チームでの会議と作業を安全かつシンプルに: G Suite Essentials のご紹介

※この投稿は米国時間 2020 年 5 月 14 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。

現在、ビデオ会議の重要性がかつてないほど高まっています。仕事の場面だけでなく、他者と交流したり大切な人とつながり続けたりするためにも活用されるようになっています。この流れを受け、Google では、もともとは安全なビジネス会議のためのサービスであった Google Meet をどなたでも無料でご利用いただけるようにしました。 

ここ数週間、あらゆる規模の組織のお客様から、つながりを維持するうえで Meet が役立っているという話を聞いています。たとえば、CEO がタウンホール ミーティングを開催する、営業チームがクライアントと打ち合わせをする、従業員同士がコーヒーを飲みながらバーチャルでおしゃべりをする、などしているそうです。

日本でも既に、さまざまなお客様に Meet をご活用いただいています。

その一つが HR 事業を中心とした持株会社を統括するリクルートホールディングスです。2016 年より働き方改革の一環としてリモートワークを推進してきたリクルートホールディングスでは、新型コロナウィルス対策として原則社員全員への在宅勤務が指示された後も、以前より導入していた G Suite や Meet を活用し、スムーズに緊急事態下のリモートワークに移行され、通常時と変わらない業務を実現されています。

株式会社TBSテレビでは、新型コロナウイルス感染症への対策を強く押し進め、制作現場は早い段階からロケやスタジオ収録を見合わせて報道・情報番組のみとし、管理部門等もできる限りテレワークにするなど、迅速な対応をおこなっております。その間は 2 年前から全社導入した G Suite や Meet などを活用し、社員・スタッフのコミュニケーションを円滑にすることで、社員の健康と放送事業の継続の両立に努めています。

四日市商工会議所では、G Suite と Google Meet を導入し会員企業やその新入社員向けにビジネス研修会を実施しています。2020 年 4 月の 新入社員向けのビジネスマナー研修会では、Google Meet を利用し 27 の会員企業から 62 名が参加・受講しました。また新型コロナウイルス感染症の流行後も会員の中小企業対象に Google Meet 活用トレーニングを実施し、会員企業の社員と顧客のビジネスが円滑かつ効率的に進められるよう支援しています。

多くの企業や組織が、これと似た複雑なニーズを抱えています。新卒採用セッションをオンラインで実施する企業もあれば、動画トレーニング セッションを欠席者用に録画したいという企業もあります。Google ではこうしたニーズを考慮し、組織向けの G Suite Essentials をリリースしました。このソリューションには高度なビデオ会議機能が含まれていますが、利用できるのはビデオ会議だけではありません。  

今のような時期には、チームとリアルタイムで共同作業できることも必要です。まるで、ホワイトボードの前に立ったり、一緒にドキュメントに手を入れたりしているかのようにです。このため、G Suite Essentials にはビジネス対応版の Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドも含まれています。ビジネス仕様の機能には、チームのコンテンツすべてのホームとなる「共有ドライブ」や、使用するハードドライブ容量を最小限に抑えながら大量のコンテンツにアクセスできる「ドライブ ファイル ストリーム」などがあります。これらすべての機能とアプリは緊密に統合されているため、ビデオ会議とドキュメントでの共同作業の同時進行も簡単です。

セキュリティに対する Google のアプローチは、デフォルトの状態で安全なサービスにすることです。そのため、G Suite Essentials は安全な基盤で動作するように設計されており、組織の安全性、データのセキュリティ、情報の機密性を維持するために必要な保護を提供します。エンタープライズ向けのセキュリティ機能として、データ損失防止（DLP）、セキュリティ センター、Vault などを備えています。さらに、すべてに 24 時間 365 日のカスタマー サポートが付いています。

最後に、多くの組織や企業では今の段階で働き方を大きく変化させるつもりはないことを Google は理解しています。このため、すでにご利用になっているさまざまなツール（Microsoft Office、Slack、Salesforce など）と統合できるように G Suite Essentials を設計しました。たとえば、Outlook からドライブのファイルへのリンクを送信すると、ドライブは受信者がそのファイルにアクセスできるかを自動的にチェックします。また、同僚が Word、PowerPoint、Excel などのファイルに競合する変更を加えようとしている場合に通知します。さらに、Outlook のカレンダーと統合されているため、Meet のビデオ会議のスケジュール設定もスムーズです。  

G Suite Essentials は 9 月 30 日まで無料でご利用いただけます。登録は簡単です。仕事用メールアドレスさえあれば利用を開始できます。また、専用のドメインを取得、管理する必要がないため IT 部門に依頼すべき作業もありません。

チームのつながりを維持し、場所を問わず常に生産的であるために G Suite Essentials がお役に立てば幸いです。

組織で Gmail や Google カレンダーを利用する必要がある場合は、G Suite Basic、Business、または Enterprise のお申し込みをご検討ください。学校や大学などの教育機関向けには、G Suite for Education をご用意しています。

 - By プロダクト管理ディレクター Alexander Vogenthaler