"ทำงานที่บ้าน" อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

บทความนี้ มาจากบทความเดิมที่ชื่อ The Keyword

งานของฉันที่ Google คือการให้คำปรึกษาบุคลากรเกี่ยวกับวิธีใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด กลยุทธ์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจะมีความสำคัญยิ่งขึ้นเมื่อต้องทำงานที่บ้าน เนื่องจากกิจวัตรประจำวันจะต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ เช่น ฉันไม่ต้องเดินทางไปทำงาน ไม่ต้องเดินไปร่วมประชุม ทั้งยังไม่ได้พบปะกับเพื่อนร่วมงานอีกด้วย เมื่อบ้านกลายมาเป็นออฟฟิศ คุณจึงต้องสร้างกิจวัตรขึ้นใหม่ทั้งหมด

การทำงานให้เสร็จลุล่วงโดยไม่ได้อยู่ที่เดียวกับเพื่อนร่วมทีมเป็นเรื่องปกติใน Google มาระยะหนึ่งแล้ว (ความจริงแล้ว 39 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมที่ Google จะมีพนักงานที่อยู่คนละเมือง 2 เมืองขึ้นไปร่วมประชุมพร้อมกัน) แต่การทำงานในรูปแบบนี้อาจไม่ได้เหมาะสำหรับทุกคน ซึ่งตอนนี้หลายๆ คนทั่วโลกก็ต้องปรับตัวกับสถานการณ์การทำงานแบบใหม่ ฉันจึงได้รวบรวมเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ใช้บ่อยๆ ไม่ว่าจะทำงานที่ไหนไว้ที่นี่ ทั้งยังนำเกร็ดความรู้เล็กๆ น้อยๆ เกี่ยวกับวิธีการทำงานที่บ้านให้เสร็จลุล่วงมาฝากกันด้วย

หา "มุมทำงาน" (และมุมต้องห้าม)

การนำคอมพิวเตอร์ออกมาตั้งบนโต๊ะกินข้าวหรือการทิ้งตัวลงบนโซฟาก่อนลงมือทำงานอาจจะเป็นเรื่องง่ายก็จริง แต่ห้องทำงาน มุมทำงาน โต๊ะทำงาน หรือเก้าอี้ที่คุณนั่งทำงานประจำทุกวันทำให้สมองเชื่อมโยงว่าสถานที่นั้นๆ (กลิ่น ภาพ และเสียง) เป็นสถานที่ที่คุณจะทำงานให้เสร็จลุล่วง จึงควรลองนำสิ่งของที่เคยวางบนโต๊ะทำงานมาไว้ที่มุมทำงานที่บ้าน เช่น รูปถ่ายเพื่อนหรือครอบครัว ซื้อแผ่นรองเมาส์ใหม่ที่คุณชอบ หรือจะตุนของกินเล่นสุดโปรดไว้บนชั้นวางเล็กๆ ก็ยังได้ และสิ่งที่สำคัญพอๆ กับการสร้าง "มุมทำงาน" คือการกำหนดพื้นที่ต้องห้าม คุณอาจไม่นำคอมพิวเตอร์ขึ้นไปชั้นบนหรือในห้องนอน ซึ่งจะช่วยแยกที่ทำงานกับบ้านออกจากกันได้ ทั้งยังทำให้รู้สึกผ่อนคลายได้บ่อยๆ แม้ว่างานจะอยู่กับคุณที่บ้านก็ตาม

ใช้ Hangouts Meet อย่างมืออาชีพ

ตอนนี้คุณอาจจะใช้เวลาไปกับวิดีโอแชทมากขึ้น ซึ่งในกรณีของเราคือ Hangouts Meet คำแนะนำการประชุมที่บ้านมี 3 ข้อ ดังนี้ 1. ลดคุณภาพวิดีโอเมื่อมีข้อจำกัดด้านแบนด์วิดท์หรือความล่าช้า 2. โทรเข้าวิดีโอคอลแต่ใช้เสียงจากโทรศัพท์ 3. เปิดคำบรรยายวิดีโอสำหรับการประชุมเพื่อให้ทุกคนอ่านตามได้ หากต้องการโต้ตอบกับคนอื่น (ในแบบเสมือนจริง) ก็ลองวิดีโอแชทเล่นๆ กับทีมหรือเพื่อนในออฟฟิศ ซึ่งไม่ใช่การประชุมแบบเป็นทางการ แต่เป็นเพียงการพูดคุยทั่วๆ ไป 

ฝึก "ทำงานด้วยแท็บเดียว"

หากที่บ้านไม่มีจอภาพขนาดใหญ่หรือไม่มีหน้าจอวางอย่างที่ออฟฟิศ การใช้สมาธิกับแท็บ Chrome ทีละแท็บก็จะยิ่งมีความสำคัญ หากคุณกำลังวิดีโอคอลจากแล็ปท็อป ก็ให้ย่อแท็บอื่นลงให้หมด แล้วจดจ่ออยู่กับบทสนทนานั้น ซึ่งก็เหมือนกับการวางโทรศัพท์ไว้ไกลตัวหรือปิดแล็ปท็อปเพื่อจดจ่อกับการประชุมอยู่ตลอด

ดำเนินกิจวัตรให้เหมือนเวลาทำงาน

พยายามห้ามใจไม่ให้ตื่นนอนและเริ่มทำงานบนเตียง เนื่องจากการทำเช่นนี้ไม่ช่วยให้สมอง "อยู่ในอารมณ์" ที่อยากจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรดำเนินกิจวัตรประจำวันตามปกติ ตั้งแต่ตื่นนอน แต่งตัว รับประทานอาหารเช้า และ "เดินทาง" ไปพื้นที่ทำงานแห่งใหม่ แม้ว่าชุดนอนจะสบายตัว แต่การใส่ชุดนอนทำงานจะทำให้คุณรู้สึกว่าไม่ได้กำลังทำงานอยู่ตามปกติ และทำงานให้เสร็จสิ้นยากขึ้นด้วย

ปรับเปลี่ยนตารางชีวิตเพื่อให้ทำงานด้วยพลังที่เต็มเปี่ยม

หากถามว่าข้อดีของการทำงานที่บ้านคืออะไร คงเป็นการที่เราไม่ต้องเดินทาง โดยให้นำข้อดีนี้มาเป็นโอกาสในการลองจัดตารางชีวิตใหม่และค้นหา "ช่วงเวลาที่คุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด" หากคุณเป็นคนตื่นเช้า ก็ให้ลองตื่นมาจัดการเรื่องต่างๆ สักพัก แล้วจึงพักจากการทำงานในช่วงสายๆ แต่หากชอบทำงานตอนกลางคืนและนอนดึกหน่อย ก็ให้ปรับเปลี่ยนตารางชีวิตมาเน้นทำงานในช่วงบ่ายแก่ๆ ซึ่งเป็นช่วงที่คุณอาจกำลังเดินทางกลับมาบ้านตามปกติ การทำงานให้มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณทำเพียงอย่างเดียว ปัจจัยที่สำคัญกว่าคือช่วงเวลาที่ทำงานนั้นๆ 

การทำงานที่บ้านไม่ได้หมายความว่าต้องทำงานตลอดเวลา

หนึ่งในสิ่งที่ยากที่สุดของการทำงานที่บ้านคือการกำหนดขอบเขตการทำงาน คุณควรวางคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้ตรงพื้นที่ทำงานและทำงานเฉพาะเวลาที่อยู่ในพื้นที่นั้นเท่านั้น แล้วเลือกเวลา "เลิกงาน" ด้วยการตั้งค่าเวลาทำงานใน Google ปฏิทิน เพื่อให้ผู้อื่นทราบถึงเวลาทำงานของคุณ พักสมองอย่างที่คุณทำในออฟฟิศ แต่แทนที่จะพักระหว่างเดินไปห้องประชุม ให้ออกไปเดินเล่นข้างนอกหรือโทรหาเพื่อนแทน

สร้างลิสต์สิ่งที่ต้องทำพรุ่งนี้ไว้ตั้งแต่วันนี้

ขั้นตอนหนึ่งของการทำงานตามเป้าหมายที่ตั้งไว้และการจัดตารางการทำงานที่บ้านคือการเขียนรายการสิ่งที่ต้องทำในวันหนึ่งๆ ฉันได้สร้างเทมเพลตการวางแผนชีวิตประจำวัน (ลองใช้กันดู!) ที่ช่วยให้ฉันวางแผนสิ่งที่ต้องการทำแบบชั่วโมงต่อชั่วโมงได้ หากป้อนข้อมูลลงเทมเพลตนี้ไว้เมื่อคืน คุณก็จะตื่นเช้ามาแล้วรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างในวันนี้

ทำสิ่งที่ตั้งใจจะทำมาตลอดให้สำเร็จ 

การทำงานในออฟฟิศอาจดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ทำให้แทบไม่มีเวลาอยู่กับตัวเองหรือช่วงพักเพื่อไปจัดการสิ่งต่างๆ ให้เสร็จ การทำงานที่บ้านจึงเป็นโอกาสในการจัดการเรื่องส่วนตัวที่ต้องทำให้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการค่าใช้จ่าย การระดมความคิดสำหรับโครงการระยะยาว หรือการอ่านบทความที่บุ๊กมาร์กไว้นานแล้ว ลองลิสต์ที่ยังไม่ได้ทำใน Google Keep และกลับมาดูเมื่อมีเวลาเหลือในช่วงพัก

อย่าเข้มงวดกับตัวเอง (และคนอื่น) มากเกินไป

บางคนอาจมีแค่ห้องนอนแบบสตูดิโอและต้องอยู่ในนั้นทั้งวัน บางคนมีคู่สมรสที่ทำงานที่บ้าน รวมถึงลูกๆ หรือสุนัขที่บ้าน (ฉันมีทั้ง 3 อย่างเลย) ดังนั้นการเชื่อมต่อจึงอาจช้ากว่าเดิม หรืออาจมีเสียงสุนัขเห่าดังอยู่ข้างหลัง แต่อย่าลืมว่าทุกคนก็พยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้การทำงานที่บ้านเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด