株式会社ファミリーマート：テレワーク期間中は Google Meet が活躍。緊急事態宣言解除後もオンライン会議を継続

Google Workspace でのシームレスな作業で大幅な効率化

全国約 1 万 6,600 店舗を展開するファミリーマート本部では、2018 年 10 月に Google Workspace*（旧 G Suite）を導入した。

広報部コーポレートブランドグループの長野 梨江子 氏は「それまではパワーポイントなどで作ったデータをメールで送り、受け取った人はそれを開いて修正、またメールで返送するという手間が必要でした。Google Workspace 導入後はスプレッドシートやスライドの修正がすぐに共有できるなど共同作業がクラウド上で完結するシームレスなシステムになり、業務が大幅に効率化されました」と語る。

Google Workspace 導入とともに 5,000 人を超える本部社員を対象にした全社ポータルサイトも Google サイトで展開。サイトに埋め込むスライドのリンクを張り替えなくてもすむなど、運用上の細かい作業がかなり減少したという。

全社ポータルサイトは定期的なリニューアルを行っており、この 10 月 1 日に 3 度目を実施した。「リニューアルにあたっては、毎回 Google フォームを使用して全社員にアンケートを取り、社員の声から改善点を洗い出しています」（システム基盤構築部 システムソリューショングループ 原口 八世伊 氏）。たとえば、今回のリニューアルでは部署毎に制作し、運用している Google サイトの入口を全社ポータルサイトのトップ画面に埋め込んだ。これによって自分の部署の運用サイトにトップ画面からダイレクトに入れるようになり、さらに便利に使えるようになった。「引き続き、より使いやすいポータルサイトにしていきたい」と言う。

インターンシップの学生たちも Google Workspace を活用しオンライン上で共同作業

Google Workspace はシステム本部で主催したインターンシップでも活用した。担当したシステム統括部の岩田 大輝 氏は「お客様とストアスタッフの双方を豊かにする未来のファミリーマートについて検討してもらう『CVS事業 × システム イノベーション』をテーマに、スプレッドシートとスライドを活用しました」と語る。

今年は学生に 2 つの課題を実施してもらった。1 つはインターンシップの前に個人ワークとしてテーマに添ってどのような提案ができるかを事前に考えてもらい、用意した Google ドライブに提案書をアップロードしてもらうこと。もう 1 つはインターンシップ中のグループワークとしてグループごとに提案内容をスライドにまとめ、役員もいる場で発表してもらうことだ。その提案書も、オンライン上のスライド共同作業によって作ってもらった。

前年までは学生を社内に集め、パソコンを貸与してパワーポイントなどで作成してもらっており、Google Workspace を使うようになったのは今年からだ。システム統括部 マネジャーの佐々木 剛 氏は「今年はオンラインで実施せざるを得ず、学生たちが Google アカウントを所持しているか、などの課題もあって、始める前は大いに不安がありました。ところが、いざスタートすると半分程度の学生は授業でスプレッドシートやスライドを使った経験があることと、すでに Google アカウントを持っており、思ったよりスムーズに進めることができました」と Google Workspace の予想以上の普及ぶりに驚いたと語る。

また、使いやすいため特に利用方法を説明する手間もかからず、使ったことがなかった学生もすぐに共同作業に入ってくれた。社会人以上に Google Workspace が学生たちに当たり前に使われていたことに驚きました」と佐々木氏。学生からも「オンラインでの作業が非常にスムーズに進み、他の学生との交流もしっかりできた」とインターンシップ体験に好意的な感想が多かったそうだ。

　岩田氏も今回の結果に満足し「来年以降、インターンシップが対面で開催できたとしてもオンラインで共同作業できる Google Workspace の良さを活かして、オンラインと対面のハイブリッドでの実施を検討したいと思っています」と言う。

会議や打ち合わせに対する意識が変わった

同社では緊急事態宣言下、本社社員は原則テレワークに移行した。十分な準備時間がとれず、テレワーク下での Google Workspace の使い方は部署によってさまざまだった。主に社内のミーティングや取引先との打ち合わせや商談などで利用していた。

2 年前の Google Workspace 導入時に、システム普及を促進するアンバサダーを各部署に置いたため、今回のテレワークでは新たにアンバサダーを配置（または任命）する必要はなく、またマニュアルなども作る必要はなかった。特に Google Meet は、他のテレビ会議システムとは違い、Gmail や Google カレンダーと連動していることから、初めての人でも戸惑うことなく会議に参加できたという。

「Google Meet のアクティブ ユーザーは、4 月、5 月は 1 日当たり 2,700 人程度。今も 1 日 1,700 〜 1,800 人が利用しています。6 月以降出勤する人が増え、対面でのミーティングが再開しましたが、3 密を避けるために会議室に集まるのではなく Google Meet を使った会議も継続して行われている」と長岡氏。6 月に同社の労働組合から組合員（社員）に対しサーベイを実施した中に、コロナ対応でのテレワークに関する調査も含まれていた。その結果によると、上司とのコミュニケーションでは約 7 割の社員が特に問題を感じていなかった。また、効率が上がった点については、通勤がないため疲れのない状態で仕事に臨める、集中しやすくなった、という肯定的な回答が多かったそうだ。

佐々木氏は「Google Meet を使うようになったことで会議や打ち合わせ、ミーティングに対する意識が変わってきた」と感じている。集める人を厳選したり、逆に任意出席者への声かけがしやすかったり、開催の場所や規模にも左右されない打ち合わせ等も増えており、「コロナが落ち着いたあとも内部的なミーティングは Google Meet を使って行うケースが増えそうだ」とも。

現場による自発的な改善でより効率の高い使い方に進化

Google フォームの活用も進んでいる。従来の紙文書による発信ではなく、デジタル化された作成～配布～回収によってスピーディーに業務完遂ができ、直感的に回答ができる点、リアルタイムに集計できる点などが極めて好評で、実際に使ってみたら便利だったことから、現場の声をヒアリングするときなどに各部門の管理者が自発的に使うようになった。それによって知ることができた職場の現状や、現場の生の声を反映させることで、より働きやすい職場づくりが進められている。

「ルールで定められた上長への報告も、メールや電話よりも気軽にかつ簡潔に行える Google Chat を使う人が増えており、部下から上司に気楽にコミュニケーションが取れる雰囲気が以前より感じられます。いまは我々システム部門が導入のお手伝いだけ準備しておけば、あとは各グループがどう活用するのが一番効率的かを考えて自発的に改善してくれる、そしてさらに自発的に周囲へ展開される。もともと使いやすいものをさらに使いやすくして利用しています」と佐々木氏。同社の Google Workspace の活用はさらに進化のスピードを上げている。

株式会社ファミリーマート

「あなたと、コンビに、ファミリーマート」のコーポレート メッセージのもと、地域に密着した店舗づくりや生活支援サービスで、コンビニエンスストア事業を展開。日本全国および台湾、タイ、中国などアジア地域に多数の店舗を広げる。従業員数は連結 13,955 名（2020 年 2 月末現在）、店舗数は 24,563 店（国内外エリア フランチャイズ含む。2020 年 2 月末現在）。

^{*2020 年 10 月、G Suite は新たに Google Workspace としてブランドを刷新しました。}