Làm việc hiệu quả tại nhà

Nguồn bài viết từ Google blog The Keyword

Tại Google, công việc của tôi là tư vấn cho mọi người về cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất có thể. Khi làm việc tại nhà, các chiến lược đảm bảo năng suất càng trở nên quan trọng hơn vì lịch trình làm việc tại nhà sẽ khác với lịch trình làm việc tại cơ quan. Ví dụ như tôi sẽ không phải di chuyển để đến văn phòng, đi đến các cuộc họp hay chào hỏi đồng nghiệp. Khi ngôi nhà của bạn trở thành văn phòng làm việc, bạn cần phải làm quen với thời gian biểu hoàn toàn mới. 

Hoàn thành công việc khi không có các thành viên trong nhóm ở bên cạnh đã là chuyện bình thường ở Google từ lâu. Trên thực tế, 39% các cuộc họp ở Google có sự góp mặt của các nhân viên sinh sống tại ít nhất 2 thành phố. Tuy nhiên, không phải ai cũng thích nghi với cách làm việc này. Nhiều người trên thế giới đang gặp khó khăn trong điều kiện làm việc mới. Vì vậy, tôi đã tổng hợp một số mẹo đáng tin cậy để bạn có thể làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu, cũng như những bài học mà tôi rút ra được về cách hoàn thành mọi việc khi làm việc tại nhà.

Xác định rõ không gian làm việc và những chỗ không làm việc.

Bạn luôn có thể đặt máy tính trên bàn ăn hoặc ngồi trên ghế sofa để làm việc. Tuy nhiên, việc mỗi ngày đều phải "di chuyển" đến một căn phòng, vị trí, chiếc bàn hoặc ghế để làm việc sẽ giúp não bộ hiểu rằng vị trí (mùi hương, khung cảnh và âm thanh) đó mới là nơi để hoàn thành công việc. Hãy đặt một số vật dụng mà bạn có trên bàn làm việc ở quan trong không gian mới này, như ảnh bạn bè hoặc gia đình. Dùng một tấm lót chuột mới mà bạn thích. Chuẩn bị sẵn những món ăn vặt yêu thích trên một chiếc kệ nhỏ. Và cũng giống như việc tìm một góc làm việc, thì việc xác định những khu vực mà bạn sẽ không làm việc là điều quan trọng không kém. Tốt nhất là không mang máy tính lên tầng trên hoặc vào phòng ngủ. Điều này giúp tạo ra khoảng cách về mặt tâm lý, nhờ đó bạn có thể thường xuyên thư giãn ngay cả khi làm việc tại nhà.

Sử dụng thành thạo Hangouts Meet. 

Nhiều khả năng bạn sẽ phải trò chuyện qua video nhiều hơn. Trong trường hợp của chúng tôi, công cụ để gọi video chính là Hangouts Meet. Sau đây là một số mẹo để sử dụng Meet tại nhà: 1) giảm chất lượng video khi gặp phải vấn đề về giới hạn băng thông hoặc tín hiệu bị chậm; 2) gọi vào số điện thoại để tham gia cuộc gọi video nhưng nghe âm thanh bằng điện thoại, và 3) bật phụ đề cho các cuộc họp để đảm bảo mọi người đều có thể theo dõi. Nếu bạn muốn kết nối (ảo) với mọi người, hãy thiết lập một cuộc trò chuyện video không có chương trình làm việc để trò chuyện với bạn bè hoặc nhóm của bạn trong văn phòng. Đây không phải là một cuộc họp chính thức mà chỉ là để trò chuyện và hỏi thăm nhau.

Làm việc trên "một thẻ" của trình duyệt. 

Nếu ở nhà không có màn hình hoặc bạn không lắp màn hình thường dùng tại nhà, thì mỗi lần làm việc bạn chỉ nên tập trung vào một thẻ trên trình duyệt Chrome mà thôi. Nếu tham gia một cuộc gọi video trên máy tính xách tay, thì bạn nên thu nhỏ tất cả những thẻ khác và chỉ tập trung vào cuộc nói chuyện đó. Điều này giống như việc cất điện thoại hoặc đóng máy tính xách tay để tập trung tham gia một cuộc họp tại văn phòng vậy.

Duy trì thói quen như khi làm việc tại văn phòng. 

Việc không muốn thức dậy và bắt đầu làm việc trên giường sẽ không giúp não chuyển sang "trạng thái" làm việc hiệu quả. Hãy duy trì lịch trình giống như khi bạn đi làm ở văn phòng: thức dậy đúng giờ, ăn sáng và "di chuyển" đến nơi làm việc mới. Dù việc mặc quần áo ngủ có thể mang đến cảm giác thoải mái, nhưng bạn sẽ không cảm thấy giống một ngày làm việc bình thường nữa, do đó sẽ giảm hiệu quả làm việc.

Điều chỉnh lịch trình cho phù hợp với năng lượng sinh học của bạn.

Một trong những lợi ích khi làm việc tại nhà đó là bạn không phải di chuyển. Hãy xem đây là thời gian để thử nghiệm những lịch làm việc khác nhau và tìm ra “thời gian sinh học vàng” của bạn. Nếu bạn là người của buổi sáng, thì hãy thử thức dậy và làm việc trong một khoảng thời gian, sau đó nghỉ giải lao vào giữa buổi sáng. Nếu bạn là cú đêm, thường thích ngủ trễ, thì hãy thay đổi lịch làm việc để có thể làm nhiều hơn vào buổi chiều tối, thời điểm bạn có thể đang về nhà lúc bình thường. Năng suất làm việc không chỉ chú trọng vào công việc bạn làm, mà quan trọng hơn, chính là thời điểm bạn làm việc.

Làm việc tại nhà không có nghĩa là bạn phải làm suốt ngày. 

Một trong những việc khó nhất khi làm việc tại nhà chính là đặt ra ranh giới. Hãy để máy tính ở khu vực làm việc riêng và chỉ làm việc khi bạn ngồi vào khu vực đó. Chọn thời điểm “kết thúc một ngày” bằng cách đặt giờ làm việc trong Lịch Google để nhắc mọi người biết thời gian bạn làm việc. Thư giãn đầu óc như cách bạn hay làm tại văn phòng — thay vì đi bộ đến cuộc họp, hãy đi bộ ra ngoài hoặc gọi điện cho một người bạn.

Lập danh sách việc cần làm trong ngày từ hôm trước. 

Một trong những việc để giữ vững tiến độ và sắp xếp công việc tại nhà là liệt kê những việc bạn cần làm trong ngày. Tôi đã lập một mẫu kế hoạch hằng ngày (bạn cũng có thể dùng mẫu này!) để lên kế hoạch cho những việc tôi định làm theo từng giờ. Nếu bạn điền vào bảng kế hoạch này từ tối hôm trước, thì khi thức dậy, bạn sẽ biết trước những việc cần làm trong ngày.

Hoàn thành việc mà bạn đã dự định từ lâu.  

Ở văn phòng, công việc có thể rất bận rộn nên bạn hiếm khi có thời gian ở một mình hay có thời gian rảnh để làm những việc mình muốn. Làm việc tại nhà là cơ hội để bạn làm những công việc cá nhân, chẳng hạn như tính toán các khoản chi tiêu, đưa ra ý tưởng cho dự án dài hạn hoặc đọc bài viết mà bạn đã đánh dấu từ rất lâu rồi. Hãy lập một danh sách các việc đang diễn ra trong Google Keep và làm những việc này khi bạn có thời gian rảnh.

Thoải mái hơn với bản thân (và những người khác)

Một số người chỉ có căn hộ một phòng ngủ nhỏ và họ dành hết thời gian trong ngày tại đó. Một số khác thì có bạn đời làm việc tại nhà, có con ở nhà hoặc nuôi chó (tôi có đủ cả ba!). Khả năng kết nối có thể bị chậm và đôi lúc bạn nghe được cả tiếng chó sủa, nhưng xin đừng quên rằng mọi người đều đang nỗ lực hết mình để có thể làm việc tại nhà một cách hiệu quả.