Déclencher un workflow depuis Google Sheets

Google Sheets est une solution de feuille de calcul dans le cloud qui favorise la collaboration en temps réel et fournit des outils pour visualiser, traiter et communiquer des données.

Ce tutoriel explique comment déclencher Workflows à partir de Sheets.

Objectifs

Au cours de ce tutoriel, vous allez :

  1. Utilisez Google Forms, une solution cloud de questionnaires et d'enquêtes, pour créer un formulaire capable d'envoyer des demandes de création d'instances de machines virtuelles (VM).
  2. Associez une feuille de calcul Google Sheets au formulaire pour collecter et enregistrer les réponses.
  3. Utilisez Google Apps Script, une plate-forme JavaScript dans le cloud qui vous permet de créer, lire et modifier des produits Google Workspace de manière automatisée afin de déclencher un workflow chaque fois qu'une requête est approuvée par le biais d'une mise à jour de la feuille de calcul.
  4. Déployez un workflow qui appelle le connecteur d'API Compute Engine et crée une instance de VM Compute Engine en fonction des spécifications collectées via le formulaire. Les connecteurs simplifient l'appel d'autres API Google Cloud. En savoir plus sur les connecteurs Workflows
  5. Testez l'ensemble du processus et vérifiez qu'une instance de VM est créée comme prévu.

Coûts

Dans ce document, vous utilisez les composants facturables suivants de Google Cloud :

Obtenez une estimation des coûts en fonction de votre utilisation prévue à l'aide du simulateur de coût. Les nouveaux utilisateurs de Google Cloud peuvent bénéficier d'un essai gratuit.

Le tutoriel utilise également Google Workspace. Les services professionnels qui ne sont pas inclus dans les applications grand public gratuites de Google sont facturables.

Avant de commencer

Vous pouvez exécuter certaines des commandes suivantes dans la console Google Cloud ou à l'aide de la Google Cloud CLI dans votre terminal ou Cloud Shell.

Les contraintes de sécurité définies par votre organisation peuvent vous empêcher d'effectuer les étapes suivantes. Pour obtenir des informations de dépannage, consultez la page Développer des applications dans un environnement Google Cloud limité.

Console

  1. Dans la console Google Cloud, sur la page de sélection du projet, sélectionnez ou créez un projet Google Cloud.

    Accéder au sélecteur de projet

  2. Vérifiez que la facturation est activée pour votre projet Google Cloud. Découvrez comment vérifier si la facturation est activée sur un projet.

  3. activer les API Compute Engine et Workflows ;

    Activer les API

  4. Les nouveaux projets pour lesquels l'API Compute Engine est activée disposent d'un compte de service Compute Engine par défaut créé avec le rôle d'éditeur de base Identity and Access Management (IAM) et présentant le format d'adresse e-mail suivant:

    PROJECT_NUMBER-compute@developer.gserviceaccount.com

    Vous trouverez le numéro de votre projet sur la page Bienvenue de la console Google Cloud.

    Notez ce compte de service, car vous l'associerez au workflow de ce tutoriel à des fins de test.

gcloud

  1. Dans la console Google Cloud, activez Cloud Shell.

    Activer Cloud Shell

    En bas de la fenêtre de la console Google Cloud, une session Cloud Shell démarre et affiche une invite de ligne de commande. Cloud Shell est un environnement shell dans lequel Google Cloud CLI est déjà installé, et dans lequel des valeurs sont déjà définies pour votre projet actuel. L'initialisation de la session peut prendre quelques secondes.

  2. Vérifiez que la facturation est activée pour votre projet Google Cloud. Découvrez comment vérifier si la facturation est activée sur un projet.

  3. activer les API Compute Engine et Workflows ;

    gcloud services enable \
    compute.googleapis.com \
    workflows.googleapis.com

  4. Les nouveaux projets pour lesquels l'API Compute Engine est activée disposent d'un compte de service Compute Engine par défaut créé avec le rôle IAM de base Éditeur, avec le format d'adresse e-mail suivant:

    PROJECT_NUMBER-compute@developer.gserviceaccount.com

    Vous pouvez récupérer le numéro de votre projet:

    gcloud projects describe PROJECT_ID

    Notez ce compte de service, car vous l'associerez au workflow de ce tutoriel à des fins de test.

Créer un formulaire pour demander des instances de VM

Créez un formulaire permettant d'envoyer une requête de création d'une instance de machine virtuelle (VM) Compute Engine. Par défaut, les formulaires que vous créez via Google Forms sont enregistrés dans Google Drive.

  1. Accédez à forms.google.com.
  2. Cliquez sur Vide Plus.

    Un nouveau formulaire s'ouvre.

  3. Créez un formulaire à cinq sections obligatoires. Le formulaire doit se présenter comme suit :

    Afficher l'exemple de formulaire

    Exemple de formulaire de demande de création d'une machine virtuelle Google Cloud
    Nom de la machine

    Réponse courte
    Zone

    Menu déroulant:

    1. us-central1-a
    2. us-central1-b
    3. us-central1-c
    4. us-central1-f
    Type

    Menu déroulant:

    1. e2-micro
    2. e2-small
    3. e2-medium
    4. e2-standard-2
    5. e2-standard-4
    Taille du disque (Go)

    Réponse courte
    Système d'exploitation

    Menu déroulant:

    1. debian-10
    2. Centos-Stream-9
    3. Cos-93-lts
    4. Cos-97-lts
  4. Activez la collecte des adresses e-mail pour enregistrer les adresses e-mail des personnes qui remplissent votre formulaire :
    1. Cliquez sur Paramètres.
    2. Développez la section Réponses.
    3. Cliquez sur le bouton Collecter les adresses e-mail.

Une fois le formulaire créé, associez-y une feuille de calcul pour pouvoir y enregistrer vos réponses. La feuille de calcul est enregistrée dans Drive.

  1. Ouvrez votre formulaire dans Forms.
  2. Cliquez sur Réponses.
  3. Cliquez sur Associer à Sheets.
  4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une destination pour les réponses, sélectionnez Créer une feuille de calcul.

  5. Cliquez sur Créer.

    La feuille de calcul associée s'ouvre.

  6. Dans la colonne H, ajoutez l'en-tête Approuvé ?.

  7. Placez le curseur sur la première ligne de la colonne H, puis sélectionnez Insérer > Case à cocher.

    La feuille de calcul doit se présenter comme suit:

    Exemple de feuille de calcul associée pour collecter les demandes

    Chaque fois que la feuille est mise à jour avec une réponse, la case à cocher apparaît également dans la ligne de cette réponse.

Étendre Google Sheets à l'aide d'Apps Script

Apps Script vous permet de créer, de lire et de modifier des feuilles de calcul par programmation. La plupart des scripts conçus pour Sheets manipulent des tableaux pour interagir avec les cellules, les lignes et les colonnes d'une feuille de calcul. Pour découvrir l'utilisation d'Apps Script avec Sheets, consultez le guide de démarrage rapide des fonctions personnalisées.

  1. Créer un projet Apps Script à partir de Sheets:

    1. Ouvrez votre feuille de calcul Sheets.
    2. Sélectionnez Extensions > Apps Script.
    3. Dans l'éditeur de script, cliquez sur Projet sans titre.
    4. Attribuez un nom à votre projet, puis cliquez sur Renommer.

    Le script est maintenant lié à votre feuille de calcul, ce qui lui permet de modifier l'interface utilisateur ou de répondre lorsque la feuille de calcul est ouverte.

    Un projet de script représente un ensemble de fichiers et de ressources Apps Script. Les fichiers de code d'un projet de script comportent une extension .gs.

  2. Vous pouvez utiliser Apps Script pour écrire des fonctions personnalisées à utiliser dans Sheets, comme une fonction intégrée. Les fonctions personnalisées sont créées à l'aide du code JavaScript standard. Créez une fonction:

    1. Ouvrez votre projet Apps Script.
    2. Cliquez sur Éditeur .
    3. Un fichier de script apparaît sous la forme d'un fichier de projet nommé Code.gs. Pour modifier le fichier, sélectionnez-le.

    4. Remplacez tout code présent dans l'éditeur de scripts par le code suivant, qui lit les données de votre feuille de calcul et les transmet en tant qu'entrée à l'exécution d'un workflow:

      const PROJECT_ID = "your-project-id";
const REGION = "us-central1";
const WORKFLOW = "create-vm-from-form";

function handleEdit(e) {
  var range = e.range.getA1Notation();
  var sheet = e.source;

  if (range.length > 1 && range[0] === 'H') {
    if (e.value == "TRUE") {
      Logger.log("Approved checkbox: true");

      var row = range.slice(1)
      var email = sheet.getRange('B' + row).getCell(1, 1).getValue()
      var vmName = sheet.getRange('c' + row).getCell(1, 1).getValue()
      var zone = sheet.getRange('D' + row).getCell(1, 1).getValue()
      var machineType = sheet.getRange('E' + row).getCell(1, 1).getValue()
      var diskSize = sheet.getRange('F' + row).getCell(1, 1).getValue()
      var imageFamily = sheet.getRange('G' + row).getCell(1, 1).getValue()
      var imageProject = imageFamily.substring(0, imageFamily.indexOf('-')) + "-cloud"

      const executionPayload = {
        "argument": "{\"diskSize\": \"" + diskSize + "\", \"email\": \"" + email + "\", \"imageFamily\": \"" + imageFamily + "\", \"imageProject\": \"" + imageProject + "\", \"machineType\": \"" + machineType + "\", \"vmName\": \"" + vmName + "\", \"zone\": \"" + zone +  "\"}"
      };

      approve(executionPayload);
    }
    else {
      Logger.log("Approved checkbox: false");
    }
  }
}

function approve(executionPayload) {
  const headers = {
    "Authorization": "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken()
  };

  const params = {
    "method": 'post',
    "contentType": 'application/json',
    "headers": headers,
    "payload": JSON.stringify(executionPayload)
  };

  const url = "https://workflowexecutions.googleapis.com/v1/projects/" + PROJECT_ID + "/locations/" + REGION + "/workflows/" + WORKFLOW + "/executions";

  Logger.log("Workflow execution request to " + url);
  var response = UrlFetchApp.fetch(url, params);
  Logger.log(response);
}

    5. Remplacez your-project-id par l'ID de votre projet Google Cloud.

      Vous pouvez trouver l'ID de votre projet sur la page de Bienvenue de la console Google Cloud.

    6. Cliquez sur Enregistrer .

  3. Les déclencheurs installables d'Apps Script permettent à un projet de script d'exécuter une fonction spécifiée lorsque certaines conditions sont remplies, par exemple lorsqu'une feuille de calcul est ouverte ou modifiée. Créez un déclencheur:

    1. Ouvrez votre projet Apps Script.
    2. Cliquez sur Déclencheurs .
    3. Cliquez sur Ajouter un déclencheur.
    4. Dans la boîte de dialogue Add Trigger for YOUR_PROJECT_NAME (Ajouter un déclencheur pour VOTRE_NOM_DE_PROJET), configurez le déclencheur :
      1. Dans la liste Choisissez la fonction à exécuter, sélectionnez handleEdit.
      2. Dans la liste Sélectionner le déploiement à exécuter, sélectionnez Head.
      3. Dans la liste Sélectionner la source de l'événement, choisissez À partir d'une feuille de calcul.
      4. Dans la liste Sélectionnez un type d'événement, choisissez Lors d'une modification.
      5. Dans la liste Paramètres de notification d'échec, sélectionnez M'envoyer une notification tous les jours.
    5. Cliquez sur Enregistrer.

    6. Si vous êtes invité à choisir un compte Google, sélectionnez le compte approprié, puis cliquez sur Autoriser.

      Votre projet Apps Script peut ainsi consulter, modifier, créer et supprimer vos feuilles de calcul Sheets, et se connecter à un service externe.

  4. Un fichier manifeste de projet Apps Script est un fichier JSON qui spécifie les informations de base du projet dont Apps Script a besoin pour exécuter un script. Notez que l'éditeur Apps Script masque les fichiers manifestes par défaut afin de protéger les paramètres de votre projet Apps Script. Modifiez le fichier manifeste:

    1. Ouvrez votre projet Apps Script.
    2. Cliquez sur Paramètres du projet .
    3. Cochez la case Afficher le fichier manifeste "appsscript.json" dans l'éditeur.
    4. Cliquez sur Éditeur .
    5. Le fichier manifeste apparaît sous la forme d'un fichier de projet nommé appsscript.json. Pour modifier le fichier, sélectionnez-le.

    6. Le champ oauthScopes spécifie un tableau de chaînes. Pour définir les champs d'application d'autorisation utilisés par votre projet, ajoutez un tableau comportant les champs d'application souhaités. Exemple : 

      {
  "timeZone": "America/Toronto",
  "dependencies": {
  },
  "exceptionLogging": "STACKDRIVER",
  "runtimeVersion": "V8",
  "oauthScopes": [
    "https://www.googleapis.com/auth/script.external_request",
    "https://www.googleapis.com/auth/cloud-platform",
    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets"
  ]
}

      Les champs d'application explicites sont alors définis sur:

      • Se connecter à un service externe.
      • Consulter, modifier, configurer et supprimer vos données Google Cloud, et voir l'adresse e-mail de votre compte Google
      • Consulter, modifier, créer et supprimer toutes vos feuilles de calcul Sheets

    7. Cliquez sur Enregistrer .

Déployer un workflow permettant de créer une instance de VM

Déployez un workflow qui se déclenche lorsqu'une requête de création d'instance de VM est approuvée. Le workflow appelle le connecteur d'API Compute Engine pour créer une instance de VM Compute Engine en fonction des spécifications collectées via le formulaire.

Console

  1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page Workflows:

    Accéder à "Workflows"

  2. Cliquez sur  Créer.

  3. Attribuez un nom au nouveau workflow: create-vm-from-form.

  4. Dans la liste Région, sélectionnez us-central1 (Iowa).

  5. Dans le champ Compte de service, sélectionnez le compte de service Compute Engine par défaut (PROJECT_NUMBER-compute@developer.gserviceaccount.com).

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Dans l'éditeur de workflow, saisissez la définition suivante pour votre workflow:

    main:
   params: [input]
   steps:
   - init:
       assign:
            - projectId: ${sys.get_env("GOOGLE_CLOUD_PROJECT_ID")}
            - zone: ${input.zone}
            - machineType: ${input.machineType}
            - diskSize: ${input.diskSize}
            - imageProject: ${input.imageProject}
            - imageFamily: ${input.imageFamily}
            - vmName: ${input.vmName}
            - email: ${input.email}
   - createResource:
       call: googleapis.compute.v1.instances.insert
       args:
           project: ${projectId}
           zone: ${zone}
           body:
               name: ${vmName}
               machineType: ${"projects/" + projectId + "/zones/" + zone + "/machineTypes/" + machineType}
               disks:
                - initializeParams:
                    diskSizeGb: ${diskSize}
                    sourceImage: ${"projects/" + imageProject + "/global/images/family/" + imageFamily}
                  type: PERSISTENT
                  boot: true
                  autoDelete: true
               networkInterfaces:
                - network: "global/networks/default"
       result: insertResult
   - retStep:
       return: ${insertResult}

  8. Cliquez sur Deploy (Déployer).

gcloud

  1. Créez un fichier de code source pour votre workflow:

    touch create-vm-from-form.yaml

  2. Dans un éditeur de texte, copiez le workflow suivant dans votre fichier de code source:

    main:
   params: [input]
   steps:
   - init:
       assign:
            - projectId: ${sys.get_env("GOOGLE_CLOUD_PROJECT_ID")}
            - zone: ${input.zone}
            - machineType: ${input.machineType}
            - diskSize: ${input.diskSize}
            - imageProject: ${input.imageProject}
            - imageFamily: ${input.imageFamily}
            - vmName: ${input.vmName}
            - email: ${input.email}
   - createResource:
       call: googleapis.compute.v1.instances.insert
       args:
           project: ${projectId}
           zone: ${zone}
           body:
               name: ${vmName}
               machineType: ${"projects/" + projectId + "/zones/" + zone + "/machineTypes/" + machineType}
               disks:
                - initializeParams:
                    diskSizeGb: ${diskSize}
                    sourceImage: ${"projects/" + imageProject + "/global/images/family/" + imageFamily}
                  type: PERSISTENT
                  boot: true
                  autoDelete: true
               networkInterfaces:
                - network: "global/networks/default"
       result: insertResult
   - retStep:
       return: ${insertResult}

  3. Déployez le workflow en saisissant la commande suivante :

    gcloud workflows deploy create-vm-from-form \
    --source=create-vm-from-form.yaml \
    --location=us-central1 \
    --service-account=PROJECT_NUMBER-compute@developer.gserviceaccount.com

    Remplacez PROJECT_NUMBER par votre numéro de projet Google Cloud. Vous pouvez récupérer le numéro de votre projet:

    gcloud projects describe PROJECT_ID

Tester le flux de bout en bout

Pour vérifier que tout fonctionne comme prévu, essayez d'exécuter l'intégralité du processus.

  1. Envoyez-vous votre formulaire et répondez aux questions de manière appropriée.

    Assurez-vous que les spécifications que vous utilisez pour créer une instance de VM sont valides. Sinon, l'exécution de votre workflow échouera. Pour plus d'informations, consultez la page Famille de machines à usage général Compute Engine.

  2. Pour envoyer votre réponse, cliquez sur Envoyer.

  3. Ouvrez votre formulaire dans Forms.

  4. Cliquez sur Réponses.

  5. Cliquez sur Afficher dans Sheets.

    La feuille de calcul associée s'ouvre.

  6. Sur la ligne de votre réponse, cochez la case Approuvé ?.

  7. Ouvrez votre projet Apps Script.

  8. Cliquez sur Exécutions .

    Votre déclencheur doit être exécuté et affiché avec l'état Completed.

  9. Vérifiez que le workflow create-vm-from-form s'est bien déroulé:

    Console

    1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page Workflows.

      Accéder à "Workflows"

    2. Sur la page Workflows, cliquez sur le workflow create-vm-from-form pour accéder à sa page d'informations.

    3. Sur la page Détails du workflow, cliquez sur l'ID d'exécution approprié pour récupérer les détails d'une exécution particulière.

      L'état de l'exécution doit indiquer Réussite et, dans le volet de saisie, vous devriez voir les spécifications de VM que vous avez demandées.

    gcloud

    Récupérez la liste des tentatives d'exécution de votre workflow:

    gcloud workflows executions list create-vm-from-form

    Le résultat doit ressembler à ce qui suit:

    NAME: projects/918619793306/locations/us-central1/workflows/create-vm-from-form/executions/d8947ecb-9ccb-4ea1-ba10-e5c10414e3be
STATE: SUCCEEDED
START_TIME: 2023-01-24T15:07:40.404741791Z
END_TIME: 2023-01-24T15:07:55.649373625Z

  10. Vérifiez qu'une VM a bien été créée comme prévu:

    Console

    Dans la console Google Cloud, accédez à la page Instances de VM.

    Accéder à la page Instances de VM

    Votre instance de VM doit s'afficher avec un état indiquant qu'elle est en cours d'exécution.

    gcloud

    Récupérez la liste agrégée de toutes les VM de toutes les zones d'un projet:

    gcloud compute instances list

    Votre instance de VM doit s'afficher avec un état indiquant qu'elle est en cours d'exécution.

    Pour en savoir plus sur la commande gcloud compute instances list, consultez sa page de référence.

Effectuer un nettoyage

Si vous avez créé un projet pour ce tutoriel, supprimez-le. Si vous avez utilisé un projet existant et que vous souhaitez le conserver sans les modifications du présent tutoriel, supprimez les ressources créées pour ce tutoriel.

Supprimer le projet

Le moyen le plus simple d'empêcher la facturation est de supprimer le projet que vous avez créé pour ce tutoriel.

Pour supprimer le projet :

  1. Dans la console Google Cloud, accédez à la page Gérer les ressources.

    Accéder à la page Gérer les ressources

  2. Dans la liste des projets, sélectionnez le projet que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
  3. Dans la boîte de dialogue, saisissez l'ID du projet, puis cliquez sur Arrêter pour supprimer le projet.

Supprimer les ressources créées dans ce tutoriel

  1. Supprimer des fichiers dans Drive
  2. Supprimez une instance de VM Compute Engine.
  3. Supprimer un workflow

Étapes suivantes