원격근무에 필요한 기본 사항: IT 부서에서 인력 분산 배치에 대비할 수 있는 방법

많은 기업과 조직에서 원격 근무자를 지원해야 할 필요성에 직면함에 따라, 생산성 유지를 위해 디지털 도구를 익히는 데 도움이 필요한 경우가 종종 있습니다. 다음은 기업 및 팀에서 위치와 상관없이 어디서나 효과적으로 함께 작업할 수 있도록 지원하는 IT 관리자를 위한 몇 가지 권장사항입니다. 

직원이 원격으로 공동작업하기 위해 필요한 도구에 액세스할 수 있는 권한 부여하기 

화상 회의, 채팅, 이메일, 공유 문서는 모두 원격 근무자의 원활한 소통을 돕는 필수 도구입니다. 직원이 올바른 권한으로 올바른 앱에 액세스할 수 있도록 확인하여 다운타임을 방지해야 합니다. 조직에 등록된 관리 기기의 경우 네트워크 인증서뿐만 아니라, Wi-Fi, 이더넷, 가상 사설망(VPN) 액세스에 대해 관리 기기에 올바른 정책이 있는지 확인하는 것이 좋습니다. 

예를 들어 행아웃 미팅을 사용하면 원격으로 작업하는 동안 기업과 학교에서 사용자들이 원활하게 소통하는 데 도움이 됩니다. Google에서는 곧 G Suite 및 G Suite for Education 조직을 대상으로 고급 행아웃 미팅 화상 회의 기능을 무료로 제공할 예정이라고 최근 발표한 바 있습니다. 이러한 기능을 활용하려는 G Suite 관리자는 관리 콘솔 홈페이지에서 앱 > G Suite > Google 행아웃 > 행아웃 미팅 설정으로 이동하여 녹화 및 실시간 스트리밍과 같은 기능을 사용 설정할 수 있습니다. 영상 통화가 사용 설정되어 있는지 확인하세요. 여기에서 설정 방법 확인하기 

대규모 지원 및 정보 제공 준비하기 

내부 사이트는 조직 내에서 중요한 정보를 대규모로 공유할 수 있는 강력한 도구가 될 수 있습니다. 예를 들어 원격 작업 정책의 변경사항을 전달할 때 자주 묻는 질문(FAQ)을 예측하여 다음 정보를 포함하는 내부 사이트를 만드는 것이 좋습니다.

• 제품 가이드

• 공유 드라이브 사용 방법, 실시간 문서 공동작업, 우선 화상 회의에 관한 도움말을  비롯한 원격 근무 권장사항

또한 이 내부 사이트에 지원 전용 채팅방을 포함하고, 사용자가 재택근무 시 발생할 수 있는 질문에 대해 IT팀에서 지원 가능한 예정 근무 시간 일정을 표시할 수 있습니다. 

문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 역시 작업자에게 시시각각 변하는 정보를 최신 상태로 제공하는 데 도움이 되는 중요한 도구입니다. 사용자의 규모에 따라 다양한 공유 옵션이 있습니다. 

회사 정책이 직원의 요구사항을 반영하는지 확인하기 

반드시 현재 상황을 염두에 두고 사용자 환경에 대해 생각해 보세요. 예를 들어 원격 지원을 제공하고 원격으로 Chrome 기기를 관리하는 기능은 직원들이 빠르게 업무를 시작하게 하거나 회사 기기가 분실 또는 도난된 경우 위험을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

다른 사용자 그룹들에 컨텍스트 인식 액세스 정책을 적용(예: 특정 직원에게만 회사 Wi-Fi 네트워크 외부에서 Gmail에 액세스 허용)하는 경우, 직원이 원격으로 작업할 때 필요한 도구를 사용할 수 있도록 이러한 액세스 수준을 재검토해야 합니다. IT팀은 사용자가 회사 네트워크에 연결되어 있는지와 상관없이 브라우저 정책을 시행할 수 있습니다. 이러한 정책 일부를 설정하는 데 관련된 도움말은 여기를 참고하세요.

직원에게 하드웨어를 배포하는 것과 관련된 조직의 정책도 검토하는 것이 좋습니다. 예를 들어 직원의 기기를 교체해야 하는 데 조직의 정책에는 직원의 집으로 기기를 배송하지 못하도록 되어 있는 경우, 하드웨어가 필요한 직원이 필수 하드웨어를 받기가 더 어려울 수 있습니다. 하드웨어를 직원들의 개인적인 용도에 사용하는 것에 관한 정책도 고려해야 합니다. 예를 들어 일부 직원은 자녀가 원격 교육에 액세스하도록 집에서 하드웨어를 사용할 필요가 있을 수 있습니다. 이러한 경우 하드웨어를 사용하도록 허용하여 직원들을 안심시킬 수 있습니다. 

직원의 적응 상태를 모니터링하고 직원의 성공 사례를 공유할 수 있도록 준비하기 

설정만 하고 잊어버려서는 안 됩니다. 팀마다 또는 지역별로 사용 패턴이 어떻게 다른지 이해할 수 있도록 준비하세요. 사용 추세를 분석하면 추가 교육이 필요한 특정 팀을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 분석을 통해 특정 팀이 기술을 최대한 활용함에 있어 다른 팀과 다르게 작업하는 것을 알아내어 조직 내 다른 팀으로 확장하는 것이 좋을 수도 있습니다. 예를 들어 관리 콘솔의 행아웃 미팅 품질 도구를 사용하면 관리자가 행아웃 미팅 참여를 검토하고 사용자를 실시간으로 지원할 수 있습니다.

성과를 찾아 축하하고 공유해 보세요. 직원이 자신의 권장사항과 원격 근무 시 발견한 성공 사례를 공유하도록 채팅방 또는 공동 작성 문서를 만들면 다른 직원들도 혜택을 받을 수 있습니다. 

향후 계획

인력 분산 배치를 지원하는 계획 수립에 있어 조직의 요구사항을 충분히 파악하는 데 이 가이드가 도움이 되셨기를 바랍니다. Google에서는 정보와 권장사항을 계속 공유하고 새롭게 업데이트된 리소스를 지속적으로 제공할 것입니다. Google 학습 센터의 원격 근무 관련 도움말 및 고객센터에서 자세한 내용을 확인할 수 있습니다.