8 советов по эффективной работе из дома

Так как многие компании хотят обеспечить связь команд в условиях дистанционной работы, наши клиенты обратились к нам за рекомендациями по сохранению продуктивности и концентрации внимания при выполнении задач. Ниже приведены некоторые рекомендации, которые помогут вам улучшить совместную работу в тех условиях, когда сотрудники могут участвовать только дистанционно.

Подготовьте свою команду к дистанционной работе

Убедитесь, что вашей команде доступны нужные инструменты и процессы, прежде чем переходить к дистанционной работе. После подготовки таких инструментов и процессов предварительно выполните следующие дополнительные шаги:  

1. Создайте псевдоним команды, чтобы упростить связь. Список рассылки с адресами всех участников команды позволит вам быстро обмениваться информацией, а чат поможет в тех случаях, когда требуется более активное обсуждение.

2. Задайте права общего доступа для важных документов, чтобы сотрудники могли при необходимости совместно изменять и комментировать их. Вы даже можете создать общий диск, чтобы участники вашей команды могли хранить, искать и открывать файлы на любом устройстве.

3. Запланируйте встречи сейчас, чтобы вам было проще поддерживать связь впоследствии. Настройте приглашения в календаре, заранее создайте повестку и прикрепите нужные документы к приглашениям. Также убедитесь, что все участники имеют опыт видеовстреч.

Обеспечьте взаимодействие и организованную работу своей команды

После того как вы подготовили свою команду и все сотрудники готовы к работе из дома, очень важно создать надлежащие условия взаимодействия. Если вы подготовили свою команду и все сотрудники готовы к работе из дома, ниже вы найдете рекомендации по тому, как создать надлежащие условия взаимодействия.

4. Проводите ежедневные встречи, чтобы поддерживать связь со своими коллегами. При работе из дома круг общения некоторых сотрудников может очень ограничиться, а видеоконференции позволяют всем более активно участвовать в процессе. По возможности старайтесь включать камеру, представляйте актуальный контент и задавайте вопросы для поддержания беседы. Если из-за разницы в часовых поясах не все сотрудники могут принять участие во встрече, запишите ее, (предварительно уточните у участников, согласны ли они на запись).

5. Регулярно обсуждайте цели и новости. Группа в чате или общий документ, в котором все оставляют записи, – это отличный способ для связи, обмена актуальной информацией и обсуждения задач. Вы также можете создать внутренний сайт и собрать на нем важную информацию и ресурсы для вашей команды или использовать его для обмена информацией с другими подразделениями организации.

6. Придерживайтесь рабочего этикета. Только потому, что вы работаете не в офисе, не означает, что вы не заняты. Сверяйте календари, прежде чем планировать встречи, и при общении через чат сначала спрашивайте, удобно ли сейчас говорить вашему собеседнику. Вы также можете сообщить коллегам о своей доступности, задав рабочее время в Календаре. Таким образом участник команды, который попытается запланировать с вами встречу в ваше нерабочее время, получит предупреждение.

Как комфортно работать через сеть Wi-Fi дома

Так как дома вы можете быть не одни, вам нужно учитывать потребности ваших домочадцев, в том числе необходимость подключения к Интернету. Вот несколько рекомендаций.

7. Не нужно проводить весь день на видеосвязи. Вам доступно множество инструментов для поддержания связи с командой: чат, общие документы, короткие опросы или конференц-вызовы. Выбирайте оптимальные средства для каждой ситуации, особенно если вы пользуетесь подключением к Интернету совместно с другими людьми.

8. Создайте для себя удобные условия. Вам может потребоваться некоторое время, пока вы не поймете, как лучше сохранять концентрацию и не отвлекать других. Ниже вы найдете шесть советов по проведению видеовстреч, в которые также описано, как включить автоматические субтитры для улучшенного восприятия контента.

Это всего лишь некоторые способы, которые помогут команде G Suite улучшить совместную работу и поддерживать связь. Чтобы узнать больше, посмотрите эти видео с советами по работе из дома и прочитайте статью в Центре обучения с советами по дистанционной работе.