Le Loir et Cher permet à 1700 agents de 22 directions de mieux collaborer

Le département administratif du Loir-et-Cher se trouve au centre de la France, à deux heures de train de Paris. Il tient son nom de deux de ses rivières, le Loir au nord et le Cher au sud. Ses châteaux historiques, situés à Blois et Chambord, attirent les touristes internationaux et français, tandis que ses vignobles et forêts satisfont ceux qui aspirent à un rythme de vie plus lent.

Pour répondre aux besoins de ses 340 000 habitants, le département est supervisé par un conseil composé de 30 conseillers élus. Il emploie 1 700 personnes, organisées en plusieurs équipes, qui gèrent jusqu'à 90 services, y compris l'entretien des routes, l’action sociale,  l'éducation, le patrimoine ainsi que des compétences comme la stratégie, l'innovation et le tourisme. "Notre organisation comporte plusieurs équipes chargées de diverses missions. Elles sont réparties sur plus de 40 sites et utilisent les systèmes informatiques de manière différente", explique Éric Cerutti, directeur de la transformation numérique pour le département du Loir-et-Cher. "Les agents des services sociaux, par exemple, utilisent souvent des tablettes lorsqu'ils sont sur le terrain, tandis que le personnel administratif reste principalement au bureau."

En 2017, le département a décidé de remplacer sa solution SaaS de messagerie et de productivité, et de créer un nouvel intranet pour fournir des outils flexibles adaptés aux besoins de chaque équipe. "L'administration du département étant de type horizontal, notre priorité porte sur la collaboration", explique Eric Cerutti. "Nous souhaitions faciliter le partage de documents et d'informations entre collègues et équipes."

En collaboration avec le partenaire Google Cloud Ageona, le département du Loir-et-Cher a choisi Google Workspace pour permettre à ses équipes de travailler de manière flexible. Ainsi, il a mis en œuvre une plate-forme de communication centrale à l'aide de LumApps, hébergé sur Google Cloud, afin d'offrir une intégration entièrement native à Google Workspace.

Sécuriser la collaboration en adoptant Google Workspace

En novembre 2017, dans le but de choisir la meilleure solution, le service informatique a testé Google Workspace ainsi qu'un autre fournisseur majeur. "Nous avons étudié de près leurs aspects collaboratifs, y compris leurs fonctionnalités de partage de documents et de visioconférence", déclare Eric Cerutti. "J'ai vite été séduit par la simplicité de Google Workspace."

Eric Cerutti souhaitait adopter une approche radicale pour procéder à la migration, en mettant en œuvre la nouvelle solution de manière rapide et efficace. Il était convaincu de réussir cette transformation rapide à l'aide des outils de Google Workspace. La suite de solutions étant conçue pour répondre aux normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes, il était également ravi de savoir que le département pourrait satisfaire aux exigences réglementaires comme le RGPD.

Préparer les utilisateurs à une transition rapide et radicale

Suite à la signature du contrat en février 2018 et à l'intégration d'Ageona, l'équipe a lancé une campagne de communication pour préparer le personnel au changement. Elle a fabriqué un logo mêlant les couleurs du Loir-et-Cher à celles de Google pour identifier le projet et marquer ses supports de migration et de communication, et a consacré un numéro de sa revue interne à ce sujet. Des affiches étaient installées dans les différents bureaux lors du mois précédent le lancement, en mai, pour expliquer l'utilité et les avantages de chaque outil Google Workspace.

Ensuite, il a fallu former 80 ambassadeurs issus d'équipes différentes pour faire connaître la solution auprès du personnel. Ils ont fourni une assistance de base à leurs collègues, tout en les rassurant sur les avantages de ce changement. "Les employés pouvaient constater eux-mêmes l'efficacité de Google Workspace, alors ils attendaient la migration avec impatience", affirme Éric Cerutti. Enfin, l'équipe a organisé des sessions de formation en personne et plus de 20 webinaires Google Meet, et a utilisé un site Google pour héberger des vidéos de formation en ligne sur des processus simples du quotidien, ainsi qu'un quiz portant sur les nouveaux outils. 

Permettre aux équipes de travailler ensemble à leur façon

Après trois mois de préparation, 1 800 comptes de messagerie ainsi que leurs contacts et agendas correspondants, ont été transférés vers Gmail et Google Agenda. La migration concernait 7 millions d'e-mails et 1,3 million d'événements d'agenda sur 1 300 ordinateurs, 500 tablettes et 400 smartphones. Elle a été réalisée en un week-end, sans qu'aucun e-mail ne soit perdu. Le lundi, 95 % des comptes utilisateur étaient prêts à être utilisés. Une petite partie des comptes volumineux ont demandé un peu plus de temps.   

L'ensemble des équipes et services du département ont désormais leur propre Google Drive partagé, regroupant environ 14 To de documents Google Docs, feuilles de calcul Google Sheets et autres fichiers. En raison des besoins différents de chaque service, les équipes organisent les Drive partagés selon leurs priorités en remplissant une feuille de calcul Google Sheet, définissant leurs propres conventions de nommage. "Avec Google Drive, chaque service peut travailler à sa façon", explique Éric Cerutti. "Par exemple, l'équipe chargée du patrimoine a déplacé tous ses fichiers vers Google Drive. Elle peut y accéder sur ses PC grâce à Google Drive pour ordinateur."

Créé en 2019 et hébergé sur Google Cloud Platform, Salamandre, l'intranet LumApps du département, s'intègre également de façon native à Google Workspace. Les employés peuvent ainsi accéder aux outils Google Workspace directement depuis l'intranet en cliquant sur l'icône correspondante. Dans cet espace, il est possible de suivre les actualités et les nouveautés, de commenter ou d'aimer des posts, et d'accéder à des documents utiles. De plus, on y trouve un annuaire indexé complet de tous les employés.

Les documents Google Docs, disponibles dans des groupes ouverts ou fermés sur l'intranet, sont automatiquement mis à jour lorsqu'ils sont modifiés sur Google Drive, ce qui permet de gagner du temps et de ne pas dupliquer les documents. 

Les autres tâches quotidiennes ont également été simplifiées et automatisées. En collaboration avec Ageona, l'équipe informatique a créé une plate-forme pour automatiser la création et la gestion des commandes à l'aide de Google Apps Script. Ainsi, les fichiers associés à chaque commande sont stockés dans un Google Drive spécifique.

Travailler n'importe où, à domicile ou en déplacement

Avant la mise en place des restrictions liées à la COVID-19 en mars 2020, les employés du département utilisaient déjà Google Meet et Google Chat. En outre, ils pouvaient accéder à distance à Gmail et à d'autres outils Google Workspace. Les techniciens d'astreinte, comme les opérateurs d'épandeurs de sel sur les routes ou les travailleurs sociaux qui doivent intervenir le week-end, pouvaient accéder aux documents dont ils avaient besoin en déplacement à l'aide de Google Drive sur leur smartphone.

"Nous étions prêts à télétravailler dès l'annonce du confinement", explique Eric Cerutti. "Même si certaines personnes n'avaient jamais fait de télétravail, elles pouvaient facilement consulter leurs e-mails en utilisant la connexion Internet et l'appareil numérique de leur choix." La direction générale des services communiquait avec ses employés à l'aide de l'intranet, et y publiait des informations et des instructions. Le personnel a pu également rester en contact grâce aux forums et groupes mis à disposition. Étant donné que les effectifs du département sont toujours en télétravail, l'organisation compte encore 1 000 utilisateurs actifs sur Google Meet chaque jour.

Faire des économies en développant de nouvelles applications en interne

Depuis l'adoption des outils Google Workspace, le département parvient à partager des informations et à développer de nouvelles solutions plus facilement pour accélérer les processus quotidiens. Actuellement, Ageona entreprend la numérisation des documents et des rapports utilisés par le conseil départemental pour les rendre disponibles sur un Google Drive et une application Apps Script. Les conseillers pourront y accéder via des Chromebooks. Les documents adéquats seront copiés vers les Drive personnels des conseillers élus, qui seront prévenus automatiquement par e-mail à la fin de l'opération.

"Nous remplaçons petit à petit nos anciennes applications par des solutions qui utilisent Google Workspace. Par conséquent, nous réalisons des économies, car les coûts sont déjà inclus dans nos licences Workspace", explique Éric Cerutti. "À titre d'exemple, l’outil de diffusion des rapports que nous allons remplacer nous coûte actuellement 24 000 € par an."

Éric Cerutti conseille aux administrations locales qui veulent passer à Google Workspace de se concentrer sur l'accompagnement des employés pendant la migration. "D'après mon expérience, la réussite d'une transformation radicale repose sur une bonne communication", affirme-t-il. "Par ailleurs, notre approche vise à aider chaque service selon ses besoins. Et Google Workspace nous offre cette flexibilité."