G Suite

เคล็ดลับ 8 ข้อเพื่อการทำงานจากบ้านอย่างมีประสิทธิภาพ

Google_Cloud_x_G_Suite_WFH.max-2800x2800.jpg

ธุรกิจหลายแห่งกำลังมองหาวิธีที่ดีที่สุดให้การช่วยให้ทีมสื่อสารกันได้แม้จะอยู่ห่างกันคนละที่ ลูกค้าหลายรายจึงสอบถามเราในเรื่องการรักษาประสิทธิภาพและการทำงาน ตัวอย่างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันให้คุณได้ เมื่อสมาชิกในทีมต้องทำงานจากทางไกล

เตรียมความพร้อมเพื่อการทำงานทางไกลให้แก่ทีม

ตรวจสอบว่าทีมของคุณมีเครื่องมือและขั้นตอนที่เหมาะสม ก่อนที่จะเปลี่ยนจากการทำงานในสำนักงานไปทำงานที่บ้าน เมื่อตรวจสอบแล้ว ขั้นตอนเพิ่มเติมอีกไม่กี่รายการที่คุณอาจทำได้ล่วงหน้ามีดังนี้ 

1. สร้างอีเมลแทนของทีมเพื่อให้สื่อสารกันได้ง่าย รายชื่ออีเมลที่รวมสมาชิกในทีมทุกคนจะช่วยให้คุณแชร์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ห้องแชทยังอาจมีประโยชน์สำหรับการสนทนาอย่างรวดเร็วอีกด้วย 

2. ตรวจสอบสิทธิ์การแชร์ในเอกสารสำคัญเพื่อให้ผู้ทำงานร่วมกันแก้ไขและแสดงความคิดเห็นได้ตามความจำเป็น คุณควรสร้างไดรฟ์ที่แชร์เพื่อให้ทีมจัดเก็บ ค้นหา และเข้าถึงไฟล์ได้จากอุปกรณ์ทุกเครื่อง

3. กำหนดเวลาการประชุมไว้ เพื่อให้ทีมสื่อสารกันได้ในภายหลัง ตั้งค่าการเชิญในปฏิทิน สร้างกำหนดการล่วงหน้าและแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้กับคำเชิญ การตรวจสอบว่าทุกคนคุ้นเคยกับการประชุมทางวิดีโอแล้วนับเป็นความคิดที่ดี 

ช่วยให้ทีมสื่อสารกันได้และทำงานอย่างมีระเบียบ

เมื่อเตรียมความพร้อมให้ทีมแล้วและทุกคนก็พร้อมจะทำงานจากบ้าน การอัปเดตข้อมูลแก่ทุกคนก็นับเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อเตรียมความพร้อมให้ทีมและพนักงานพร้อมจะทำงานจากบ้านแล้ว วิธีช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลอัปเดตตรงกันมีดังนี้ 

4. จัดการประชุมรายวันเพื่อสื่อสารกับผู้ร่วมงานของคุณ การทำงานจากบ้านอาจทำให้บางคนรู้สึกโดดเดี่ยวและการประชุมทางวิดีโอก็เป็นวิธีที่ดีในการช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วม เปิดกล้องเมื่อเหมาะสม นำเสนอเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง และถามคำถามเพื่อเริ่มต้นการสนทนา เมื่อเขตเวลาทำให้สมาชิกบางคนเข้าร่วมประชุมไม่ได้ ให้บันทึกการประชุมหลังจากตรวจสอบว่าผู้ใช้ทุกคนสะดวกใจที่จะอยู่ในวิดีโอบันทึก

5. แชร์เป้าหมายและอัปเดตเป็นประจำ ไม่ว่าจะผ่านแชทกลุ่มหรือในเอกสารที่แชร์ร่วมกันซึ่งทุกคนอัปเดต การบันทึกความสำเร็จนับเป็นวิธีที่ดีในการช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วม ได้รับข้อมูลอัปเดต และการติดตามผลสำหรับรายการการทำงาน นอกจากนี้คุณยังตั้งค่าเว็บไซต์ภายในเพื่อรวมข้อมูลและทรัพยากรสำคัญไว้ในฮับแห่งเดียวสำหรับทีมหรือเพื่อแชร์ข้อมูลกับองค์กรได้ในวงกว้าง

6. ทำตามหลักปฏิบัติเพื่อมารยาทในการทำงานที่ดีอยู่เสมอ การไม่อยู่ในสำนักงานไม่ได้หมายความว่าทุกคนไม่วุ่นกับการทำงาน ตรวจสอบปฏิทินก่อนกำหนดเวลาประชุม และเมื่อติดต่อเพื่อนร่วมงานผ่านแชท โปรดสอบถามก่อนว่าบุคคลดังกล่าวสะดวกพูดคุยไหม คุณยังแจ้งเวลาที่สะดวกพูดคุยให้เพื่อนร่วมงานทราบก่อนได้โดยการตั้งค่าเวลาทำงานในปฏิทิน เมื่อใช้วิธีนี้ หากสมาชิกในทีมพยายามกำหนดเวลาการประชุมนอกเวลาทำงานของคุณ บุคคลดังกล่าวจะได้รับการแจ้งเตือน 

การทำงานโดยใช้ Wi-Fi ที่บ้าน

การแชร์พื้นที่และอินเทอร์เน็ตที่บ้านทำให้คุณต้องคำนึงถึงความต้องการของสมาชิกคนอื่นๆ ในครอบครัว เคล็ดลับต่อไปนี้อาจช่วยคุณได้

7. อย่าใช้เวลาประชุมทางวิดีโอทั้งวันคุณยังมีเครื่องมืออีกมากมายที่จะช่วยในการติดต่อสื่อสารกับทีม ไม่ว่าจะเป็นห้องแชท เอกสารที่แชร์ร่วมกัน แบบสำรวจสั้นๆ หรือquick การประชุมสายแบบรวดเร็ว เลือกวิธีที่ดีที่สุด โดยเฉพาะเมื่อต้องใช้อินเทอร์เน็ตร่วมกับผู้อื่น

8.ค้นหาการตั้งค่าที่ใช้สำหรับคุณ คุณควรลองใช้การกำหนดค่าต่างๆ ก่อนที่จะเลือกวิธีที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่รบกวนผู้อื่น โปรดดูเคล็ดลับ 6 ข้อเพื่อวิดีโอคอลที่ดีขึ้นซึ่งจะประกอบด้วยวิธีเปิดใช้คำบรรยายสด เพื่อให้คุณอ่านและถอดเสียงการประชุมได้แบบเรียลไทม์

วิธีเหล่านี้เป็นเพียงเคล็ดลับส่วนหนึ่งจากทีม G Suite ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและร่วมงานกับคนอื่นๆ ได้ โปรดดูวิดีโอเหล่านี้เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติมพร้อมเคล็ดลับสำหรับการทำงานจากบ้าน และอ่านข้อมูลอัปเดตล่าสุดจากบทความเรื่องเคล็ดลับการทำงานจากทางไกลในศูนย์การเรียนรู้