resource yang Anda buat dalam prosedur ini, buatlah project, bukan memilih project yang ada. Setelah menyelesaikan langkah ini, Anda dapat menghapus project, yang menghapus semua resource yang terkait dengan project ini.

   Buka pemilih project

2. Pastikan penagihan diaktifkan untuk project Google Cloud Anda. Pelajari cara memeriksa apakah penagihan telah diaktifkan pada suatu project.

3. Aktifkan Compute Engine dan Workflows API.

   Mengaktifkan API

4. Catat akun layanan default Compute Engine karena Anda akan mengaitkannya dengan alur kerja dalam tutorial ini untuk tujuan pengujian. Project baru yang telah mengaktifkan Compute Engine API memiliki akun layanan ini yang dibuat dengan peran Editor dasar IAM, dan dengan format email berikut:

   PROJECT_NUMBER-compute@

   Anda dapat menemukan nomor project di halaman Welcome di konsol Google Cloud.

   Untuk lingkungan produksi, sebaiknya buat akun layanan baru dan berikan satu atau beberapa peran IAM yang berisi izin minimum yang diperlukan dan ikuti prinsip hak istimewa terendah.

   Catatan:

   Batasan kebijakan organisasi iam.automaticIamGrantsForDefaultServiceAccounts mencegah peran Editor diberikan secara otomatis ke akun layanan default. Jika Anda membuat organisasi setelah 3 Mei 2024, batasan ini akan diterapkan secara default.

   Sebaiknya terapkan batasan ini untuk menonaktifkan pemberian peran otomatis. Jika Anda menonaktifkan pemberian peran otomatis, Anda harus menentukan peran mana yang akan diberikan ke akun layanan default, lalu memberikan peran ini secara manual.

   Jika akun layanan default sudah memiliki peran Editor, sebaiknya ganti peran Editor dengan peran yang kurang permisif. Untuk mengubah peran akun layanan dengan aman, gunakan Policy Simulator untuk melihat dampak perubahan, lalu berikan dan cabut peran yang sesuai.

gcloud

1. In the Google Cloud console, activate Cloud Shell.

   Activate Cloud Shell

   At the bottom of the Google Cloud console, a Cloud Shell session starts and displays a command-line prompt. Cloud Shell is a shell environment with the Google Cloud CLI already installed and with values already set for your current project. It can take a few seconds for the session to initialize.

2. Pastikan penagihan diaktifkan untuk project Google Cloud Anda. Pelajari cara memeriksa apakah penagihan telah diaktifkan pada suatu project.

3. Aktifkan Compute Engine dan Workflows API.

   gcloud services enable \
       compute.googleapis.com \
       workflows.googleapis.com

4. Catat akun layanan default Compute Engine karena Anda akan mengaitkannya dengan alur kerja dalam tutorial ini untuk tujuan pengujian. Project baru yang telah mengaktifkan Compute Engine API memiliki akun layanan ini yang dibuat dengan peran Editor dasar IAM, dan dengan format email berikut:

   PROJECT_NUMBER-compute@

   Anda dapat mengambil nomor project:

   gcloud projects describe PROJECT_ID

   Untuk lingkungan produksi, sebaiknya buat akun layanan baru dan berikan satu atau beberapa peran IAM yang berisi izin minimum yang diperlukan dan ikuti prinsip hak istimewa terendah.

   Catatan:

   Batasan kebijakan organisasi iam.automaticIamGrantsForDefaultServiceAccounts mencegah peran Editor diberikan secara otomatis ke akun layanan default. Jika Anda membuat organisasi setelah 3 Mei 2024, batasan ini akan diterapkan secara default.

   Sebaiknya terapkan batasan ini untuk menonaktifkan pemberian peran otomatis. Jika Anda menonaktifkan pemberian peran otomatis, Anda harus menentukan peran mana yang akan diberikan ke akun layanan default, lalu memberikan peran ini secara manual.

   Jika akun layanan default sudah memiliki peran Editor, sebaiknya ganti peran Editor dengan peran yang kurang permisif. Untuk mengubah peran akun layanan dengan aman, gunakan Policy Simulator untuk melihat dampak perubahan, lalu berikan dan cabut peran yang sesuai.

Membuat formulir untuk meminta instance VM

Buat formulir yang dapat digunakan untuk mengirimkan permintaan guna membuat instance virtual machine (VM) Compute Engine. Secara default, saat Anda membuat formulir melalui Google Formulir, formulir tersebut akan disimpan di Google Drive.

1. Buka forms.google.com.
2. Klik Kosong .

   Formulir baru akan terbuka.

3. Buat formulir dengan lima bagian yang diperlukan. Formulir akan terlihat mirip dengan berikut ini:

   Lihat contoh formulir

   

   Nama mesin	Teks jawaban singkat
   Zona	Dropdown: us-central1-a us-central1-b us-central1-c us-central1-f
   Jenis	Dropdown: e2-micro e2-small e2-medium e2-standard-2 e2-standard-4
   Ukuran disk (GB)	Teks jawaban singkat
   Sistem operasi	Dropdown: debian-10 centos-stream-9 cos-93-lts cos-97-lts

4. Aktifkan pengumpulan email untuk mencatat alamat email orang yang mengisi formulir Anda:
   1. Klik Setelan.
   2. Luaskan bagian Responses.
   3. Klik tombol Kumpulkan alamat email.

Menautkan spreadsheet ke formulir Anda

Setelah membuat formulir, tautkan spreadsheet ke formulir tersebut agar Anda dapat menyimpan respons formulir di spreadsheet tersebut. Spreadsheet disimpan di Drive.

1. Buka formulir di Formulir.
2. Klik Tanggapan.
3. Klik Tautkan ke Spreadsheet.
4. Pada dialog Pilih tujuan untuk respons, pilih Buat spreadsheet baru.

5. Klik Create.

   Spreadsheet tertaut akan terbuka.

6. Di kolom H, tambahkan judul Disetujui?.

7. Letakkan kursor di baris pertama kolom H, lalu pilih Sisipkan > Kotak Centang.

   Spreadsheet akan terlihat seperti berikut:

   

   Setiap kali sheet diperbarui dengan respons, kotak centang juga akan muncul di baris untuk respons tersebut.

Memperluas Google Spreadsheet menggunakan Apps Script

Apps Script memungkinkan Anda membuat, membaca, dan mengedit Spreadsheet secara terprogram. Sebagian besar skrip yang dirancang untuk Spreadsheet memanipulasi array untuk berinteraksi dengan sel, baris, dan kolom dalam spreadsheet. Untuk pengantar penggunaan Apps Script dengan Spreadsheet, lihat Panduan memulai fungsi kustom.

Catatan: Jika Anda login ke beberapa Akun Google secara bersamaan, Anda mungkin akan mengalami masalah saat mengakses Apps Script. Multi-login, atau login ke beberapa Akun Google sekaligus, tidak didukung untuk App Script. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Memperbaiki masalah terkait beberapa Akun Google.

1. Membuat project Apps Script dari Spreadsheet:

   1. Buka spreadsheet Spreadsheet Anda.
   2. Pilih Ekstensi > Apps Script.
   3. Di editor skrip, klik Project tanpa judul.
   4. Beri nama project Anda, lalu klik Ganti nama.

   Skrip Anda kini terikat ke spreadsheet, yang memberi skrip kemampuan untuk mengubah antarmuka pengguna atau merespons saat spreadsheet dibuka.

   Project skrip mewakili kumpulan file dan resource Apps Script. File kode dalam project skrip memiliki ekstensi .gs.

2. Anda dapat menggunakan Apps Script untuk menulis fungsi kustom yang dapat Anda gunakan di Spreadsheet seperti fungsi bawaan. Fungsi kustom dibuat menggunakan JavaScript standar. Buat fungsi:

   1. Buka project Apps Script Anda.
   2. Klik Editor .
   3. File skrip akan muncul sebagai file project bernama Code.gs. Untuk mengedit file, pilih file tersebut.

   4. Ganti kode apa pun di editor skrip dengan kode berikut yang membaca data di spreadsheet dan meneruskannya sebagai input ke eksekusi alur kerja:

      const PROJECT_ID = "your-project-id";
      const REGION = "us-central1";
      const WORKFLOW = "create-vm-from-form";
      
      function handleEdit(e) {
        var range = e.range.getA1Notation();
        var sheet = e.source;
      
        if (range.length > 1 && range[0] === 'H') {
          if (e.value == "TRUE") {
            Logger.log("Approved checkbox: true");
      
            var row = range.slice(1)
            var email = sheet.getRange('B' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var vmName = sheet.getRange('c' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var zone = sheet.getRange('D' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var machineType = sheet.getRange('E' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var diskSize = sheet.getRange('F' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var imageFamily = sheet.getRange('G' + row).getCell(1, 1).getValue()
            var imageProject = imageFamily.substring(0, imageFamily.indexOf('-')) + "-cloud"
      
            const executionPayload = {
              "argument": "{\"diskSize\": \"" + diskSize + "\", \"email\": \"" + email + "\", \"imageFamily\": \"" + imageFamily + "\", \"imageProject\": \"" + imageProject + "\", \"machineType\": \"" + machineType + "\", \"vmName\": \"" + vmName + "\", \"zone\": \"" + zone +  "\"}"
            };
      
            approve(executionPayload);
          }
          else {
            Logger.log("Approved checkbox: false");
          }
        }
      }
      
      function approve(executionPayload) {
        const headers = {
          "Authorization": "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
        };
      
        const params = {
          "method": 'post',
          "contentType": 'application/json',
          "headers": headers,
          "payload": JSON.stringify(executionPayload)
        };
      
        const url = "https://workflowexecutions.googleapis.com/v1/projects/" + PROJECT_ID + "/locations/" + REGION + "/workflows/" + WORKFLOW + "/executions";
      
        Logger.log("Workflow execution request to " + url);
        var response = UrlFetchApp.fetch(url, params);
        Logger.log(response);
      }

   5. Ganti your-project-id dengan ID project Google Cloud Anda.

      Anda dapat menemukan project ID di halaman Sambutan di konsol Google Cloud.

   6. Klik Simpan .

3. Pemicu yang dapat diinstal Apps Script memungkinkan project skrip menjalankan fungsi yang ditentukan saat kondisi tertentu terpenuhi, seperti saat spreadsheet dibuka atau diedit. Buat pemicu:

   1. Buka project Apps Script Anda.
   2. Klik Pemicu .
   3. Klik Add Trigger.
   4. Pada dialog Add Trigger for YOUR_PROJECT_NAME, konfigurasikan pemicu:
      1. Dalam daftar Pilih fungsi yang akan dijalankan, pilih handleEdit.
      2. Dalam daftar Pilih deployment yang akan dijalankan, pilih Head.
      3. Dalam daftar Select event source, pilih From spreadsheet.
      4. Di daftar Select event type, pilih On edit.
      5. Dalam daftar Setelan notifikasi kegagalan, pilih Beri tahu saya setiap hari.
   5. Klik Simpan.

   6. Jika Anda menerima perintah untuk memilih Akun Google, pilih akun yang sesuai, lalu klik Izinkan.

      Tindakan ini memungkinkan project Apps Script Anda melihat, mengedit, membuat, dan menghapus spreadsheet Spreadsheet; serta terhubung ke layanan eksternal.

4. File manifes project Apps Script adalah file JSON yang menentukan informasi project dasar yang diperlukan Apps Script untuk menjalankan skrip dengan sukses. Perhatikan bahwa editor Apps Script menyembunyikan file manifes secara default untuk melindungi setelan project Apps Script Anda. Edit file manifes:

   1. Buka project Apps Script Anda.
   2. Klik Setelan Project .
   3. Pilih kotak centang Tampilkan file manifes "appsscript.json" dalam editor.
   4. Klik Editor .
   5. File manifes muncul sebagai file project bernama appsscript.json. Untuk mengedit file, pilih file tersebut.

   6. Kolom oauthScopes menentukan array string. Untuk menetapkan cakupan otorisasi yang digunakan project Anda, tambahkan array dengan cakupan yang ingin didukung. Contoh:

      {
        "timeZone": "America/Toronto",
        "dependencies": {
        },
        "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
        "runtimeVersion": "V8",
        "oauthScopes": [
          "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request",
          "https://www.googleapis.com/auth/cloud-platform",
          "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets"
        ]
      }

      Tindakan ini menetapkan cakupan eksplisit ke:

      • Menghubungkan ke layanan eksternal
      • Melihat, mengedit, mengonfigurasi, dan menghapus data Google Cloud Anda serta melihat alamat email untuk Akun Google Anda
      • Melihat, mengedit, membuat, dan menghapus semua spreadsheet Spreadsheet Anda

   7. Klik Simpan .

   Catatan: Untuk melindungi setelan project, sembunyikan manifes setelah selesai mengedit dengan menghapus centang pada kotak Tampilkan file manifes "appsscript.json" di editor.

Men-deploy alur kerja yang membuat instance VM

Deploy alur kerja yang dipicu saat permintaan untuk membuat instance VM disetujui. Alur kerja memanggil konektor Compute Engine API untuk membuat instance VM Compute Engine berdasarkan spesifikasi yang dikumpulkan melalui formulir.

Konsol

1. Di konsol Google Cloud, buka halaman Workflows:

   Buka Workflows

2. Klik Buat.

3. Masukkan nama untuk alur kerja baru: create-vm-from-form.

4. Di daftar Region, pilih us-central1 (Iowa).

5. Untuk Service account, pilih akun layanan default Compute Engine (PROJECT_NUMBER-compute@).

6. Klik Berikutnya.

7. Di editor alur kerja, masukkan definisi berikut untuk alur kerja Anda:

   main:
      params: [input]
      steps:
      - init:
          assign:
               - projectId: ${sys.get_env("GOOGLE_CLOUD_PROJECT_ID")}
               - zone: ${input.zone}
               - machineType: ${input.machineType}
               - diskSize: ${input.diskSize}
               - imageProject: ${input.imageProject}
               - imageFamily: ${input.imageFamily}
               - vmName: ${input.vmName}
               - email: ${input.email}
      - createResource:
          call: googleapis.compute.v1.instances.insert
          args:
              project: ${projectId}
              zone: ${zone}
              body:
                  name: ${vmName}
                  machineType: ${"projects/" + projectId + "/zones/" + zone + "/machineTypes/" + machineType}
                  disks:
                   - initializeParams:
                       diskSizeGb: ${diskSize}
                       sourceImage: ${"projects/" + imageProject + "/global/images/family/" + imageFamily}
                     type: PERSISTENT
                     boot: true
                     autoDelete: true
                  networkInterfaces:
                   - network: "global/networks/default"
          result: insertResult
      - retStep:
          return: ${insertResult}

8. Klik Deploy.

gcloud

1. Buat file kode sumber untuk alur kerja Anda:

   touch create-vm-from-form.yaml

2. Di editor teks, salin alur kerja berikut ke file kode sumber Anda:

   main:
      params: [input]
      steps:
      - init:
          assign:
               - projectId: ${sys.get_env("GOOGLE_CLOUD_PROJECT_ID")}
               - zone: ${input.zone}
               - machineType: ${input.machineType}
               - diskSize: ${input.diskSize}
               - imageProject: ${input.imageProject}
               - imageFamily: ${input.imageFamily}
               - vmName: ${input.vmName}
               - email: ${input.email}
      - createResource:
          call: googleapis.compute.v1.instances.insert
          args:
              project: ${projectId}
              zone: ${zone}
              body:
                  name: ${vmName}
                  machineType: ${"projects/" + projectId + "/zones/" + zone + "/machineTypes/" + machineType}
                  disks:
                   - initializeParams:
                       diskSizeGb: ${diskSize}
                       sourceImage: ${"projects/" + imageProject + "/global/images/family/" + imageFamily}
                     type: PERSISTENT
                     boot: true
                     autoDelete: true
                  networkInterfaces:
                   - network: "global/networks/default"
          result: insertResult
      - retStep:
          return: ${insertResult}

3. Deploy alur kerja dengan memasukkan perintah berikut:

   gcloud workflows deploy create-vm-from-form \
       --source=create-vm-from-form.yaml \
       --location=us-central1 \
       --service-account=PROJECT_NUMBER-compute@

   Ganti PROJECT_NUMBER dengan nomor project Google Cloud Anda. Anda dapat mengambil nomor project:

   gcloud projects describe PROJECT_ID

Menguji alur menyeluruh

Untuk mengonfirmasi bahwa semuanya berfungsi seperti yang diharapkan, coba jalankan seluruh proses.

1. Kirim formulir kepada diri Anda sendiri dan jawab pertanyaannya dengan tepat.

   Pastikan spesifikasi yang Anda gunakan untuk membuat instance VM valid; jika tidak, eksekusi alur kerja Anda akan gagal. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat Kelompok mesin untuk tujuan umum Compute Engine.

2. Untuk mengirimkan respons, klik Kirim.

3. Buka formulir di Formulir.

4. Klik Tanggapan.

5. Klik Lihat di Spreadsheet.

   Spreadsheet tertaut akan terbuka.

6. Di baris untuk respons Anda, centang kotak Disetujui?.

7. Buka project Apps Script Anda.

8. Klik Eksekusi .

   Pemicu Anda akan dieksekusi dan dicantumkan dengan status Completed.

9. Pastikan alur kerja create-vm-from-form berhasil diselesaikan:

   Konsol

   1. Di konsol Google Cloud, buka halaman Workflows.

      Buka Workflows

   2. Di halaman Alur kerja, klik alur kerja create-vm-from-form untuk membuka halaman detailnya.

   3. Di halaman Workflow details, untuk mengambil detail eksekusi tertentu, klik ID eksekusi yang sesuai.

      Status eksekusi harus Berhasil dan, di panel Input, Anda akan melihat spesifikasi VM yang Anda minta.

   gcloud

   Ambil daftar upaya eksekusi alur kerja Anda:

   gcloud workflows executions list create-vm-from-form

   Hasilnya akan mirip dengan berikut ini:

   NAME: projects/918619793306/locations/us-central1/workflows/create-vm-from-form/executions/d8947ecb-9ccb-4ea1-ba10-e5c10414e3be
   STATE: SUCCEEDED
   START_TIME: 2023-01-24T15:07:40.404741791Z
   END_TIME: 2023-01-24T15:07:55.649373625Z

10. Pastikan VM baru dibuat seperti yang diharapkan:

    Konsol

    Di konsol Google Cloud, buka halaman Instance VM.

    Buka instance VM

    Instance VM Anda akan tercantum dengan status yang menunjukkan bahwa instance tersebut sedang berjalan.

    gcloud

    Ambil daftar gabungan semua VM di semua zona untuk project:

    gcloud compute instances list

    Instance VM Anda akan tercantum dengan status yang menunjukkan bahwa instance tersebut sedang berjalan.

    Untuk informasi selengkapnya tentang perintah gcloud compute instances list, lihat halaman referensi-nya.

Pembersihan

Jika Anda membuat project baru untuk tutorial ini, hapus project tersebut. Jika Anda menggunakan project yang ada dan ingin mempertahankannya tanpa perubahan yang ditambahkan dalam tutorial ini, hapus resource yang dibuat untuk tutorial.

Menghapus project

Cara termudah untuk menghilangkan penagihan adalah dengan menghapus project yang Anda buat untuk tutorial.

Untuk menghapus project:

Perhatian: Menghapus project memiliki efek berikut:

• Semua hal dalam project akan dihapus. Jika menggunakan project yang sudah ada untuk tugas dalam dokumen ini, saat Anda menghapusnya, pekerjaan lain yang telah Anda lakukan dalam project tersebut juga akan terhapus.
• Project ID kustom hilang. Saat membuat project ini, Anda mungkin telah membuat project ID kustom yang ingin digunakan di masa mendatang. Untuk mempertahankan URL yang menggunakan project ID, seperti URL appspot.com, hapus resource yang dipilih di dalam project, bukan menghapus seluruh project.

Jika Anda berencana mempelajari beberapa arsitektur, tutorial atau panduan memulai, dengan menggunakan kembali project dapat membantu Anda agar tidak melampaui batas kuota project.

1. In the Google Cloud console, go to the Manage resources page.

   Go to Manage resources

2. In the project list, select the project that you want to delete, and then click Delete.
3. In the dialog, type the project ID, and then click Shut down to delete the project.

Menghapus resource yang dibuat dalam tutorial ini

1. Menghapus file di Drive.
2. Hapus instance VM Compute Engine.
3. Menghapus alur kerja.

Langkah selanjutnya

• Menulis ke Spreadsheet dari alur kerja.
• Menjeda dan melanjutkan alur kerja menggunakan callback dan Spreadsheet.
• Pelajari konektor Formulir lebih lanjut.
• Jelajahi Pusat Pembelajaran Google Workspace.