Crispe Workflows für knusprige Kekse: Wie Bahlsen mit Google Cloud seinen Smart Workplace kreiert

Wenn ein Familienunternehmen bereits seit über 130 Jahren erfolgreich im Geschäft ist, dann steckt mehr dahinter als das strikte Beharren auf Tradition und Altbewährtes. Die Welt sah vor über einem Jahrhundert völlig anders aus als heute. Doch Bahlsen hat den  Blick schon immer in die Zukunft gerichtet, ohne dabei die Erfahrungswerte der Vergangenheit über Bord zu werfen. Nur wer diesen feinen Balanceakt meistert, kann seinen Platz in der Geschichte behaupten und seine Marktposition weiter ausbauen. Wie kann man es also schaffen, die berühmten Qualitäten des Produkts und die damit assoziierte Markenidentität zu konservieren und sich gleichzeitig an die sich ständig wandelnden Herausforderungen der Zeit anzupassen? Bahlsen hat die Antwort auf diese entscheidende Frage gefunden: Wenn das Produkt bereits perfekt ist, optimiert man die Prozesse.

Um die Arbeitsabläufe agiler zu gestalten, die Produktion effizienter zu machen und neue Produkte innovativ designen zu können, ist eine vollumfängliche Digitalisierung aller Prozesse unumgänglich. Damit die neu geschaffenen digitalen Prozesse optimal koordiniert werden, benötigt man einen digitalen Workplace, der all diese Elemente zusammenführt und Synergien nutzbar macht. Bahlsen hat in Google Workspace, kombiniert mit Google Cloud, die Lösung gefunden, die genau auf das Anforderungsprofil des Unternehmens zugeschnitten werden kann und gleichzeitig seiner langen Unternehmenstradition Rechnung trägt.

Eine Geschichte voller Tradition

Bahlsen ist ein deutsches Familienunternehmen, dessen Historie bis in das späte 19. Jahrhundert zurückreicht, als der Gründer Hermann Bahlsen den bekannten Leibniz-Keks erfand und wenig später, im Jahr 1893, für seine Produkte auf der Nahrungsmittelausstellung in Brüssel eine Goldmedaille erhielt. Bereits 1905 fand die erste Fließbandproduktion in Europa statt. Heute produziert Bahlsen in den Werken in Barsinghausen nahe Hannover, im friesischen Varel, in Berlin sowie in den zwei Werken in Polen rund 130.000 Tonnen Gebäck jährlich. Dabei sind Qualität und Präzision, Liebe zum Detail, Nachhaltigkeit und Innovation die Werte, für die Bahlsen bis zum heutigen Tag steht.

Alte Arbeitsweisen aufbrechen

Um sich den wachsenden wirtschaftlichen Anforderungen anpassen zu können, die durch die Corona-Pandemie noch verschärft wurden, hat Bahlsen 2019 seine Unternehmensstrategie neu definiert. Ein zentraler Enabler dieser Anpassung war die Neuorganisation der gesamten IT. Denn neben der Bewältigung der Verfügbarkeitskrise musste auch der Umzug ins Home-Office vollzogen werden. So konnten die benötigten Rohstoffe zwar produziert werden, allerdings gab es erhebliche Disruptionen der Transportwege. Im Zentrum des Wandels stand dabei die Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen, die sofortige Skalierung der Systeme sowie ein sicherer IT-Betrieb. Im Zuge dessen sollte die Anzahl der Systeme reduziert und einheitliche zentrale Systeme, die für alle Mitarbeitenden überall und zu jeder Zeit zur Verfügung stehen, geschaffen werden. Zielsetzung war dabei ganz klar, Prozesse zu beschleunigen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. „Mit der Einführung von Google wollten wir eine moderne und kollaborative Arbeitsumgebung schaffen, die zu 100 Prozent cloudbasiert ist. Wichtig für uns war, dass die Datenverfügbarkeit zu jederzeit gegeben ist und wir uns von lokal gespeicherten, dezentralen Informationen verabschieden”, erklärt Joana Hollasch, Workplace Solutions Architect bei Bahlsen.

Frisch gebacken – mit Google Clouds Workspace zum Smart Workplace 

Funktionsübergreifende Teams und dezentrale Strukturen erfordern ein hohes Maß an Flexibilität der IT. Schnell wurde klar, dass Bahlsen eine reine Cloud-Lösung benötigte, um gewohnte Arbeitsweisen aufzubrechen. Drei Schlüsselqualitäten waren für die neue Lösung Voraussetzung: Es sollte ein leichter Zugang gewährleistet sein, um von überall aus und zu jeder Zeit mobil arbeiten und auf Daten zugreifen zu können.

Man wollte eine konsolidierte, zentrale Datenbasis und zudem eine zuverlässige Software. Denn sowohl lästige Updates und inkompatible Daten als auch unterschiedliche Dateiversionen sollten aus der Welt geschafft werden. Die Entscheidung fiel schnell auf Google Workspace, da diese als reine Cloud-Lösung auch ohne lokale Installationen auskommt und komplett über den Browser läuft. Ausschlaggebend waren insbesondere die intuitive Nutzbarkeit der Apps sowie der Fokus auf die kollaborative Arbeit im Team.

Bahlsen beschloss im Jahr 2021, einen neuen Outsourcing-Provider ins Boot zu holen, der sowohl bei der Migration in die Google Cloud unterstützt als auch im täglichen Betrieb die Betreuung übernehmen sollte. Das Projekt beinhaltete die Migration von rund 1.200 Mitarbeiter:innen an 19 Standorten aus drei Mailsystemen und zwölf File-Servern in die Cloud. Als langjähriger Google-Partner mit tiefgehender Expertise in Migrationsprojekten entschied man sich für Atos. Die Umstellung erfolgte in zwei Schritten: Zunächst wurde die Migration der Kommunikationslösungen Mail, Kalender, Chat, Meet und Gruppen, standortweise vorgenommen. Anschließend folgten die Collaboration-Tools mit Drive, Präsentationen, Docs, Tabellen, Forms und Jamboard. Da die Migration während der Corona-Pandemie vonstatten gehen musste, waren keine Onsite-Trainings möglich. Stattdessen führte der Trainingspartner Gahomi durch virtuelle Sessions in unterschiedlichen Sprachen und verfolgte ein „Train the Trainer“-Konzept, bei dem Google Cloud Champions für die einzelnen Fachbereiche ernannt wurden. Zusätzlich wurde ein Trainingshub, der „Bahlsen Workspace Hub“, mit hilfreichen Schulungsvideos in Google Sites aufgebaut.

Mehr Flexibilität und Produktivität dank Google Workspace 

Jetzt können die Bahlsen-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter mit Google Workspace diverse Kommunikationstools nutzen, die ideal miteinander verzahnt sind. Eine einfache Zusammenarbeit, selbst mit externen Partnern, klappt funktionsübergreifend und über geografische Grenzen hinweg. Dabei ersetzen eine zentrale Datenbasis und eine Collaboration-Suite die zahlreichen Insellösungen. „Alle Anwendungen von Google Workspace werden im Browser ausgeführt. Der Zugriff funktioniert ohne Installationen, orts- und geräteunabhängig. Das heißt auch, wir müssen keine Zeit mehr in Softwareupdates investieren, was unseren administrativen Aufwand erheblich reduziert“, erklärt Joana Hollasch und fügt hinzu: „Da die Tools wirklich einfach zu bedienen sind, erleichtert uns das den Onboarding-Prozess neuer Kolleg*innen. Dank Google Workspace können wir jetzt vollständig mobil und remote arbeiten. Die nützlichen Kommunikations- und Kollaborations-Tools machen es uns einfacher, im Unternehmen in Verbindung zu bleiben – egal wo wir arbeiten.“

Wie sich gezeigt hat, profitieren die Arbeitsabläufe des gesamten Unternehmens von den Google Cloud Lösungen. So nutzt mittlerweile das Research und Development-Team Google Forms, um beim Verkosten und Bewerten neuer Keks-Kreationen Sensoriktests zu protokollieren. Dank Google Docs sind die Mitarbeitenden der Einkaufs- und Rechtsabteilung in der Lage, gemeinsam an Vertragsdokumenten zu arbeiten und auch externe Vertragspartner zur Bearbeitung einzuladen. Apps Script hingegen half dabei, binnen weniger Wochen eine neue Catering App zu launchen. Im nächsten Schritt sollen hier digitale Business Cards erstellt werden. Die Verzahnung von Apps Script und Google Cloud, wodurch Anwendungen wie Google Tabellen gezielt erweitert wurden, hatte darüber hinaus den Vorteil, dass innerhalb von nur drei Arbeitstagen eine voll funktionsfähige Massen-Mailing-Applikation auf Basis von Promotionsdaten erstellt wurde. Zu diesem Zweck wurden Informationen aus einem Planungstool mit Daten aus SAP S/4HANA kombiniert.

Standort- und teamübergreifend treiben die unterschiedlichen Gruppenbereiche nun die Projektarbeit mit Google Chat voran. Ein Paradebeispiel für die neue kollaborative Zusammenarbeit nennt Hollasch: „Als wir 2021 für unser Management Board den B.Digital Insights Day veranstaltet haben, erwiesen sich Tabellen, Jamboard, Chat und Meet für uns als äußerst hilfreich. Denn so waren wir innerhalb kürzester Zeit in der Lage, funktions- und standortübergreifend eine solche Veranstaltung in unter vier Wochen zu planen. Ohne die Kollaborationstools von Google wäre das kaum denkbar gewesen.“

Auf Digitalisierungskurs: Bahlsen Smart Operations wird Realität

Ein großer Fokus liegt für Bahlsen in der Digitalisierung der Werke, die die Verantwortlichen als „Bahlsen Smart Operations (BSO)“ bezeichnen. Oberstes Ziel dabei ist es, die Daten aus Silos nahtlos in fortschrittliche Analysetools zu gießen, für eine bessere Entscheidungsfindung sowie Prozess- und Geschäftsverbesserung. Grundvoraussetzung hierfür sind eine digitale Infrastruktur und eine solide Datenbasis – nicht zuletzt auch, um die eigenen Fortschritte im Vergleich zu den aufgestellten Prognosen und strategischen Zielen zu messen und zu überwachen. Um diese Entwicklung weiter voranzutreiben, hat Bahlsen das „Center of Excellence Data & Analytics“ gegründet. Dieses nutzt Google Cloud Lösungen: Als Analyseschicht spielt BigQuery eine tragende Rolle – sie wird durch Open Source-Anwendungen für fortgeschrittenere Analysen und Auswertungen erweitert. Die Datenbereitstellung erfolgt im Batch-Betrieb über Cloud Storage und Cloud Functions oder via Streaming über Pub/Sub. Die Business-Anwender*innen nutzen primär Google Tabellen oder Looker Studio zur Datenanalyse. Google Cloud zeichnet sich mit hoher Anpassungsfähigkeit und Flexibilität aus“, berichtet Dr. Arndt Claußen, Lead Center of Excellence Data & Analytics. „Selbst die Analyse von 100 Gigabyte an Sensordaten pro Linie ist mit BigQuery weder eine technische Herausforderung noch ein signifikanter Kostenpunkt.“ Beispielsweise werden Länge, Breite und Höhe eines jeden produzierten Keks mittels eines hochauflösenden Laser-Kamera-Systems gemessen und mit den Spezifikationen verglichen. Fährt die Produktion außerhalb dieser Spezifikationen, werden die Linienführer durch Warnsignale auf die Abweichungen hingewiesen, sodass sie den Prozess nachjustieren können. Weitere Anwendungsfälle von Google Cloud finden sich innerhalb der Bahlsen Smart Operations bei der Zusammenführung von Daten aus unterschiedlichen Messsystemen oder Anwendungen. Im Data Engineering werden diese vereinheitlicht, mit Daten aus SAP S/4HANA angereichert und den Entscheidungsträger*innen zur Verfügung gestellt. Ein konkretes Beispiel ist die minutengenaue Zuordnung von aufgewendeten Ressourcen in Form von Strom oder Gas zur Produktionsmenge. Hierbei sollen auch die Auswirkungen sogenannter Mikro-Stops beurteilt werden.

„Google Cloud und Google Workspace helfen uns dabei, zukunftsorientierte Wege für die Zusammenarbeit zu finden und mit dem hohen Tempo der digitalen Transformation Schritt zu halten“, erklärt Dr. Arndt Claußen. „Beginnend mit einem einzelnen Use Case in einem Werk findet Google Cloud nun in allen Werken in den unterschiedlichsten Bereichen Anwendung und Daten werden über Standorte hinweg zusammengeführt und analysiert. Mit Google Cloud als Innovator im Bereich der Cloud Collaboration an unserer Seite sind wir in der Lage, weiterhin Innovationen voranzutreiben und uns weiterzuentwickeln. Insbesondere freut es mich, dass der Fachbereich nun immer mehr Data & Analytics Use Cases identifiziert und verschiedene bestehende Lösungen kombiniert.“Eine optimierte und effiziente Produktion bedeutet auch, dass Bahlsen nun mehr Zeit für neue Kreationen hat und sich ganz auf die Wünsche der Kund*innen konzentrieren kann. Und wer weiß – vielleicht findet auf diese Weise ein locker-leichter Cloud-Keks den Weg ins Bahlsen-Sortiment.