Hal penting untuk bekerja dari jarak jauh: Bagaimana IT dapat melakukan persiapan untuk tenaga kerja yang tersebar

Dengan banyaknya bisnis dan organisasi yang dihadapkan dengan kebutuhan untuk mendukung karyawan yang bekerja dari luar kantor, tentu ada yang memerlukan bantuan untuk membiasakan diri dengan sarana-sarana digital agar bisa mempertahankan produktivitas. Berikut adalah beberapa praktik terbaik admin IT untuk membantu bisnis dan tim agar dapat terus bekerja secara efektif, di mana pun mereka berada. 

Beri karyawan akses ke alat yang diperlukan untuk berkolaborasi dari jarak jauh

Konferensi video, chat, email, dan dokumen bersama adalah alat yang penting untuk membantu personel yang bekerja di luar kantor agar tetap bisa berkolaborasi. Pastikan karyawan Anda memiliki akses ke aplikasi yang sesuai dengan izin yang tepat guna menghindari hambatan. Sebaiknya pastikan perangkat terkelola memiliki kebijakan yang tepat untuk Wi-Fi, Ethernet, dan akses jaringan pribadi maya (VPN), serta sertifikat jaringan (untuk perangkat terkelola yang terdaftar di organisasi Anda).

Misalnya, Hangouts Meet membantu orang-orang agar tetap bisa saling berkomunikasi saat melakukan aktivitas jarak jauh. Guna membantu bisnis dan sekolah tetap terhubung, kami baru saja mengumumkan bahwa kami menyediakan kemampuan konferensi video Hangouts Meet yang paling canggih untuk organisasi G Suite dan G Suite for Education secara gratis. Admin G Suite yang ingin memanfaatkan fitur tersebut bisa membuka Aplikasi > G Suite > Google Hangouts > Setelan Meet dari Halaman beranda konsol Admin. Dari sini, mereka dapat mengaktifkan fitur seperti rekaman dan live streaming. Pastikan video call telah diaktifkan—pelajari caranya di sini. 

Bersiap untuk memberikan dukungan dan informasi dalam skala besar 

Situs internal dapat menjadi alat yang efektif untuk berbagi informasi penting dalam skala besar di organisasi Anda. Misalnya, saat mengumumkan perubahan kebijakan bekerja dari rumah, pertimbangkan untuk membuat situs internal yang menyediakan jawaban bagi pertanyaan umum (FAQ) dan menyertakan:

• Tutorial produk
• Praktik terbaik untuk bekerja dari jarak jauh, termasuk tips cara menggunakan drive bersama, berkolaborasi dalam dokumen secara real time, dan mengadakan rapat melalui video.

Situs ini juga dapat menyertakan ruang chat dukungan dan jadwal jam kerja terencana untuk staf IT guna membantu menjawab pertanyaan dari karyawan ketika mereka mulai bekerja dari rumah. 

Dokumen, spreadsheet, dan presentasi juga merupakan alat yang penting untuk membantu karyawan mendapatkan informasi terbaru yang dapat berubah dalam hitungan menit. Kami menyediakan berbagai macam opsi untuk membagikannya, bergantung pada ukuran audiens Anda. 

Pastikan kebijakan perusahaan telah merefleksikan kebutuhan karyawan 

Pastikan untuk mempertimbangkan keadaan lingkungan Anda dengan situasi yang ada. Misalnya, kemampuan untuk memberikan dukungan jarak jauh dan mengelola perangkat Chrome dari jarak jauh dapat membantu karyawan terus beraktivitas serta meminimalkan risiko jika perangkat perusahaan hilang atau dicuri. 

Jika Anda memiliki kebijakan akses kontekstual yang diterapkan ke berbagai grup pengguna (seperti hanya mengizinkan karyawan tertentu mengakses Gmail di luar jaringan Wi-Fi perusahaan), sebaiknya tinjau kembali tingkat akses tersebut agar karyawan dapat menggunakan fitur yang diperlukan saat bekerja dari rumah. Tim IT dapat menerapkan kebijakan browser bagi pengguna, baik saat mereka berada atau di luar jaringan perusahaan. Untuk membantu Anda menyiapkan kebijakan tersebut, lihat petunjuk-petunjuk berikut.

Sebaiknya tinjau juga kebijakan organisasi terkait pendistribusian hardware ke karyawan. Misalnya, ada karyawan yang memerlukan penggantian perangkat, tetapi organisasinya memiliki kebijakan yang tidak mengizinkan perangkat dikirim ke rumah karyawan. Hal ini akan semakin menyulitkan penyediaan perangkat yang penting bagi orang yang memerlukannya. Kebijakan terkait penggunaan perangkat untuk kebutuhan pribadi karyawan juga perlu dipertimbangkan. Misalnya, mungkin ada karyawan yang perlu memakai perangkatnya agar anaknya bisa mengikuti kegiatan belajar di rumah, dan mereka bisa merasa lebih tenang jika Anda menyediakan fleksibilitas semacam itu. 

Bersiap untuk memantau penerapan kebijakan dan berbagi metode kerja yang efektif

Jangan hanya menetapkan kebijakan tanpa melakukan evaluasi. Bersiaplah untuk memahami perbedaan pola penggunaan antara satu tim dengan tim lain atau bahkan dari satu wilayah dengan wilayah lain. Menganalisis tren penggunaan dapat membantu mengidentifikasi tim-tim yang mungkin memerlukan pelatihan tambahan. Analisis itu juga dapat mengungkapkan bagaimana tim tertentu mungkin bisa memanfaatkan teknologi yang tersedia secara maksimal—sehingga metode mereka mungkin bisa diterapkan ke seluruh organisasi. Salah satu contohnya, Alat Diagnostik Meet di konsol Admin memungkinkan Anda mengevaluasi partisipasi dalam rapat dan membantu pengguna secara real time.

Temukan, apresiasi, dan bagikan keberhasilan mereka. Buat media—ruang chat, atau dokumen bersama—untuk karyawan agar mereka dapat membagikan praktik terbaik dan trik yang mereka temukan saat bekerja dari jarak jauh, sehingga orang lain dapat memanfaatkannya juga. 

Langkah selanjutnya

Kami berharap panduan ini membantu Anda mempertimbangkan kebutuhan organisasi saat merencanakan dukungan untuk tenaga kerja yang tersebar. Kami akan terus membagikan informasi dan praktik terbaik, serta menyediakan referensi yang baru dan yang diperbarui. Sementara itu, temukan informasi selengkapnya di artikel tentang tips untuk bekerja dari jarak jauh dan di Pusat Bantuan kami .