生産性とコラボレーション

上手な「在宅勤務」のコツ

workfromhome

※この投稿は米国時間 2020 年 3 月 18 日に、Keyword に投稿されたものの抄訳です。

 Google での私の仕事は、時間を最大限に活用する方法を皆さんに紹介することです。在宅で勤務する場合、1 日の日課が、通勤して会議室まで行き来したり同僚と会って話をしたりするというオフィス勤務の場合とはまったく違うため、私の提唱する生産性向上戦略が一層重要になってきます。自宅がオフィス代わりになると、ルーティンも一から作り直す必要があります。

実際に同僚がそばにいない状態で仕事をするという状況は、Google では当たり前になってきています(Google のミーティングの 39% には複数都市の社員が参加しています)。しかし、この環境は誰にも適しているわけではありませんし、世界中の多くの人々は、今までとは異なる新しい仕事環境に面していると感じています。そこで今回、仕事場がどこであっても生産性を向上させることのできるヒントと、在宅ですべてをこなす方法をいくつかまとめてみました。

仕事をする「場所」(と仕事をしない場所)を決める

パソコンをキッチンのテーブルまで持ってくる、あるいはソファに腰を下ろして仕事を始めることは簡単です。しかし、毎日「仕事で使う」部屋、場所、机、いすを決めておけば、脳内でその場所(匂い、光景、音)を「仕事」に結び付けて認識できるようになります。友だちや家族の写真など、職場のデスクに置いてあったものを置くのもよいでしょう。お気に入りの新しいマウスパッドを用意するのもいいですし、いつも食べたくなるお菓子を用意しておくのもいいですね。「仕事をする場所」を整えるのと同じだけ大切なことは、「仕事をしない場所」を決めておくことです。パソコンを上階に持って行かない、または寝室には持ち込まないことにするのもよいでしょう。こうすることで、いつでも仕事と精神的な距離を置き、自宅で仕事をしていてもときどき気を休めることができます。 

Hangouts Meet を有効活用する

ビデオチャット(Google 社員の場合は Hangouts Meet)を使う時間がますます増えることになるでしょう。在宅で Meet を活用するコツとして、帯域幅に制限がある、または遅延がある場合は画質を下げる、ビデオハングアウトに電話してつないでおいて音声には電話回線を使う、参加者全員が把握できるように会議に字幕説明を付ける、などがあります。誰か(バーチャル環境)とやり取りする時間が必要であれば、オフィスのチームや友だちとアジェンダの必要ないビデオチャットを設定しておきます。これは正式な会議ではなく、少し雑談したりお互いの近況を確認したりするためのものです。

「1 つのタブを使って仕事する」習慣をつける

自宅に大型のモニター画面やいつもの画面設定がない場合、1 つの Chrome タブに集中することがより重要になります。ノートパソコンからビデオハングアウトをしている場合、他のタブをすべて最小化しておき、会話に集中します。会議中はスマートフォンをしまい、ノートパソコンを閉じておくのと同じことです。

役割を演じる

目が覚めたときにベッドで仕事を始めたいという衝動に駆られますが、生産的な「気分」に脳を切り替えるためにはこの誘惑を退けてください。朝起きて着替えをし、朝食を取り、新しい職場に「通勤する」という日課をしっかりと守りましょう。パジャマでずっと過ごすのは快適ではありますが、普段なら出勤日であるということを忘れてしまい、仕事をするのが難しくなります。

どうやったら仕事がはかどるかを考え、それに見合ったスケジュールを工夫する

在宅勤務の利点は通勤がないことです。普段なら通勤に充てる時間を使って別のスケジュールを試してみて、自分に合った「生物学的ゴールデン タイム」を見つけ出してください。朝型の人は、朝起きて少し仕事をした後に午前休憩を取ってみてください。夜更かしが好きな夜型の人は、普段なら帰宅中の午後遅くに仕事を入れるようスケジュールを調整します。生産性を向上させるには、ただ仕事をすればよいということではなく、いつ仕事をするかがより重要になってきます。

在宅勤務というのは一日中仕事をするという意味ではありません。

在宅勤務で特に難しいことの一つは、どこに境界線を引くかということです。パソコンは仕事場に置きっぱなしにして、その場所にいるときのみ仕事をするようにします。Google カレンダーで業務時間を設定し、1 日の「終業時間」を決め、自分の就業時間を周りに知らせます。オフィスで働いている場合は、会議室まで行き来し、外に出たり友だちに電話したりする時間があるように、在宅でも同じように気を休める時間を確保します。

前日に翌日の To-Do リストを作成します。

自宅で規則正しくスケジュールに沿って仕事を進めるには、1 日にすべきことをリストに書き出すことも大切です。私の場合は、自分がやるべきことを 1 時間ごとに書き込める日次計画テンプレート(皆さんもお使いいただけます)を作成しました。前日の夜に書き込んでおけば、翌朝起きたときにその日にするべきことの心構えができます。

やりたかったことを 1 つやり遂げる

オフィスで働いていると、立ち止まる間もなくあっという間に時間が過ぎていき、何かをやろうとしても独りの時間や一息入れる時間はほとんど残っていません。在宅勤務は、溜まっている個人の To-Do リストをいくつか消化するのに良い機会です。終わらせていない経費精算書を終わらせたり、長期プロジェクトのブレインストーミングをしたり、ずいぶん前にブックマークを付けておいた記事を読んだりするのもいいでしょう。Google Keep で進行中のリストを設定し、まとまった息抜きの時間が取れた場合に確認するようにしておきます。

自分自身(や他人)を大目に見る

ワンルームの部屋に住んでいる人もいれば、在宅勤務の配偶者や子ども、犬が家にいるという人もいます(私はこの 3 つとも当てはまっています)。インターネット接続が遅くなったり、後ろで犬が吠えたりすることもありますが、在宅勤務をするために誰もが最善を尽くしていることを忘れないでください。

-By エグゼクティブ プロダクティビティ アドバイザー Laura Mae Martin