สิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานทางไกล: วิธีที่ฝ่ายไอทีจะเตรียมพร้อมสำหรับพนักงานที่กระจายกันอยู่ตามที่ต่างๆ

ธุรกิจและองค์กรจำนวนมากเริ่มจำเป็นต้องสนับสนุนพนักงานที่ทำงานทางไกล ซึ่งบางคนอาจต้องการความช่วยเหลือในการทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือดิจิทัลเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงานให้อยู่ในระดับเดิม เรามีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจะมาแชร์สำหรับผู้ดูแลระบบไอที เพื่อช่วยให้ธุรกิจและทีมทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม 

ให้พนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานร่วมกันจากทางไกล 

การประชุมทางวิดีโอ แชท อีเมล และการแชร์เอกสารต่างก็เป็นเครื่องมือจำเป็นที่จะช่วยให้พนักงานซึ่งทำงานจากคนละที่ติดต่อกันได้ตลอดเวลา คุณต้องเปิดให้พนักงานมีสิทธิ์ระดับที่เหมาะสมในการเข้าถึงแอปที่ต้องใช้ เพื่อลดเวลาที่ทำงานไม่ได้ ตรวจสอบให้มั่นใจว่าอุปกรณ์ที่ได้รับการจัดการมีนโยบายที่ถูกต้องสำหรับการเข้าใช้ Wi-Fi อินเทอร์เน็ต และเครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) รวมถึงใบรับรองเครือข่าย (สำหรับอุปกรณ์ที่ได้รับการจัดการซึ่งลงทะเบียนในองค์กรของคุณ) 

ตัวอย่างเช่น Hangouts Meet ช่วยให้ผู้คนสื่อสารกันได้แม้จะอยู่ห่างไกลกัน และเพื่อช่วยให้ผู้คนในธุรกิจและโรงเรียนเชื่อมโยงถึงกัน เมื่อเร็วๆ นี้เราจึงได้ประกาศเปิดให้บริการความสามารถในการประชุมทางวิดีโอด้วย Hangouts Meet โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กรที่ใช้ G Suite และ G Suite for Education หากผู้ดูแลระบบ G Suite ต้องการใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์เหล่านี้ ให้เปิดหน้าหลักของคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไปที่เมนูแอป > G Suite > Google Hangouts > การตั้งค่า Meet แล้วเปิดใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การบันทึกการประชุมและสตรีมมิงแบบสดจากที่นี่ อย่าลืมดูว่าวิดีโอคอลเปิดใช้งานอยู่ ดูวิธีได้ที่นี่ 

เตรียมพร้อมที่จะให้การสนับสนุนและข้อมูลในวงกว้าง 

เว็บไซต์ภายในเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการแชร์ข้อมูลสำคัญในวงกว้างภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแจ้งการเปลี่ยนแปลงในนโยบายการทำงานทางไกล คุณอาจสร้างเว็บไซต์ภายในที่เตรียมตอบคำถามที่พบบ่อย และใส่ข้อมูลต่อไปนี้

• บทแนะนำการใช้ผลิตภัณฑ์
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานจากระยะไกล รวมถึงเคล็ดลับในการใช้ไดรฟ์ที่แชร์ การทำงานร่วมกันในเอกสารแบบเรียลไทม์ และการประชุมที่เน้นวิดีโอเป็นหลัก

เว็บไซต์นี้ยังอาจมีห้องแชทสำหรับการสนับสนุนและแจ้งกำหนดการเวลาเปิดทำการที่วางแผนไว้ ซึ่งเป็นเวลาที่ฝ่ายไอทีจะมาช่วยตอบคำถามที่ผู้ใช้อาจสงสัยเมื่อเริ่มทำงานจากบ้าน 

เอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลอัปเดตซึ่งเปลี่ยนแปลงได้ทุกคนนาทีอีกด้วย ดังนั้นเราจึงมีตัวเลือกการแชร์ที่หลากหลาย ซึ่งเลือกใช้ได้โดยขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่มเป้าหมาย 

ตรวจสอบว่านโยบายบริษัทสอดคล้องกับความจำเป็นของพนักงาน 

พิจารณาสภาพแวดล้อมของคุณโดยคำนึงถึงสถานการณ์ในปัจจุบันด้วย ตัวอย่างเช่น ความสามารถที่จะให้การสนับสนุนจากระยะไกลและจัดการอุปกรณ์ Chrome จากระยะไกลจะช่วยให้พนักงานพร้อมทำงานได้อย่างรวดเร็ว และช่วยลดความเสี่ยงในกรณีที่อุปกรณ์ของบริษัทสูญหายหรือถูกขโมย 

ถ้าคุณใช้นโยบายการเข้าถึงแบบ Context-Aware กับผู้ใช้กลุ่มต่างๆ (เช่น อนุญาตให้เฉพาะพนักงานบางคนเข้าถึง Gmail ได้เมื่ออยู่นอกเครือข่าย Wi-Fi ของบริษัท) คุณควรกลับมาทบทวนระดับสิทธิ์เข้าถึงเหล่านี้ เพื่อให้พนักงานยังคงใช้เครื่องมือที่จำเป็นได้ขณะทำงานทางไกล ทีมไอทีอาจบังคับใช้นโยบายเบราว์เซอร์กับผู้ใช้ได้ไม่ว่าผู้ใช้จะใช้เครือข่ายของบริษัทหรือไม่ก็ตาม ลองดูคำแนะนำเหล่านี้เพื่อช่วยในการตั้งค่านโยบาย

คุณควรทบทวนนโยบายขององค์กรเกี่ยวกับมอบฮาร์ดแวร์ให้พนักงานด้วย ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนอุปกรณ์ แต่ถ้าองค์กรของคุณมีนโยบายที่ห้ามไม่ให้จัดส่งอุปกรณ์ไปที่บ้านของพนักงาน ก็อาจเป็นปัญหาสำหรับคนที่จำเป็นต้องใช้ฮาร์ดแวร์บางอย่าง นอกจากนี้คุณควรพิจารณานโยบายเกี่ยวกับการใช้ฮาร์ดแวร์เพื่อจุดประสงค์ส่วนบุคคลของพนักงานด้วย เช่น พนักงานบางคนอาจต้องให้ลูกใช้ฮาร์ดแวร์เพื่อเข้าร่วมชั้นเรียนทางไกลจากที่บ้าน การที่คุณมอบความยืดหยุ่นนี้ก็จะช่วยให้รู้สึกมั่นใจมากขึ้น 

เตรียมพร้อมที่จะติดตามการใช้งานและแชร์ความสำเร็จของพนักงาน 

อย่าเพียงตั้งค่าแล้วก็ทิ้งไปเลย คุณควรเตรียมพร้อมที่จะศึกษาว่าแต่ละทีมหรือแต่ละภูมิภาคมีรูปแบบการใช้งานที่แตกต่างกันอย่างไร การวิเคราะห์แนวโน้มการใช้งานจะช่วยให้รู้ว่าทีมไหนควรได้รับคำแนะนำหรือการฝึกอบรมเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังอาจช่วยให้คุณค้นพบวิธีการใช้งานของบางทีมที่ต่างไปจากทีมอื่นๆ ซึ่งทำให้พวกเขาใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีนี้ได้เต็มศักยภาพมากขึ้น และบางทีคุณอาจจะอยากเผยแพร่ให้ทั้งองค์กรรับทราบ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือจัดการคุณภาพ Meet ในคอนโซลผู้ดูแลระบบทำให้คุณตรวจสอบการเข้าร่วมประชุมและช่วยเหลือผู้ใช้ในแบบเรียลไทม์ได้

ค้นหาความสำเร็จเหล่านี้ ชื่นชม และเผยแพร่ต่อไป สร้างศูนย์กลางขึ้นมาแห่งหนึ่ง อาจเป็นห้องแชทหรือเอกสารที่มีผู้เขียนหลายคนร่วมกันก็ได้ เพื่อให้พนักงานได้มาแชร์แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของตนและความสำเร็จที่ได้รับจากการทำงานทางไกล ซึ่งจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นๆ ด้วย 

วางแผนเพื่ออนาคคต

เราหวังว่าคำแนะนำนี้จะช่วยให้คุณพิจารณาความต้องการขององค์กรอย่างถี่ถ้วนขณะวางแผนเพื่อสนับสนุนพนักงานที่กระจายตามที่ต่างๆ เราจะแชร์สิ่งที่เราได้เรียนรู้และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างต่อเนื่อง และจะนำเสนอทั้งแหล่งข้อมูลใหม่และที่อัปเดตให้คุณเข้าถึงได้ ในระหว่างนี้ คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ในบทความในศูนย์การเรียนรู้เกี่ยวกับเคล็ดลับสำหรับการทำงานทางไกล และในศูนย์ช่วยเหลือ