G Suite

8 tips untuk menyelesaikan pekerjaan saat bekerja dari jarak jauh

Google_Cloud_x_G_Suite_WFH.max-2800x2800.jpg

Dengan banyaknya perusahaan yang mempertimbangkan cara terbaik untuk menjaga komunikasi tim saat berada di lokasi yang berbeda-beda, sejumlah pelanggan meminta kami untuk memberikan rekomendasi tentang cara agar tetap produktif dan fokus dalam bekerja. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membina kolaborasi ketika tim Anda harus bekerja dari jarak jauh. 

Siapkan tim Anda untuk bekerja dari jarak jauh

Pastikan tim Anda menyiapkan alat dan proses yang tepat sebelum Anda beralih dari bekerja di kantor ke bekerja dari rumah. Setelah hal tersebut dipersiapkan, berikut adalah beberapa langkah persiapan tambahan yang bisa Anda lakukan: 

1. Buat alias tim untuk mempermudah komunikasi. Yaitu daftar email yang mencakup semua anggota tim memungkinkan Anda berbagi informasi dengan cepat, dan ruang chat yang dapat digunakan untuk diskusi secara lebih cepat. 

2. Periksa izin berbagi pada dokumen penting sehingga tim Anda dapat mengedit dan memberi komentar sesuai kebutuhan. Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk membuat drive bersama tempat tim Anda dapat menyimpan, mencari, dan mengakses file dari perangkat apa pun. 

3. Jadwalkan rapat sekarang sehingga Anda bisa tetap berhubungan nanti. Siapkan undangan kalender, buat agenda di awal, dan lampirkan dokumen yang relevan dengan undangan. Ada baiknya juga untuk memastikan bahwa semua orang terbiasa dengan konferensi video.  

Jaga komunikasi dan kelola tim Anda setiap hari

Setelah tim Anda disiapkan untuk bekerja dari rumah, berikut adalah beberapa cara agar semua anggota tim bisa mengikuti perkembangan terbaru.

4. Adakan rapat harian untuk menjaga komunikasi dengan rekan kerja Anda. Bekerja di rumah dapat membuat sebagian orang merasa terisolasi, dan konferensi video adalah cara yang bagus untuk menjalin komunikasi dengan anggota tim. Cobalah untuk tampil di kamera jika kondisinya memungkinkan, sajikan konten yang relevan, dan ajukan pertanyaan untuk memicu percakapan. Jika tidak semua orang bisa mengikuti rapat karena perbedaan zona waktu, rekam rapat—namun pastikan dulu bahwa semua pesertanya tidak keberatan untuk direkam!

5. Bagikan tujuan dan progres secara teratur. Baik melalui chat grup atau dokumen bersama yang bisa diakses oleh semua orang,  catatan tentang progres yang dicapai adalah cara yang bagus untuk menjaga tim tetap solid, mengikuti info terbaru, dan menindaklanjuti tugas yang diberikan. Anda juga dapat menyiapkan situs internal untuk mengonsolidasikan informasi dan referensi yang penting bagi tim Anda, atau untuk membagikan informasi kepada organisasi Anda secara lebih luas.

6. Tetap praktikkan etiket kerja yang baik. Hanya karena tim Anda tidak berada di kantor bukan berarti mereka tidak sibuk. Periksa kalender sebelum menjadwalkan rapat, dan ketika Anda menghubungi melalui chat, mulailah dengan menanyakan apakah ini saat yang tepat untuk berbicara. Anda juga dapat secara proaktif memberi informasi kepada rekan kerja tentang kesiapan Anda sendiri dengan mengatur jam kerja di Kalender. Dengan begitu, jika seorang anggota tim mencoba menjadwalkan rapat dengan Anda di luar jam kerja Anda, mereka akan diperingatkan dengan notifikasi. 

Menyelesaikan pekerjaan Anda dengan Wi-Fi di rumah

Saat berbagi ruangan—dan koneksi internet—di rumah, Anda perlu memperhatikan kebutuhan penghuni rumah lainnya. Berikut beberapa tips dari kami.

7. Jangan habiskan waktu sepanjang hari dalam video call. Ada banyak alat yang bisa Anda pakai untuk berkomunikasi dengan tim, baik itu ruang chat, dokumen bersama, survei cepat, atau konferensi video singkat. Pilih alat yang paling sesuai—terutama jika Anda berbagi koneksi internet.

8. Temukan konfigurasi yang tepat untuk Anda. Anda mungkin perlu mencoba beberapa konfigurasi sebelum menemukan cara untuk tetap fokus dan tidak mengganggu orang lain. Berikut adalah enam tips untuk video call yang lebih baik termasuk cara mengaktifkan teks otomatis sehingga Anda dapat membaca transkrip rapat secara real time. 

Ini hanyalah beberapa ide dari tim G Suite tentang cara agar Anda tetap bisa berfokus dan berkolaborasi. Untuk informasi selengkapnya, tonton video ini yang berisi tips untuk bekerja dari rumah, dan lihat info terbaru di artikel tentang tips bekerja dari jarak jauh di Pusat Pembelajaran kami.