8 Tipps für effizientes Arbeiten im Homeoffice

Aufgrund der aktuellen Situation haben Unternehmen viele Mitarbeiter im Homeoffice und überlegen, wie sie ihre Teams trotzdem effizient vernetzen. Zahlreiche Kunden haben uns nach Empfehlungen gefragt, wie sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben können, produktiv zu arbeiten. Deshalb haben wir hier einige Best Practices für Sie zusammengestellt. 

Mitarbeiter richtig vorbereiten

Bevor Mitarbeiter zum Homeoffice übergehen, sollten Sie dafür sorgen, dass alle die richtigen Tools zur Hand haben und alle Einstellungen entsprechend konfiguriert sind.Auch einige zusätzliche Maßnahmen können Sie im Vorfeld treffen:

1. Erstellen Sie einen Teamalias, über den alle einfach kommunizieren können. Mithilfe einer E-Mail-Liste, die alle Teammitglieder enthält, können Sie Informationen rasch teilen. Für akuten Diskussionsbedarf ist ein Chatroom hervorragend geeignet. 

2. Legen Sie die Freigabeberechtigungen für wichtige Dokumente so fest, dass die richtigen Mitbearbeiter Bearbeitungs- oder Kommentierzugriff haben. Sie können auch eine geteilte Ablage erstellen, in der die Teammitglieder Dateien zentral speichern, durchsuchen und auf jedem Gerät öffnen können. 

3. Planen Sie Termine bereits jetzt, um später in Verbindung zu bleiben. Erstellen Sie zeitnah Einladungen in Google Kalender sowie eine Terminübersicht und fügen Sie den Einladungen relevante Dokumente hinzu. Außerdem sollten alle sich damit vertraut machen, wie man Videokonferenzen nutzt. 

Sich gut organisieren und in Verbindung bleiben

Nachdem Sie Ihr Team auf die Arbeit im Homeoffice vorbereitet haben, folgen hier einige Tipps, wie Sie alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten.

4. Bleiben Sie über tägliche Meetings in Verbindung. Im Homeoffice fühlt man sich schnell isoliert. Da sind Videokonferenzen eine gute Motivation. Nutzen Sie wenn möglich die Kamera, um sich gegenseitig zu sehen, präsentieren Sie relevante Inhalte und stellen Sie Fragen, um die Unterhaltung in Gang zu bringen. Wenn aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen nicht alle teilnehmen können, haben Sie die Möglichkeit, Videokonferenzen aufzuzeichnen. Sie sollten sich vorher aber bei den Teilnehmern erkundigen, ob sie damit einverstanden sind.

5. Informieren Sie die anderen regelmäßig über Ziele und Updates. Über einen Chat oder über ein freigegebenes Dokument, das von allen aktualisiert werden kann, bleibt jeder auf dem neuesten Stand und sieht, was gemeinsam erreicht wurde und was noch zu tun ist. Sie können auch eine interne Website einrichten, auf der Sie wichtige Informationen und Ressourcen für das Team verfügbar machen oder unternehmensweit veröffentlichen.

6. Verhalten Sie sich so wie im Büro. Auch jemand, der im Homeoffice arbeitet, hat unter Umständen sehr viel zu tun. Prüfen Sie die Verfügbarkeit im Kalender, bevor Sie Termine planen, und erkundigen Sie sich, ob es dem anderen passt, wenn Sie einen Chat beginnen. Sie können Ihre Kollegen über Ihre Verfügbarkeit informieren, indem Sie in Google Kalender Ihre Arbeitszeit und Verfügbarkeit festlegen. Teammitglieder, die außerhalb dieser Zeit einen Termin planen, erhalten eine entsprechende Benachrichtigung.

Effizient im privaten WLAN arbeiten

Die meisten teilen sich die private Internetverbindung mit den anderen Personen in ihrem Haushalt, die diese für ihre Zwecke benötigen. Hier einige Tipps, wie Sie trotzdem effizient arbeiten können:

7. Je weniger Videos gestreamt werden, desto besser. Sie haben viele Möglichkeiten, um mit Ihrem Team in Verbindung zu bleiben – ein Chatroom, ein gemeinsames Dokument, ein kurzes Formular oder eine Telefonkonferenz. Wählen Sie die Option, die für Sie am besten geeignet ist, insbesondere, wenn Sie Ihre Internetverbindung mit mehreren Personen teilen.

8. Finden Sie heraus, was für Sie am effizientesten ist. Dazu müssen Sie vielleicht einige Möglichkeiten ausprobieren. Lesen Sie den Blogpost 6 Tipps für effizientere Videoanrufe im Homeoffice. Hier erfahren Sie beispielsweise, wie Sie Untertitel aktivieren, sodass Sie das Gesprochene in Echtzeit mitlesen können. 

Das waren einige von vielen Best Practices des G Suite-Teams dazu, wie Sie fokussiert bleiben und effizient zusammenarbeiten können. Weitere Informationen und Tipps zum Arbeiten im Homeoffice halten wir für Sie in diesen Videos bereit. Auch die Tipps im Artikel 10 Tipps für den Aufbau eines virtuellen Teams mithilfe der G Suite im G Suite-Schulungscenter aktualisieren wir regelmäßig.