中日新聞社：Google Workspace の全社導入でグループウェアの使用率向上、円滑な業務環境を構築

ブロック紙の中でも全国紙に劣らぬ発行部数を誇る中日新聞の刊行を中心に、東海・中部地域の生活情報から、政治、経済、海外情勢、社会問題、科学やスポーツなど、幅広い情報を取り上げ発信しつづけている株式会社中日新聞社（以下、中日新聞社）。15 年以上前に導入したグループウェアが一部の機能の使用にとどまり、十分に活用されてないことが大きな課題でしたが、Google Workspace に切り替えたことで利用率も向上し、組織間のコラボレーション強化などにも一役買っているといいます。この導入を推進した経営企画室 経営システム部の中核メンバーに、採用の決め手や効果を伺いました。

利用しているサービス：Google Workspace

長年活用が進まなかったオンプレミスのグループウェアを刷新

「2006 年当時は "事務改革の推進" を旗印に、オンプレミスのグループウェアとワークフロー システムをセットで導入しました。ワークフローは非常に効率化が進み、概ね目標は達成できたのですが、グループウェアに関しては、残念ながら有効に活用できているとは言い難い状況でした。」（佐藤氏）

グループウェアに日常的にログインしていたのは全社員の 1/3 程度で、そのほとんどが事務部門。しかも、シングル サインオンでワークフローにアクセスするためだけに使われるケースが多く、ファイル共有やカレンダー機能など、コラボレーションを図る機能はあまり利用されていなかった。全部門の "業務支援" という目的は果たせず、"事務支援" に特化したシステムになっていたと、佐藤氏は言います。

「そうしたなか、『働き方改革』で、これまでになかった就業形態が求められるようになりました。しかし、既存のグループウェアはオンライン ミーテングに対応しておらず、業務用スマートフォンにもアクセスできませんでした。こうした問題が次々と浮き彫りになるにつれ、"取材" や "営業" にも幅広く活用でき、全社の日常業務に不可欠な作業基盤を求める機運が一気に高まりました。そんな時、社員用スマートフォンの導入などでもサポートいただいており、Google Cloud パートナーでもあったソフトバンクさんから Google Workspace を紹介していただきました。」（佐藤氏）

中日新聞社では当時、リモートワークの実現に向け、すでに複数のグループウェアの比較検討段階にあったところに、Google Workspace が割って入ることができた理由は何だったのでしょうか。

「ソフトバンクさんからさまざまなご提案をいただいた中で、私たちが求めている機能を満たしつつ、既存のワークフローも生かすためには、Google Workspace が最善だと確信を持てたことです。社内のシステムの状況を踏まえた構築方法やセキュリティ、また、例えばドキュメントの同時編集など日常的に利用できる具体的な機能についても実践を交えて丁寧に教えていただきました。現状だけでなく、今後の活用の発展性を見据えて利用方法を示していただいたことで、新しいものに舵を切ることへの不安を払拭できたことが、何より後押しとなりました。」（佐藤氏）

Google Workspace の導入後、ログイン率は 8〜9 割まで上昇

中日新聞社では現在、Google Workspace Enterprise Standard、Enterprise Plus 計 3,000 ID が稼働中です。「これまでのグループウェアに慣れていた社員からすれば、新しいグループウェアへの移行は負担でもあります。ギャップをなるべく抑えるため、導入は段階的に進めてきました」と話すのは、経営企画室経営システム部 部次長 吉川 茂一氏。

その甲斐もあって、まだ運用が始まってから日が浅いにも関わらず、偏りなく、ほとんどの部署で Google Workspace の利用率が上昇。社内ユーザーに実施したアンケートの結果からも、広く業務に使われ始めていることを実感していると、経営企画室経営システム部 若林 哲郎氏は話します。

「特に変化があったのが編集部門の社員です。情報ファイルのやりとりが頻繁に発生しがちな同部において、その方法はメールへの直接添付という形で行われており、ファイルを共有するという概念がありませんでしたが、Google Workspace の導入に伴い、ドライブを活用したファイルの共有は、容量の大きい画像や写真などの共有にも有効で、便利に活用され始めています。また、あくまでも体感値ですが、新しいグループウェアへのログインの割合も、全社員の 8〜9 割ほどにまで上がってきているのではと感じています。」（若林氏）

中には想定外の形で Google Workspace の活用が進んでいるケースもあるといい、今後、社内での業務効率の改善などにも期待が高まっています。

「例えば選挙が行われる場合、編集局では出口調査をするのが恒例となっていますが、そのアンケートの集計に Google フォームが使用されています。これは、私たちが何かを教えたり提供したわけではなく、現場の社員がツールを使いこなしていく中で生まれたひとつの事例です。多くのツールが揃っている Google Workspace だからこそ、今後も新しい使い方が現場から生み出されていくのではと、大きな可能性を感じています。」（佐藤氏）

社内のコラボレーションを促進する原動力に

Google Workspace の導入により、確実に変化が起こっている中日新聞社。今後はコロナ禍で実施できなかった社員への説明会などの機会も設け、ますます活用を深めていくことをひとつの目標に掲げています。

「私たち自身も日々の業務を行う中で常に活用方法を模索しています。例えば、次回の業務用スマートフォンの更新では Google コンタクト の活用を検討中です。実現すれば、端末の更新のタイミングではデータのコピーが必要なくなり、従来よりも簡単確実に機種交換を完了できるようになると考えています。新たにできるようになったことを、これらをどんどん私たちからもアピールして使っていってもらいたいと思っています。」（吉川氏）

今後、より広い部署で Google Workspace の活用が進むことにより、単に業務の効率化だけではなく、社内のコラボレーション促進にも繋がっていくと期待が高まっています。

「チームワークこそが中日新聞社の根幹をなしています。情報共有を通じて業務間・部署間の連携を高めていくことをこれからも常に意識しなければなりません。その実現のため前提の一つとなるのが、グループウェアによるコラボレーションやコミュニケーション。Google Workspace には、その基盤となってくれることを大いに期待しています。」（佐藤氏）

株式会社中日新聞社
1942年に設立。全国紙にも劣らない部数でブロック紙として最大の規模を誇る中日新聞、東京新聞、中日スポーツなど、7媒体を、中部から北陸、関東エリアで発行。丹念な取材に基づき、政治経済や海外情勢から地域で暮らす人の生活まで、幅広く取り上げています。

インタビュイー（写真右から）
・経営企画室経営システム部　若林 哲郎 氏
・経営企画室経営システム部 部次長　吉川 茂一 氏
・経営企画室経営システム部 部長　佐藤 幹 氏
・経営企画室経営システム部　佐野 友希 氏

ソフトバンク株式会社
（Google Cloud パートナー）

インタビュイー（写真左から）
・広域法人第一営業本部 東海営業統括部 第1営業部 2課　山内 康平 氏
・広域法人第一営業本部 東海営業統括部 第1営業部 1課　谷口 将 氏

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