Otto suggerimenti per essere più efficienti quando si lavora da casa

Con l'aumentare del numero di aziende che riflettono su quale sia il modo migliore di mantenere i team connessi quando non tutti i membri si trovano nello stesso luogo, molti dei nostri clienti ci chiedono consigli su come mantenere la concentrazione e la produttività. Ecco alcune best practice per incoraggiare la collaborazione quando i team della tua organizzazione si trovano a dover lavorare da remoto. 

Prepara il tuo team per il lavoro da remoto

Accertati che il tuo team abbia a disposizione gli strumenti e i processi giusti prima di passare dal lavoro in ufficio al lavoro da remoto. Quando tutto è pronto, ecco alcuni accorgimenti che puoi adottare in anticipo:  

1. Crea un alias per il team per agevolare le comunicazioni. Una mailing list che include tutti i membri del tuo team permette di condividere le informazioni rapidamente, mentre puoi utilizzare una stanza virtuale di Chat per le discussioni più veloci. 

2. Verifica le autorizzazioni di condivisione sui documenti importanti in modo che i membri del team che vi collaborano possano modificarli e inserire i loro commenti in base alle necessità. Puoi anche prendere in considerazione l'utilizzo di un Drive condiviso in cui il team può archiviare e accedere ai file ed eseguire ricerche da qualsiasi dispositivo. 

3. Programma le riunioni ora per rimanere in contatto dopo. Imposta gli inviti agli eventi del calendario, crea l'ordine del giorno in anticipo e allega a ciascun invito i documenti necessari. È anche una buona idea accertarsi che tutti abbiamo le conoscenze necessarie per le videoconferenze. 

Mantieni il team connesso e organizzato ogni giorno

Una volta che il team è pronto e tutti possono lavorare da casa, è importante mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Ora che il team è attrezzato per lavorare da remoto, ecco come puoi aiutare tutti a coordinarsi. 

4. Tieni riunioni quotidiane per restare in contatto con i colleghi. Lavorare da casa può portare all'isolamento e le videoconferenze sono un ottimo modo per far sentire coinvolte le persone. Se è il caso, assicurati che la fotocamera ti riprenda, presenta contenuti pertinenti e poni domande per stimolare la conversazione. Se la differenza di fuso orario impedisce a qualcuno di partecipare alla riunione, registrala (dopo aver verificato che i partecipanti non hanno niente in contrario).

5. Condividi regolarmente obiettivi e aggiornamenti. Che si tratti di una chat di gruppo o di un documento condiviso che viene aggiornato da tutti, tenere un diario di quanto è stato realizzato è un ottimo modo per restare connessi, mantenere tutti aggiornati e dare seguito alle attività concordate. Puoi anche creare un sito interno per consolidare informazioni e risorse importanti in un hub centralizzato per il tuo team o condividere informazioni con la tua organizzazione in modo più diffuso.

6. Continua a seguire una corretta condotta sul luogo di lavoro. Il fatto che il team non si trovi in ufficio non significa che non sia impegnato. Controlla i calendari prima di programmare le riunioni e, quando contatti qualcuno via chat, chiedi innanzitutto se ha tempo per parlare con te. Puoi anche comunicare spontaneamente ai tuoi colleghi quando sei disponibile impostando il tuo orario di lavoro in Calendar. In questo modo, se un membro del team cerca di programmare una riunione con te al di fuori del tuo orario di lavoro, riceverà una notifica di avviso. 

Lavorare sul Wi-Fi di casa

Condividere gli spazi e la connessione Internet a casa può significare anche che devi fare attenzione alle esigenze dei tuoi familiari. Ecco alcuni suggerimenti.

7. Non passare tutto il giorno in video. Hai molti strumenti a disposizione per restare in contatto con il tuo team: chat room, documenti condivisi, brevi sondaggi e audioconferenze rapide. Scegli quello che risponde meglio alle tue esigenze, in particolare se condividi la connessione a Internet.

8. Trova la configurazione più adatta a te. Forse dovrai provare un po' di configurazioni diverse prima di scoprire come fare per non perdere la concentrazione e non distrarre gli altri. Ecco sei suggerimenti per migliorare le videochiamate, tra cui come attivare i sottotitoli in tempo reale per leggere la trascrizione immediata di una riunione. 

Queste sono solo alcune delle varie proposte del team di G Suite per restare concentrati e collaborativi. Per ulteriori informazioni, guarda questi video che propongono suggerimenti per lavorare da casa e scopri gli ultimi aggiornamenti nell' articolo del nostro Centro didattico con suggerimenti per lavorare da remoto.