Ocho consejos para optimizar el trabajo desde casa

En un momento en el que muchas empresas están buscando las formas más idóneas de mantener conectados a sus equipos cuando no todos los trabajadores pueden estar en la misma ubicación, diversos clientes me han pedido que les dé recomendaciones sobre cómo seguir siendo productivos y mantenerse centrados en el trabajo. En esta entrada encontrarás algunas prácticas recomendadas para facilitar la colaboración cuando los equipos se ven obligados a trabajar a distancia. 

Preparar al equipo para trabajar a distancia

Asegúrate de que tu equipo cuenta con las herramientas adecuadas y que se han configurado los procesos necesarios antes de hacer la transición del trabajo en la oficina al teletrabajo. Una vez que todos los recursos estén preparados, aquí tienes algunos pasos previos que puedes seguir:  

1. Crea un alias de equipo para manteneros en contacto fácilmente. Una lista de correo electrónico con todos los miembros del equipo os permitirá compartir la información de forma rápida. También podéis usar una sala de chat para discutir los temas y llegar a acuerdos en poco tiempo. 

2. Revisa los permisos para compartir que se aplican a documentos importantes para que los colaboradores puedan editarlos y añadir comentarios cuando lo necesiten. Incluso podríais crear una unidad compartida para que todo el equipo guarde ahí los archivos y pueda hacer búsquedas y acceder a ellos desde cualquier dispositivo. 

3. Programa las reuniones ahora para poder poneros en contacto más tarde. Configura invitaciones en Calendar , crea una agenda con antelación y adjunta los documentos relevantes a las invitaciones. También es buena idea comprobar que todo el mundo sepa cómo funcionan las videoconferencias.  

Mantener al equipo conectado y organizado diariamente

Ahora que ya está todo preparado para que el equipo pueda trabajar desde casa, es importante asegurarse de que todos están perfectamente coordinados. A continuación, encontrarás algunos consejos para lograr la coordinación de todos los miembros del equipo mientras trabajen a distancia.

4. Organiza reuniones diarias para mantener a todos los compañeros de trabajo conectados. El teletrabajo puede resultar solitario para algunas personas, por lo que las videoconferencias son un recurso estupendo para mantener al equipo en contacto. Intenta aparecer en cámara cuando sea adecuado, muestra contenido oportuno en pantalla y haz preguntas para fomentar el diálogo. Cuando por la diferencia horaria alguien no pueda participar en una reunión, puedes grabar la videollamada, no sin antes comprobar que a todo el mundo le parece bien que se les grabe.

5. Comparte objetivos y novedades con regularidad. Puedes usar un grupo de chat o un documento compartido que todo el equipo pueda editar para registrar cada uno de los objetivos que cumpla el equipo. Servirá para que todo el mundo se sienta conectado con sus compañeros, además de para ofrecer toda la información necesaria y hacer un seguimiento de las tareas. También puedes configurar un sitio web interno para unificar en una ubicación central toda la información y los recursos importantes para el equipo, o compartir información de forma más extensa con el resto de la organización.

6. Sigue manteniendo unas buenas normas de etiqueta en el entorno de trabajo. Solo porque los trabajadores no estén en la oficina no significa que estén disponibles en todo momento. Comprueba los calendarios antes de programar las reuniones, y cuando te comuniques mediante chat, siempre pregunta primero si es un buen momento para hablar. También puedes configurar tu propio horario laboral en Calendar para informar con antelación a tus compañeros de trabajo de cuándo estás disponible. De ese modo, cuando algún miembro del equipo intente programar una reunión contigo fuera de tu horario laboral, recibirá una notificación con una advertencia de que no puedes atenderle. 

Conseguir hacer el trabajo con la Wi-Fi de casa

Compartir espacio y conexión a Internet en casa significa que tienes que ser consciente de las necesidades de las demás personas que viven contigo. Aquí tienes algunos consejos que pueden serte útiles.

7. No te pases el día haciendo videollamadas. Tienes a tu disposición numerosas herramientas para mantenerte conectado con el equipo, por ejemplo, una sala de chat, un documento compartido, un cuestionario breve o unaconferencia rápida. Elige el recurso más adecuado en cada momento, sobre todo si compartes la conexión a Internet.

8. Encuentra el entorno que más se ajuste a tus necesidades. Es posible que tengas que probar distintas disposiciones y entornos hasta descubrir el más idóneo para trabajar sin perder la concentración ni distraer a otras personas. En esta entrada puedes ver seis consejos para mejorar las videollamadas, como por ejemplo, cómo activar subtítulos instantáneos para leer una transcripción de una reunión en tiempo real. 

Estas son solo algunas recomendaciones del equipo de G Suite para mantenerse centrado en el trabajo y colaborar de forma satisfactoria. Para obtener más información, echa un vistazo aestos vídeos con consejos sobre el trabajo desde casa y consulta las novedades que se publiquen en el artículo de consejos para trabajar a distancia de nuestro Centro de Aprendizaje.