Google Workspace を使用した政府機関の効果的なコラボレーション

^{※この投稿は米国時間 2023 年 1 月 10 日に、Google Cloud blog に投稿されたものの抄訳です。}

有意義なコラボレーションを育んでいる組織は、職員の定着率と士気に大きな影響を与えることができます。Google Workspace は、人々がつながり、共に創造、構築、成長できるように設計されています。Workspace により、職員は最も重要なことに時間と注意力を割くことができ、生産性が 14% 向上します。Lynn Martin は最近、コラボレーション ツールを使用することで、政府職員は優秀な人材を確保し、ミッションの成功を推進することができると強調しました。

Google Workspace が取得した FedRAMP High 認定により、公的機関や規制対象産業はコンプライアンスのニーズに対応し、職員に優れた業務体験を提供することができています。Google Workspace は以下のように組織を支援することで、有意義なつながりを築き、ミッションへの影響を促進できます。

組織内コラボレーションの促進

シームレスな共同編集

あらゆる規模のグループが容易に 1 つのドキュメント、スライド、スプレッドシートで共同編集を行い、変更履歴を管理しながら全員の作業内容を確認しています。Google Workspace の最新の機能を使用すれば、ドキュメント内から Google Meet に参加したり、スマートチップを使用して、推奨ユーザーやデータを作業中の場所に取り込んだりするなど、ツールを切り替えることなく共同でタスクに取り組むことができます。また、会議に出席できなかった場合でも、Google Meet の文字起こしを読み、関連するキーワードを検索できます。Google Meet でチームとブレインストーミングを行っている際は、Google の仮想ホワイトボードである Jamboard や、Miro などのサードパーティ アプリを使用して作業できます。すべてのプロダクトが Google Workspace に統合されているので、ユーザー エクスペリエンスが大幅に簡素化されています。

効率的な情報の管理とコンテンツの作成

政府職員は通常、勤務時間の 20% を情報の検索に費やしています。Google はすべてのコアサービスに検索機能を組み込むことで、ユーザーが組織内の情報とデータを Google 検索し、より迅速に仕事を完了できるようにしています。Google ドライブの検索機能を使用すると、ファイルをすばやく見つけることができます。ドライブでの検索と共有ドライブ フォルダ作成機能により、元のファイルの所有者が組織を離れた場合でも、チームメンバーは重要なドキュメントを簡単に見つけることができます。これは政府機関で特に効果的であり、主要な職員が退職した後にワークフローを再作成するという無駄な作業をする必要がなくなります。

スマート キャンバスは、作業プロセスを最適化するために作成されたもう一つの機能です。テンプレート、チェックリスト、コンテキスト設定情報（時間、日付、ユーザーなど）といった形式でインタラクティブな構成要素を導入しており、ユーザーは「@」メンションを活用することで、豊富な情報をドキュメントに直接取り込むことができます。スマート キャンバスは、ユーザーによって照会された関連情報を自動的にインポートするため、ドキュメントの作成が容易になります。接続されたワークフローの力により、ドキュメントの真価を発揮できるようになります。

組織外とのコラボレーション

優れたリーダーというのは、チームを率いる自らの役目が、組織内のコラボレーションや効率化の促進だけにとどまらないことを理解しています。組織をよりパートナーに受け入れやすいものにし、組織外のアイデア、情報、専門知識を浸透させることも心がけているものです。

適切な安全措置を確保し、まとまりのある作業環境を推進するとともに、ユーザーが未承認の外部ツールを使用して技術的なギャップを埋める際のシャドー IT に起因するリスクを軽減しながら、IT 管理者とセキュリティ管理者がこの種のコラボレーションを支援するにはどうすればよいでしょうか。Google Workspace なら、この種の外部コラボレーションを保護するメカニズムを提供できます。

Google は、イノベーションの中心はポータビリティと相互運用性であると信じ、データ移転プロジェクトに参加しました。Google Workspace を採用したユーザーは、Microsoft ユーザーと共同編集できるようになりました。これは、Google Workspace がプロダクト間の一貫性をサポートしているためです。つまり、ユーザーは 100 を超えるさまざまなファイル形式を、変換せずにドライブに保存、共有したり、Gmail の添付ファイルから直接編集したり、PIN の確認による共有を使用して Google ドライブを Office365 ユーザーと共有したり、さらには、空き情報に応じてさまざまな種類のカレンダー間で会議のスケジュールを設定したりできるようになったのです。

官僚主義の合理化を支援

多くの組織は、官僚主義的な組織体質や、それが原因で発生する可能性のあるボトルネックを低減しようとしています。複雑なプロセスは管理の有効性を低下させ、ビジネス サービスの提供を妨げ、職員の不満を増大させます。

Google Workspace を使用すると、幹部は Gmail とカレンダーの委任機能を使用して機密性の低い作業を委任できます。承認プロセスでは、幹部はドライブ ワークフローを使用して、複数のレビュー担当者を許可したり、ドキュメントの完成後に編集権限を制限したりできます。さらに、Chat のスペースを使用すると、リーダーはコミュニティを作成して信頼と心理的安全性を促進できます。Google Meet の録画を使用すると、見逃したコンテンツを簡単に確認でき、また、Meet の文字起こし機能を使用すれば、会議の文字起こしをざっと確認してディスカッションの重要なトピックをハイライト表示し、ユーザー補助のニーズに沿ったインクルーシブな会議を実施できます。

さまざまな言語に対応した Google Meet の字幕機能を併用すれば、組織の幹部職員は真にグローバルなディスカッションを行うことができます。

セキュリティの強化

コラボレーションを促進しても、組織がセキュリティを犠牲にする必要はありません。Google Workspace は追加のセキュリティ レイヤを提供し、職員が相互運用性を通じてバーチャルのつながりを育めるようにするとともに、組織内の保護と安全措置が損なわれないようにします。

Cloud Identity を介してドメイン制御を導入し、外部ユーザーのダウンロードを無効にしたり、「機密」とタグ付けされたメールの転送を制限して偶発的または意図的なデータ漏洩を防止したり、スイート全体で追加のデータ損失防止（DLP）ポリシーを設定して機密データが外部と共有されないようにしたりすることもできます。

Google Workspace の基盤にはゼロトラスト アプローチが組み込まれています。Google が 10 年以上前にサイバーセキュリティ攻撃の標的にされたとき、複雑なセキュリティ リスクに対処するためにツールを進化させました。Google Workspace では、Google Workspace のセキュリティ センター、セキュリティ インシデントの検出とプロアクティブな対応のための Chronicle、組織のエンドポイントを安全に保つ BeyondCorp Enterprise（BCE）などのツールを使用できます。こうしたツールにより、DDoS 対策、低レイテンシの接続、コンテキストアウェア アクセスを確保できるので、リーダーは、ユーザーが意図せずパスワードを漏洩したり、デバイスを侵害したりする心配をせずに済みます。

組織はコラボレーション文化の育成に投資することで、セキュリティ、生産性、相互運用性、新しいハイブリッド体制をサポートするツール、公平かつ革新的で影響力のある人材登用を促進するデジタル トランスフォーメーションなど、すべてを手に入れることができます。

Google Workspace の詳細については、Google の担当者にお問い合わせいただくか、必要事項をウェブフォームにご記入ください。後ほど担当者からご連絡いたします。

^出典: 

^{¹Gallup: The Right Culture: Not Just About Employee Satisfaction、2017 年 4 月}

^{²Quadrant Strategies のレポート}

- Google Public Sector、インフラストラクチャ担当カスタマー エンジニアリング マネージャー Rancho Iyer