ต้องทำงานที่บ้านใช่ไหม ลองทำตามเคล็ดลับ 6 ข้อเหล่านี้เพื่อวิดีโอคอลที่ดีขึ้น
Alexa Schirtzinger
Head of G Suite Product Marketing
บทความนี้ มาจากบทความเดิมที่ชื่อ The Keyword
สำหรับคุณพ่อหรือคุณแม่ที่ทำงานไปด้วย ความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญ และสำหรับพ่อแม่ที่บางครั้งต้องทำงานจากที่บ้าน เทคโนโลยีเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ฉันมีความยืดหยุ่นที่ว่า บางวันลูกๆ อาจไม่สบาย หรืออาจจะมีช่างมาซ่อมห้องน้ำที่บ้าน แต่โชคดีที่ที่ทำงานของฉันอนุญาตให้ทำงานจากที่อื่นได้ในยุคที่การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอมรับได้ในการติดตามและเข้าร่วมการประชุมในแต่ละวัน
แต่การประชุมทางวิดีโอก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป บางครั้งลูกก็ปีนขึ้นตัวบ้าง ไหนจะเสียงสุนัขเห่า เสียงสิ่งแวดล้อม… คุณน่าจะเข้าใจ ฉันเองก็เคยมีเหตุการณ์ที่น่าอายและก็มีเรื่องผิดพลาดอยู่หลายครั้ง แต่ก็ได้เรียนรู้บทเรียนใหม่ๆ อยู่เรื่อยๆ และวันนี้ฉันจะมาแชร์เคล็ดลับของฉันเพื่อการประชุมทางวิดีโอที่ประสบความสำเร็จจากที่บ้าน (ถ้าคุณมีเคล็ดลับอื่นๆ บอกเราด้วยการพูดถึง @gsuite ใน Twitter)
เคล็ดลับข้อที่ 1: เลือกสิ่งแวดล้อมที่เหมาะสม
เวลาที่ฉันอยากคุยเรื่องที่ซับซ้อนหรือระดมสมอง วิดีโอคอลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพกว่าแชทหรืออีเมล และยังช่วยให้ได้ทำความรู้จักเพื่อนร่วมทีมที่อยู่ในภูมิภาคอื่นๆ ด้วย แต่ขณะที่ประชุม คุณควรนึกถึงสิ่งที่อยู่รอบตัวด้วย เช่น พื้นหลัง (เลือกผนังสีเรียบๆ และพยายามอย่านั่งหันหลังให้หน้าต่างเพราะจะทำให้มีแสงเข้าข้างหลังมากเกินไป) และถ้าคุณใช้แล็ปท็อป ให้วางไว้บนพื้นผิวที่มั่นคง ครั้งหนึ่งฉันเคยโทรวิดีโอคอลโดยวางแล็ปท็อปไว้บนตักตลอดการประชุม จนกระทั่งจบการประชุมจึงมีผู้เข้าร่วมคนหนึ่งมาบอกว่าการที่หน้าจอสั่นเบาๆ นั้นทำให้เขาเสียสมาธิมาก
เคล็ดลับข้อที่ 2: เชิญใครเข้าร่วมก็ได้ตลอดเวลา
คุณไม่จำเป็นต้องกำหนดเวลาการประชุมทางวิดีโอล่วงหน้า ถ้าคุณกำลังอยู่ในการสนทนาทางอีเมลที่เริ่มยาวเกินไป คุณก็สามารถจัดการประชุมและเชิญคนอื่นทั้งในและในองค์กรให้เข้าร่วมได้ทันที Hangouts Meet จะสร้างรหัสโทรเข้าระหว่างประเทศให้โดยอัตโนมัติ ผู้เข้าร่วมจึงใช้โทรศัพท์โทรเข้ามาได้จากทุกที่ และคุณจะเชิญผู้เข้าร่วมผ่านทางกิจกรรมในปฏิทิน ทางอีเมล หรือทางโทรศัพท์ก็ได้ด้วย ลองไปที่ศูนย์ช่วยเหลือเพื่อดูวิธีเริ่มต้นใช้งาน
เคล็ดลับข้อที่ 3: ไม่ได้ยินงั้นหรือ เปิดคำบรรยายวิดีโอสิ
ถ้าคุณอยู่ในที่ที่เสียงดังและไม่มีหูฟังประสิทธิภาพสูง คุณก็ใช้ฟีเจอร์คำบรรยายสดของ Meet เพื่อแสดงคำบรรยายในแบบเรียลไทม์ได้ (เหมือนคำบรรยายในทีวี) เริ่มต้นที่นี่
เคล็ดลับข้อที่ 4: เมื่อคุณต้องนำเสนอ แชร์เฉพาะสิ่งที่ต้องการแชร์
คุณคงไม่อยากให้เกิดสถานการณ์ที่คุณกำลังแชร์หน้าจออยู่ดีๆ แล้วทันใดนั้นทุกคนในการประชุมก็เห็นอีเมลของคุณกันหมด เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะแชร์เฉพาะสิ่งที่อยากแชร์ ให้นำเสนอเพียงหน้าต่างเดียว (ไม่ใช่ทั้งหน้าจอ) ดูวิธี
เคล็ดลับข้อที่ 5: ถ้าอยากเห็นบรรยากาศในห้อง ก็แค่เปลี่ยนเลย์เอาต์ของหน้าจอ
ฟีเจอร์หนึ่งของ Meet ที่ฉันชอบมากก็คือการเปลี่ยนเลย์เอาต์ของวิดีโอคอล ถ้ามีคนกำลังแสดงสไลด์อยู่ แต่ในขณะเดียวกันก็กำลังมีการพูดคุยอย่างออกรสในออฟฟิศ คุณสามารถเปลี่ยนเลย์เอาต์เพื่อโฟกัสไปที่คนในออฟฟิศแทนการนำเสนอได้ ดูวิธีการ
เคล็ดลับข้อที่ 6: เป็นตัวของตัวเอง
ทุกคนต่างก็มีชีวิตนอกเหนือจากที่ทำงาน สำหรับวัฒนธรรมของที่ทำงานบางแห่ง การเผยให้เห็นบางส่วนของชีวิต "จริง" รอบๆ ตัวคุณอาจเป็นเรื่องที่ยอมรับได้ (หรือเป็นเรื่องดีด้วยซ้ำ) เช่น คุณอาจให้ลูกโบกมือทักทายกล้อง หรือรับประทานอาหารกลางวันไปด้วยก็ได้ถ้าคุณประชุมมาตลอดทั้งวันและไม่ได้หยุดเลย การเผยบางมุมของชีวิตอาจช่วยให้เกิดความรู้สึกใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานมากขึ้น และบางครั้งอาจทำให้คนเข้าใจถึงสิ่งที่คุณต้องรับมือนอกเหนือจากการทำงานอีกด้วยซ้ำ
