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使用 G Suite 居家办公的八大妙招

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许多公司都在思考一个问题:让分散在不同地点的团队成员保持联络畅通的最佳方式是什么。而我们则收到大量客户咨询,他们想获得关于如何让员工高效而专注地完成工作的建议。为此,我们针对如何让团队成员在远程办公期间加强协作提供了以下最佳做法。

为团队做好远程办公的准备

确保您的团队拥有合适的工具和流程,然后再从办公室办公模式转变为居家办公模式。工具和流程准备就绪后,您还可以提前采取以下额外措施: 

1. 创建团队别名,轻松保持联系。创建一份电子邮件收件人列表,并在其中添加您所有的团队成员,这样就能轻松快捷地共享信息。还可以创建一间聊天室,用于快速讨论问题。

2. 检查重要文档的共享权限,确保协作者可以根据需要对文档进行修改和添加评论。您甚至还可以考虑创建共享云端硬盘,让团队通过任何设备在其中存储、搜索和访问文件。

3. 现在安排会议,日后保持联系。设置日历邀请,提前创建日程,以及将相关文档附加到邀请中。我们还建议让每位成员都熟悉视频会议功能的使用。 

让团队每天保持联系,确保一切井井有条

您的团队已经做好准备工作,每个成员都可以开始在家办公了,接下来就是要确保大家都能步调一致。我们特此提供以下做法供您参考。

4. 举行每日例会,与您的同事保持联系。对某些人来说,在家办公就像孤军奋战,召开视频会议是确保全员并肩工作的绝佳方式。可以尝试通过摄像头适当露面,展示相关工作内容,以及提出问题一起讨论。如果时区原因导致团队成员无法同时全体参加会议,可以将会议内容录制下来,但这样做之前请先取得与会者的许可。

5. 定期分享目标完成情况和最新动态。无论是通过群聊还是人人可以更新的共享文档,记录好工作进展可以让每个人都觉得自己与工作息息相关,让他们掌握最新消息,做好各项任务的跟进工作。您还可以建立内部网站,作为汇总团队各类重要信息和资源的中心平台,或者通过该网站在单位内部更大范围内分享信息。

6. 继续保持良好的工作场所礼节。团队成员不在办公室工作,并不代表他们不忙。在安排会议前先查看日历;通过聊天工具与他人联系时,先问问对方是否方便对话。您可以在日历中设置工作时间,主动向同事展示您的有空/忙碌信息。这样,当团队成员尝试在您的工作时间以外安排会议时,他们就会收到警告通知。

连接 Wi-Fi 在家完成工作

在家办公时,您会与其他家庭成员共用空间和互联网连接,因此可能需要注意他们的需求。以下是一些提示。 

7. 不要整天都使用视频通话。您可以使用多种工具与团队保持联系,包括聊天室、共享文件、简单的调查问卷简短的电话会议。请选择最适合您的工具,与他人共用互联网连接时更要如此。

8. 找到适合您的设置:您可能需要尝试多种不同配置,然后才能找到能让您专心工作且不影响他人的设置。这里是提高视频通话质量的六个妙招,包括如何启用实时字幕功能,以便您可以实时查看会议内容的转录文字。

关于如何在家专心办公和协同工作,G Suite 团队所想到的这些方法只是冰山一角。要了解更多信息,请观看这些视频,其中介绍了在家办公的妙招;也可以查看 学习中心中有关远程工作妙招的文章以了解最新动态。