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재택근무 시 업무 수행과 관련된 8가지 도움말

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직원이 모두 같은 장소에서 근무할 수 없을 때 팀의 원활한 소통을 위한 최선의 방법을 고려하는 기업이 많아짐에 따라, 많은 고객들이 생산성을 유지하고 업무를 지속하기 위한 권장사항을 문의해 오고 있습니다. 다음은 팀에서 원격으로 작업할 때 공동작업을 촉진하기 위한 몇 가지 권장사항입니다.

원격 작업을 위해 팀에 필요한 사항 준비하기

사무실 근무에서 재택근무로 전환하기 전에 먼저 팀에 적절한 도구와 절차를 마련해야 합니다. 도구 및 절차가 마련되고 나면 다음과 같은 추가 조치를 미리 취할 수 있습니다. 

1. 쉽게 연락할 수 있도록 팀 별칭을 만듭니다. 모든 팀원이 포함된 이메일 목록을 만들면 정보를 빠르게 공유할 수 있으며 채팅방을 사용하면 신속하게 토론을 진행할 수 있습니다. 

2. 중요한 문서에 대한 공유 권한을 확인하여 공동작업자가 필요에 따라 문서를 수정하고 댓글을 작성할 수 있도록 합니다. 팀에서 어느 기기에서나 파일을 저장, 검색, 액세스할 수 있는 공유 드라이브를 만드는 것도 고려해 보세요. 

3. 지금 회의 일정을 예약하여 나중에 연락을 주고받는 데 사용합니다. 캘린더 초대를 설정하고 미리 주제를 만들고 관련 문서를 초대에 첨부하세요. 또한 모든 팀원이 화상 회의에 익숙해지도록 하는 것이 좋습니다. 

매일 팀원과 소통하고 체계적으로 관리하기

팀에 필요한 사항이 모두 마련되고 팀원 모두 재택근무할 준비가 되면 모든 팀원이 동일한 내용을 알고 있는 것이 중요합니다. 이제 필요한 사항이 마련되었고 재택근무할 준비가 되었습니다. 다음은 모든 팀원과 동일한 정보를 공유하기 위한 몇 가지 방법입니다.

4. 매일 회의를 개최하여 동료와 지속적으로 연락을 주고받습니다. 집에서 근무하면 고립될 수도 있으므로 화상 회의를 통해 팀원들이 계속 참여할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 필요한 경우 카메라에 얼굴을 공개하도록 하고, 관련 콘텐츠를 발표하며, 대화를 이끌어내는 질문을 해보세요. 시간대가 달라 모든 팀원이 회의에 참여할 수 없다면 참여자에게 녹화해도 괜찮은지 확인한 후 회의를 녹화합니다.

5. 목표를 공유하고 정기적으로 업데이트합니다. 채팅 그룹을 통하거나 모든 팀원이 업데이트하는 공유 문서를 사용하여 업무 달성 상황을 기록하면, 모든 팀원이 교감하고 최신 소식을 공유하며 작업 항목에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니다. 또한 내부 사이트를 설정하여 중요한 정보와 리소스를 팀의 중앙 허브에 통합하거나 조직에서 정보를 보다 광범위하게 공유할 수 있습니다.

6. 직장 예절을 잘 지킵니다. 사무실에서 근무하지 않는다고 해서 팀원들이 바쁘지 않은 것은 아닙니다. 회의 일정을 예약하기 전에 캘린더를 확인하고, 채팅을 통해 연락하기 전에 동료에게 시간이 괜찮은지 물어보고 시작하세요. 또한 캘린더에 근무 시간을 설정하여 본인의 참석 여부를 동료에게 미리 알릴 수 있습니다. 이렇게 하면 내 근무 시간 외에 팀원이 회의 일정을 예약하려고 하면 팀원에게 경고 알림이 전송됩니다.

집에서 Wi-Fi를 통해 업무 수행하기

집에서 공간과 인터넷 연결을 공유하여 사용할 때는 다른 가족 구성원의 요구사항을 염두에 두어야 합니다. 다음은 몇 가지 도움말입니다.

7. 하루 종일 비디오만 이용하는 것은 권장되지 않습니다.채팅방, 공유 문서, 간단한 설문조사, 빠른 다자간 통화 등 팀에서 연락을 주고받는 데 사용할 수 있는 도구는 얼마든지 있습니다. 특히 인터넷 연결을 공유하는 경우 가장 효과적인 방법을 선택하세요.

8. 본인에게 적합한 설정을 찾습니다. 본인의 집중력을 유지하며 다른 사람의 주의를 산만하게 하지 않는 방법을 찾기 위해 다양한 구성을 시도해야 할 필요가 있습니다. 회의 스크립트를 실시간으로 읽을 수 있도록 실시간 자막을 사용 설정하는 방법을 비롯한 더 나은 영상 통화를 위한 6가지 도움말을 참고하세요. 

위 내용은 G Suite팀에서 집중 및 공동작업에 관해 제안하는 몇 가지 방법에 불과합니다. 자세한 내용은 재택근무 관련 도움말이 포함된 동영상을 시청하고, Google 학습 센터의 원격 근무 관련 도움말에서 최신 업데이트를 확인해 보세요.