Mọi thứ cần thiết để làm việc từ xa: Quản trị viên CNTT nên trang bị thế nào cho lực lượng lao động phân tán ở nhiều nơi

Với lượng lớn doanh nghiệp và tổ chức khuyến khích người lao động làm việc từ xa, một số nhân viên sẽ mong muốn được trợ giúp khi làm quen với các công cụ số giúp duy trì năng suất. Sau đây là một vài phương pháp hay nhất mà chúng tôi đề xuất cho quản trị viên CNTT để các doanh nghiệp cũng như các nhóm có thể cộng tác hiệu quả, bất kể ở đâu.

Cấp cho người lao động quyền sử dụng các công cụ họ cần để cộng tác từ xa

Hội nghị truyền hình, tính năng trò chuyện, email và tài liệu dùng chung đều là các công cụ cần thiết, giúp kết nối những người làm việc từ xa. Hãy đảm bảo bạn cấp cho nhân viên quyền truy cập vào đúng ứng dụng với các quyền phù hợp để tránh trường hợp họ không thể làm việc. Bạn nên đảm bảo các thiết bị được quản lý có những chính sách dành cho việc truy cập vào mạng riêng ảo (VNP), Wi-Fi và Ethernet, cũng như có các chứng chỉ mạng phù hợp (đối với các thiết bị được quản lý mà bạn đã đăng ký trong tổ chức của mình). 

Như Hangouts Meet chẳng hạn, sản phẩm này giúp mọi người duy trì kết nối khi làm việc từ xa. Vậy nên, để giúp các doanh nghiệp và trường học luôn kết nối, như đã thông báo gần đây, chúng tôi sẽ cung cấp miễn phí các tính năng hội nghị truyền hình tiên tiến nhất của Hangouts Meet cho các tổ chức G Suite và G Suite cho Giáo dục. Nếu các quản trị viên G Suite muốn tận dụng những tính năng này, trên Trang chủ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Ứng dụng > G Suite > Google Hangouts > Cài đặt Meet. Tại đây, bạn có thể bật các tính năng như quay video và phát trực tiếp. Hãy nhớ bật tính năng gọi video – tìm hiểu cách tại đây. 

Sẵn sàng hỗ trợ và cung cấp thông tin trên quy mô lớn 

Trang web nội bộ có thể là công cụ hữu hiệu để chia sẻ những thông tin quan trọng trên quy mô lớn trong phạm vi tổ chức. Ví dụ: khi trao đổi về các thay đổi liên quan đến chính sách làm việc từ xa, hãy cân nhắc tạo một trang web nội bộ, trên đó có đưa ra trước những câu hỏi thường gặp và bao gồm các thông tin sau:

• Hướng dẫn về sản phẩm
• Các phương pháp hay nhất khi làm việc từ xa, trong đó có các mẹo liên quan đến cách sử dụng bộ nhớ dùng chung, cách cộng tác trên tài liệu trong thời gian thực và cách bắt đầu tham gia cuộc họp video.

Trang web này cũng có thể có phòng trò chuyện dùng để hỗ trợ nhân viên và lịch biểu hiển thị giờ làm việc đã định trước. Tại đó, quản trị viên CNTT có thể giúp người dùng giải đáp các thắc mắc mà họ có thể gặp phải khi bắt đầu làm việc ở nhà. 

Ngoài ra, tài liệu, bảng tính và bản trình bày cũng là các công cụ quan trọng để nhân viên cập nhật thông tin nhanh chóng. Chúng tôi có rất nhiều tùy chọn chia sẻ phù hợp với quy mô đối tượng của bạn.

Đảm bảo các chính sách của doanh nghiệp sát với nhu cầu của người lao động 

Hãy nhớ đưa ra các chính sách hợp lý dựa trên điều kiện thực tế. Ví dụ: Nhờ khả năng cung cấp hỗ trợ và quản lý các thiết bị Chrome từ xa mà nhân viên vẫn có thể tiếp tục làm việc, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong trường hợp thiết bị của công ty bị thất lạc hay đánh cắp. 

Nếu áp dụng chính sách Context-aware access cho nhiều nhóm người dùng (chẳng hạn như chỉ cho phép một số nhân viên nhất định dùng Gmail bên ngoài mạng Wi-Fi của công ty), thì bạn nên chỉnh sửa lại các cấp truy cập này để nhân viên có thể dùng được các công cụ họ cần khi làm việc từ xa.

Nhóm CNTT có thể thực thi các chính sách trình duyệt dành cho người dùng, cho dù những người này có sử dụng mạng của công ty hay không. Để giúp bạn thiết lập một vài trong số các chính sách này, hãy xem nội dung ở đây.

Bạn cũng nên xem lại các chính sách phân bổ phần cứng cho nhân viên trong tổ chức mình. Chẳng hạn, trong tình huống có một nhân viên cần thay mới thiết bị nhưng tổ chức của bạn lại áp dụng chính sách không được gửi thiết bị đến nhà riêng của nhân viên. Như vậy, nhân viên đó sẽ gặp khó khăn khi yêu cầu các phần cứng cần thiết cho công việc. Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét các chính sách liên quan đến việc nhân viên sử dụng phần cứng cho nhu cầu cá nhân. Ví dụ: một số nhân viên có thể muốn mang phần cứng về nhà cho con học qua mạng và nếu bạn linh động thì họ sẽ thấy rất cảm kích. 

Sẵn sàng giám sát việc áp dụng và chia sẻ những thành công của nhân viên 

Hãy quên việc áp đặt đi. Xác định sẵn rằng cách áp dụng giữa nhóm này với nhóm khác hoặc thậm chí là giữa các khu vực sẽ có sự khác biệt. Tiến hành phân tích xu hướng sử dụng là cách giúp bạn xác định xem nhóm nào cần được đào tạo thêm. Bạn cũng có thể nhận ra là, dù cách áp dụng giữa các nhóm có khác nhau đi nữa, thì cứ nên nhân rộng cách giúp tận dụng tối đa công nghệ cho toàn tổ chức. Ví dụ: Công cụ đánh giá chất lượng của Meet có trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên có thể giúp bạn xem xét việc tham gia cuộc họp và trợ giúp người dùng trong thời gian thực.

Luôn tìm tòi, khen ngợi và chia sẻ những việc đã làm tốt. Tạo một kênh liên lạc – phòng trò chuyện hoặc tài liệu cho phép nhiều người tham gia chỉnh sửa – để các nhân viên chia sẻ các phương pháp hay nhất cũng như những thành công của họ khi làm việc từ xa. Các thông tin này có thể giúp ích được cho những người khác. 

Trong tương lai

Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn xác định rõ nhu cầu của tổ chức mình khi lên kế hoạch hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa. Chúng tôi sẽ tiếp tục chia sẻ những kiến thức và phương pháp hay nhất của mình, đồng thời cung cấp các tài nguyên mới và cập nhật những tài nguyên hiện có. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể tìm thêm thông tin trong bài viết về các mẹo làm việc từ xa có trên Trung tâm kiến thức và trong Trung tâm trợ giúp của chúng tôi.