SDIS 41 : Offrir aux sapeurs-pompiers volontaires du Loir-et-Cher l'accès à des outils collaboratifs

Avec ses nombreux châteaux et autres attractions comme le ZooParc de Beauval, le département du Loir-et-Cher est surtout connu pour son patrimoine culturel attirant des millions de touristes chaque année. Il abrite également d'importantes infrastructures civiles, telles que des routes, une ligne de trains à grande vitesse, des installations de stockage de gaz naturel et la centrale nucléaire de Saint-Laurent. Ces sites ont tous un point commun : ils présentent des risques spécifiques en termes de services d'urgence. 

La surveillance de la sécurité de ces sites, ainsi que de celle des 335 000 habitants du département, est la mission des pompiers du Service départemental d'incendie et de secours du Loir-et-Cher (SDIS 41), basé dans la ville historique de Blois. Le SDIS 41 gère 80 centres de secours, qui ont pour mission de prévenir et de lutter contre les incendies, d'apporter des secours de premières nécessités ainsi que d'évaluer et de préparer des mesures d'urgence face à des risques. Ses équipes sont spécialisées dans la gestion des produits chimiques, des matériaux radioactifs et des animaux, ainsi que dans les secours d'urgence aux personnes, qui représentent environ 80 % de ses activités. La formation, proposée dans un centre dédié, est un autre aspect clé de sa mission.

Pour fournir ces services, le SDIS 41 collabore avec 202 pompiers professionnels et 1 625 volontaires, ainsi qu'avec un certain nombre de jeunes et d'anciens pompiers. Engagé chez les pompiers volontaires dès l'âge de 16 ans, le commandant Sébastien Lacroix, chef du groupement des services techniques du SDIS 41, est convaincu du rôle clé que jouent ces personnes. "Comme dans d'autres casernes en France, les volontaires font partie intégrante de nos équipes", explique-t-il. "Il s'agit de personnes de toutes professions qui donnent de leur temps libre pour aider les autres. Nous devons nous assurer qu'elles se sentent pleinement intégrées aux équipes." 

À l'exception des chefs des centres de secours, les volontaires ne disposaient pas auparavant de leur propre adresse e-mail. Il était donc difficile de les contacter directement. Avec l'aide du partenaire Google Cloud Ageona, le SDIS 41 a étendu son déploiement de Google Workspace aux volontaires via Google Workspace Frontline, qui permet à tous les collaborateurs de communiquer dans un seul écosystème. 

"Bien que nous utilisions un logiciel spécialisé pour les tâches opérationnelles comme la gestion des disponibilités ou des délais d'intervention, nous avons également besoin d'une plate-forme fiable pour collaborer sur les tâches organisationnelles", explique le commandant Sébastien Lacroix. "C'est là que Google Workspace entre en jeu."

Trouver une solution répondant aux besoins des volontaires de terrain

En 2017, l'administration centrale du Loir-et-Cher a migré vers Google Workspace, tout comme les pompiers professionnels et 55 employés des services techniques et administratifs du SDIS 41. Toutefois, comme les volontaires n'étaient pas inclus dans ce déploiement, les responsables de centre de secours devaient eux-mêmes leur communiquer les informations organisationnelles. "Avec une structure comme la nôtre, où 80 % des effectifs sont composés de volontaires, la mise en place de ressources informatiques pour l'ensemble des équipes posait un problème financier", explique le commandant Sébastien Lacroix. 

Google Workspace Frontline donne accès à des outils de collaboration et de communication clés, ainsi qu'à 2 Go d'espace de stockage par utilisateur à un prix accessible. Il est parfaitement adapté aux exigences des travailleurs de première ligne qui n'ont pas besoin des mêmes fonctionnalités que les employés permanents ou au bureau. "Lorsque Google Workspace Frontline est devenu disponible, nous avons vu qu'il proposait les fonctionnalités techniques dont nous avions besoin, à un prix viable pour des structures comme le SDIS 41", déclare le commandant Sébastien Lacroix. 

Le partenaire Google Cloud Ageona a aidé le SDIS 41 à initier sa migration vers Google Workspace en 2017, en lui offrant une assistance technique continue et en l'accompagnant dans la gestion du changement. "Ageona n'est pas qu'un simple fournisseur de services : cette entreprise est un véritable partenaire, toujours disponible et prêt à s'adapter à nos besoins spécifiques", indique Gaël Yvon, responsable des systèmes d'informations et de communication et au SDIS 41. "Elle nous a donné de nombreuses idées passionnantes et intéressantes pour la migration, qui ont contribué à encourager nos équipes à adopter les nouveaux outils via des webinaires, des tutoriels en présentiel, un plan de communication sur mesure et même des T-shirts." 

Travailler efficacement grâce à des outils simples et intuitifs 

Depuis l'adoption de Google Workspace Frontline il y a un an, tous les pompiers du SDIS 41, professionnels ou volontaires, disposent désormais d'une adresse e-mail Gmail et peuvent utiliser Chat et Meet pour communiquer. Ils peuvent aussi partager des documents et des informations dans Drive, Docs, Sheets et Slides. Le commandant Sébastien Lacroix apprécie particulièrement la manière dont les différents outils Google Workspace, tels que Gmail, Agenda, Drive et Meet, s'intègrent et fonctionnent ensemble. "Lorsque nous sommes passés au télétravail pendant la pandémie de COVID-19, nous disposions déjà de tous les outils dont nous avions besoin", se souvient-il. "Nous n'avions jamais utilisé la visioconférence auparavant, et Google Meet s'est avéré fiable et intuitif." 

Selon Gaël Yvon, Google Workspace a réduit les tâches administratives de l'équipe chargée des systèmes d'informations et de communication, car elle n'a plus à gérer l'infrastructure de la plate-forme de communication. "Le travail administratif est devenu plus simple, et les outils nous aident aussi à optimiser toutes nos tâches quotidiennes", explique-t-il. "Nous pouvons facilement partager des documents et accéder à des données à jour, mais également travailler partout, sur n'importe quel appareil."

Offrir le même accès à tous pour soutenir la mission du SDIS 41

Selon le commandant Sébastien Lacroix, l'aspect le plus important du déploiement est que les volontaires bénéficient du même accès aux outils collaboratifs. Ainsi, la contribution de chaque membre est prise en compte. "Sans Google Workspace Frontline, l'achat de licences pour tous nos pompiers aurait multiplié par trois ou quatre nos coûts annuels", déclare le commandant Sébastien Lacroix. "Ces dépenses peuvent maintenant être allouées à d'autres projets." À terme, le commandant Sébastien Lacroix et Gaël Yvon pensent que le SDIS 41 pourra réduire encore ses coûts en supprimant les logiciels tiers qui offrent les mêmes fonctionnalités que celles de Google Workspace.

En attendant, le SDIS 41 souhaite développer l'utilisation des Drive partagés, ce qui lui permettra de mieux contrôler l'organisation des fichiers et leur accès. "Grâce aux Drive partagés, nous pouvons conserver tous les fichiers nécessaires lorsqu'un employé quitte le SDIS 41, et nous pouvons mieux contrôler les droits de partage", explique le commandant Sébastien Lacroix. Il espère également proposer plus de ressources communes comme des forums en intégrant les outils Workspace à LumApps pour développer un intranet, et en intégrant Drive aux serveurs de stockage en réseau du SDIS 41 pour créer un système de stockage hybride. 

"Nous sommes le premier SDIS en France à utiliser Google Workspace", indique le commandant Sébastien Lacroix. "Google Workspace Frontline s'adapte vraiment aux besoins de nos pompiers volontaires, ce qui nous aide à mener à bien notre mission civique."