API Restauration gagne en productivité avec Google Workspace

À propos d’API Restauration

Fondée en 1956, API restauration est spécialisée dans la restauration collective sous contrat. Implantée en France, au Luxembourg, en Belgique et en Allemagne, la société emploie plus de 10000 collaborateurs et a réalisé en 2022 un chiffre d’affaires de 817 M€.

À propos d’Inaubi

Partenaire Google Cloud, Inaubi accompagne les entreprises tout au long de leur transformation digitale avec les solutions Google Workspace, Google Cloud et Google Chrome.

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Entreprise familiale fondée en 1956, API Restauration est spécialisée dans la restauration collective sous contrat. Implantée en France métropolitaine, la société n’a cessé de se développer au fil des décennies et elle est aujourd’hui aussi présente à l’étranger, notamment au Luxembourg, en Belgique ou encore en Allemagne. En 2022, elle a cuisiné 950 000 repas par jour, réalisés directement dans les locaux de ses clients ou livrés à des établissements, principalement dans les secteurs de l’éducation, de l’entreprise et de la santé. Fortement engagée dans le développement durable sous toutes ses formes, API restauration se distingue notamment par son implication dans la transition écologique et l’innovation culinaire.

Rationaliser et sécuriser

Plutôt en avance sur son époque, API Restauration s’est posé la question de la rationalisation des outils collaboratifs et métiers dès 2013, date à laquelle elle a opté pour Google WorkSpace. La société ouvrait ses premières filiales en Allemagne et, forte de son expérience en France, elle a souhaité adopter une nouvelle approche, ainsi que le souligne Sébastien Delcambre, DSI chez API Restauration : « Nos collaborateurs en France sont répartis sur tout le territoire et nous avions déjà à ce moment là de gros besoins en collaboration. Nous utilisions une importante collection d’outils émanant de différents éditeurs pour couvrir ces besoins. La gestion d’un parc d'applications hétérogène et d’un nombre croissant de postes de travail devenait difficile et très chronophage. Nous avons donc profité de notre implantation en Allemagne pour tester de nouvelles solutions et après comparaison des offres du marché, nous avons choisi Google Workspace ».

La problématique soulevée par les échanges au sein d’API Restauration est d’autant plus complexe que les collaborateurs de la société sont répartis sur une multitude de sites (3500 environ à date) donc une grande partie se situe chez les clients. Sécuriser les échanges dans ce contexte aurait nécessité la mise en place de solutions de type VPN, ce qui aurait engendré des coûts en connexion réseau exorbitants. En optant pour une suite collaborative hébergée dans le cloud, API Restauration s’affranchissait de cette problématique : la sécurité des échanges est directement prise en charge par les mécanismes de Google Cloud – et notamment le SSO associé à Workspace -. « Les collaborateurs peuvent donc utiliser des connexions classiques et se connecter de n’importe où et à n’importe quel moment en ayant toujours accès au même niveau de service. Dit autrement, Google Workspace nous a permis d’offrir un large panel d’outils de productivité à nos collaborateurs dans un environnement sécurisé et pour un coût nettement inférieur à ce que nous aurions dû dépenser en réseau et en gestion si nous étions resté sur le modèle hétérogène de la France », estime Thomas Gadenne, Direction Générale délégué aux stratégies digitales d’API Restauration.

Travailler plus efficacement et enrichir les échanges

Photos d’un plat ou d’un lieu, commentaires sur une recette mais aussi réunions en visioconférence… API Restauration a toujours eu des besoins avancés en termes de collaboration à distance. L’arrivée de Google Workspace a non seulement facilité ces échanges mais également créé une rupture salutaire dans les habitudes de travail des collaborateurs de la société. « Une montée de version suffit rarement pour remettre en cause les habitudes de travail », explique Thomas Gadenne. « Aussi intéressantes que soient les nouvelles fonctionnalités, elles sont souvent sous-exploitées - voire ignorées - par les collaborateurs qui continuent à travailler comme avant. Avec Google WorkSpace, nous avons créé une rupture et amené les collaborateurs à réinventer leur façon de travailler pour gagner en productivité ». Et de citer en exemple : « Avant Google Workspace, certains de nos collaborateurs passaient leur temps à envoyer des tableaux que d’autres devaient remplir. Une fois tous les tableaux renseignés et renvoyés par mail, ils perdaient un temps considérable à faire du copier-coller pour consolider les données. Avec la collaboration en ligne et les fonctionnalités de notifications, nous avons permis aux utilisateurs de gagner du temps dans la co-construction de documents et leur sécurité. L'utilisation de Google Forms a, par exemple, aidé à structurer les demandes des utilisateurs ainsi que la collecte d'informations. Nous avons ainsi optimisé un grand nombre de nos processus ».

Afin de favoriser les échanges entre des collaborateurs très répartis géographiquement et d’enrichir le lien social, API Restauration utilise aussi intensivement Google Meet. Dans ce cadre, la société a investi dans une soixantaine d’équipements Google Meet Hardware qui permettent aux utilisateurs de retrouver l’interface connue de Google Meet dans la salle de réunion et de gagner un temps précieux en supprimant tout branchement et paramétrage.

Résultat, « quand la pandémie a sonné le confinement, les services support d’API Restauration ont pu continuer à travailler normalement grâce aux bonnes pratiques adoptées bien en amont de la COVID avec Google Workspace », stipule Sébastien Delcambre.

Optimiser la gestion d’un parc de plus de 5000 postes de travail

Doté d’un parc de postes de travail qui ne cesse de s’enrichir avec l’expansion de la société, API Restauration se félicite d’avoir opté pour une suite de productivité qui ne monopolise plus ses ressources IT en gestion. Convaincue d’avoir opté pour une approche qui libère la DSI de tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée tout en fournissant aux utilisateurs des outils modernes et très accessibles qui leur permettent d’être plus efficaces dans leur travail, API Restauration a poussé son avantage un peu plus loin en remplaçant ses PC existants par des Chromebook.

L’évolution ne s’est pas faite du jour au lendemain et s’inscrit dans une démarche globale visant à fiabiliser le poste client tout réduisant les coûts de maintenance d’un parc qui comportait 5000 PC. Avec Google Workspace, la société franchissait déjà un premier pas en rendant ses outils accessibles via le navigateur. Elle a ensuite transformé ses outils métiers, de sorte à disposer d’un client également disponible dans un navigateur. API Restauration a déployé ses premiers Chromebook dés 2015. Toujours en cours, ce remplacement des PC existants devrait se concrétiser par une meilleure sécurité des postes de travail et d’énormes gains de temps pour la DSI, ainsi que le souligne Sébastien Delcambre : « Gérer et mettre à jour 5000 PC sous Windows est une tâche considérable. Nous n’avions simplement plus le temps et prendre un prestataire externe pour assurer le support aurait couté des centaines de milliers d’euros. Avec les Chromebook, nous offrons le meilleur du poste client à nos utilisateurs tout en réduisant la maintenance au strict minimum. C’est non seulement plus facile pour nous mais aussi beaucoup plus sécurisé pour notre système d’information : la maintenance des applications est réalisée en central et rien n’est téléchargé sur le poste client ce qui limite les risques de fuites d’informations ».

Exploiter le potentiel de Google Cloud

Fidèle à sa politique de transformation permanente pour tirer le meilleur parti des technologies, API Restauration envisage aujourd’hui d’abandonner son système de téléphonie sur IP au profit de Google Voice, là encore pour libérer sa DSI de tâches qui ne présentent pas de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Accompagnée par le prestataire Inaubi, expert en solutions Google Cloud, la société a aussi commencé à exploiter le potentiel de Google Cloud, et notamment les services data autour de BigQuery, pour mieux tirer avantage de ses données. « Et plus globalement, nous avons décidé que toute nouvelle application développée pour nos convives (ndlr : autrement dit les clients de la société) irait systématiquement sur Google Cloud parce que l’environnement est plus fiable, plus sécurisé et bien plus scalable que tout ce dont nous disposons en interne dans nos datacenters », conclut Sébastien Delcambre.