G Suite

善用 8 大秘訣,確保在家工作時的工作效率

Google_Cloud_x_G_Suite_WFH.max-2800x2800.jpg

許多企業都在思考如何讓團隊在各自分散情況下仍保持密切合作,我們也收到不少客戶的詢問,大家都想知道我們對保持生產力和工作力有何建議。當團隊必須遠端工作時,可以促進合作效率的最佳做法如下: 

為團隊建立適用於遠端工作的環境

在將工作地點從辦公室轉換為在家工作之前,請確保團隊已建立好適當的工具和程序。當團隊準備好之後,您還可以事先採取下列幾個額外步驟: 

1. 建立團隊群組,以便保持聯絡。備妥所有團隊成員的電子郵件名單可讓您快速分享資訊;聊天室可用來進行快速討論。

2. 檢查重要文件的分享權限,以便協作者可以視需要編輯並加註。您也可以考慮建立共用雲端硬碟,讓團隊可以透過任何裝置儲存、搜尋及存取檔案。

3. 現在就安排好會議行程,日後更好掌握進度。事先建立日曆邀請、建立待辦事項,並將相關附件提供給邀請對象。建議您確保所有使用者都熟悉視訊會議。 

確認團隊每天都有妥善的溝通與安排

現在,您的團隊已準備就緒,大家都可以在家工作了,但如何讓大家同步接收最新資訊,是一門重要的課題。現在,您的團隊已準備就緒,大家都可以在家工作了,但如何讓大家同步接收最新資訊,是一門重要的課題。

4. 每天開會,讓同事間保持聯絡。有些人在家工作容易與世隔絕,而視訊會議是讓大家保持互動參與的好方法。盡量在攝影機露臉 (在適當情況下)、分享相關內容,並提出問題,帶動大家參與對話。如果因時區問題導致無法全員參加會議,您可以在確認參與者同意錄影的情況下,將會議過程錄下來

5. 分享目標並按時更新進度。不論是透過聊天群組或大家都能更新的共享文件,保留一份工作進展紀錄可以讓大家彼此交流、掌握進度並密切注意追蹤項目。您也可以架設內部網站,將重要資訊與資源整合到團隊的資訊中樞,或更廣泛地分享貴機構的資訊。

6. 繼續保持良好的職場禮儀。雖然團隊不在辦公室裡,但這不表示他們很悠閒。先檢查日曆再安排會議,而當您透過聊天方式聯絡團隊時,先詢問是否方便說話。您也可以在 Google 日曆中設定工作時間,主動讓同事知道您何時有空。這麼一來,如果團隊成員嘗試安排的會議與您的工作時間衝突,就會收到警告通知。 

使用居家 Wi-Fi 完成工作

在家共用空間和網際網路連線時,您必須尊重其他家庭成員的需求。以下提供一些秘訣供您參考。

7. 不要一整天都在視訊。您可以透過許多工具和團隊保持聯絡,例如聊天室、共享文件、簡短問卷調查簡短的電話會議。如果您要與家人共用網際網路連線,請慎選最適合的方法。

8. 找出最適合您的配套方案。建議您嘗試幾組不同的配套方案,以找出最能保持專注又不會影響其他人的方法。請參考提升視訊通話品質的 6 大秘訣,包括如何開啟即時字幕,以讓您可以即時閱讀會議的轉錄稿。

這些內容只是 G Suite 團隊提出的幾個保持專注和合作品質的方法。如需詳細資訊,請觀看這幾段影片,其中包含在家工作的秘訣,並參閱學習中心提供的遠端工作秘訣相關文章,以瞭解最新消息。