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居家办公,高效轻松

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此博客最初发表在The Keyword

在 Google,我的职责是建议员工如何尽可能高效利用时间。居家办公时,我提出来的效率策略更为重要,因为我们一天中居家办公的流程与常规的办公室办公不同,比如,我们不必通勤,不必步行去开会,也不会碰到同事。在您的居所成为办公室后,您需要了解一套全新的日常安排。

在团队成员无法面对面交流的情况下搞定工作已在挺久之前成为了 Google 的常态(实际上,在 39% 的 Google 会议里有身处两个或更多不同城市的参会员工)。不过,并非每个人都适应这种情况。现在,世界各地的许多人都要面临新的工作环境。因此,我整理了一些有助于在任何地方提高工作效率的妙招,还有我了解到的一些有关如何在家中搞定所有工作的经验。

指定工作位置和非工作位置

您当然可以把电脑拎到餐桌上,或是扑通一声坐到沙发上开始工作。不过,如果您每天办公都锁定同一个房间、位置、桌子或椅子,则有助于您的大脑将这个位置(气味、景观与声音)与搞定工作关联起来。在桌子上摆放一些东西,比如亲朋好友的照片。放上一张您喜欢的新鼠标垫。在小架子上存上一些您爱吃的零食。还有,跟打造“办公位置”同样重要的,是要确定不适合办公的区域。也许您永远不会把电脑带上楼或带进卧室。这有助于建立精神上的距离,即使您居家工作,也可以经常放松身心。 

专业地使用 Hangouts Meet。

您可能会花更多的时间视频聊天,我们使用的是 Hangouts Meet。在家使用 Meet 有一些技巧:在遇到带宽限制或延迟时调低视频画质;拨打视频电话,但只通过手机获取音频;以及给会议加上字幕,确保每个参会人员都跟得上。如果您需要进行某种(虚拟)人际互动,可以跟团队成员或办公室里的朋友来一次没有议程的视频聊天;这种并不是正式的会议,只是聊上几句、相互签一下到而已。

试着“使用一个标签页办公”。

如果家中没有大屏显示器或屏幕设置跟平时办公时不一样,请一次集中使用一个 Chrome 标签页,这更为重要。如果您在笔记本电脑上视频通话,可以把其他所有标签页最小化,集中精力在会话上,就像您会收起手机或合上笔记本电脑专心开会一样。

进入办公状态。

请抵制住醒来后开始在床上办公的冲动,这不利于您的大脑进入高效办公的状态。坚持按日常安排行事,比如起床、穿衣服、吃早餐,然后“通勤”到新的工作空间。穿着睡衣虽然舒适,但这会让您少了日常工作日的感觉,工作完成起来就更难了。

依照自己的日程安排和精力充沛程度行事。

居家办公有什么好处呢?不用通勤。可以用这段时间尝试其他安排,找到属于自己的“生物学黄金时间”。如果您习惯早起,可以试试早起做点工作,然后在上午十点左右休息一下。如果您是夜猫子,喜欢晚睡一会儿,不妨改变时间安排,在傍晚(也就是平常下班通勤的时间里)完成更多的工作。工作效率不仅与工作内容相关,更重要的是与工作时段相关。

居家办公并不意味着要一直工作。

居家办公时,最难的就是如何设置边界。把电脑留在工作区,仅在您处于该位置时才工作。定好在哪个时间点结束一天的工作,只需要在 Google 日历中设置工作时间即可,它将在您应该停止工作时发出提醒。您可以像往常在办公室里一样适当放松一下精神,当然这时您不需要再走路去开会,可以去外面走走或者打电话给朋友。

提前一天创建每日待办事项清单。

要想保持工作进度并定好居家工作时间表,您需要执行的事项之一是列出一天中要做的事情。我制作了一个日常计划模板,您也可以用上!它可以帮助我制定每小时的待办事项计划。如果您在前一天晚上填写了这个模板,那第二天一早醒来,您会清晰地知道当天需要做些什么。

完成您一直想做的一件事。

在办公室,工作永远是忙碌的。为了搞定工作,您很少有时间独处或停下工作。居家办公让您有机会补做一些个人待办事项,比如完成缴费、就某个长线项目集思广益或者阅读很久以前收藏的那篇文章。在 Google Keep 里列出一个持续事项清单,如果您刚好有休息时间,可以回头来看看。

放松自己和他人

有些人住的是一居室的房子,一整天都得在那里度过。有些人是配偶在家工作,或是孩子在家,或是狗狗在家(我是三样全中!)。网络连接可能比平时慢,背景音中也可能会出现一些狗狗叫声,但请记住,每个人都在尽最大努力让居家办公变得舒适轻松。