リーフラス株式会社：Google Workspace でスポーツ指導員のリモート業務を効率化。社内式典もライブ配信で実現

スポーツで社会貢献を目指すソーシャル ビジネス カンパニーであるリーフラス株式会社（以下、リーフラス）では、メールの遅延や不達、ウェブ会議の運用性などの課題の解消、および部分最適で導入されていたメールシステムやウェブ会議システムの統合による管理性や業務効率の向上を目的に、Google Workspace を採用しています。毎年右肩上がりの成長を続ける同企業において、導入プロジェクトを推進したシステム部の責任者、および担当者に話を伺いました。

利用している Google Cloud サービス：Google Workspace

コロナ禍、会場に集まることなく Google Meet で感動の式典を実現

2021 年 5 月 19 日、リーフラスの「ルーキー コンベンション 2021」が、ライブ配信により開催されました。ルーキー コンベンションは、本年度の新入社員の入社セレモニー、前年度の新人賞表彰式、前年度の成績優秀者表彰式の 3 部構成で実施される式典です。例年であれば、北海道から九州まで、日本全国の支店から 200 名以上の社員が、東京や福岡の会場に一堂に会して実施されるものです。しかし 2020 年および 2021 年は、コロナ禍の影響もあり、オンライン環境で開催されました。この式典のライブ配信に、Google Workspace のビデオ会議ツール Google Meet が採用されました。

システム部部長の八巻氏は、「Google Meet を使うことで、スライドの画面を共有したり、映像を流したりしながら、役員のメッセージや新入社員の決意表明、表彰者のコメントなど、式典の様子を容易に伝えることができました。表彰式では、受賞者のコメントで涙ぐむ社員もいましたが、その感動は画面を通じてでも伝わりました。式典を Google Meet で録画しておくことで、当日参加できなかった社員が、いつでも録画を見ることができるのも便利です。これまで使っていた他社製のウェブ会議システムでは、今回のようなライブ配信を実現することは困難でした」と話します。

既存製品のクラウド化でなくクラウド サービスとして開発された強みを評価

リーフラスは、野球、サッカー、バスケットボールなど、約 11 種類の子ども向けスポーツ スクールを全国展開しています。スポーツ スクールの運営や部活動のサポートでは、日本全国の指導員が、現地で指導を行うため、メールやウェブ会議による情報共有、業務報告などのコミュニケーション ツールが不可欠です。しかし導入されていたメールシステムやウェブ会議システムは、部分最適で導入されていたために、操作性も、管理性もバラバラで、運用が煩雑になっていることが課題でした。特に問題だったのは、メールが届かない、メールシステムが止まって使えないために業務が滞ることでした。当時のメールサーバーは、総務部が管理していたので、総務部門にかなりの問い合わせがあり、総務部門の業務負荷も高くなっていました。

また、社員の約 9 割が指導員ですが、その多くが PC を持たずスマートフォンのみを使用しています。Google Workspace の導入以前は、スマートフォンで会社のメールが使えなかったため、携帯キャリアのメールを使う必要があり、2 つのメールアドレスを使い分けなければならないのは大変不便でした。一方、ウェブ会議システムは、メールシステムとは別のベンダーの仕組みを導入していましたが、契約しているアカウント数しかウェブ会議ができませんでした。また資料の共有などができず、操作性にも課題がありました。

Google Workspace の採用を決めた理由を八巻氏は、「導入において、いくつかのツールやサービスを比較検討しました。既存製品がクラウド サービス化した製品より、クラウド サービスとして開発されている製品の強みを感じ、Google Workspace を選びました。容量制限がなかったこと、特定 OS に依存しないことも重要な選定ポイントでした。スマートフォンの回線契約をしているソフトバンク様に、メールアドレスの一括作成などをサポートしてもらえることも採用の決め手でした」と話しています。

総務部はメールサーバーの管理が不要になり業務の質が向上

現在、Gmail は全社員が、カレンダーとドライブは、ほぼ全社員が利用しています。「事務職も、指導員も、スマートフォンで使用できるコミュニケーション ツールとして、Google Workspace を高く評価しています。当初インターフェイスが変わることに多少の戸惑いはありましたが、Google アカウント 1 つですべてのサービスが利用できるので、慣れればこれまで以上に業務効率化が期待できます。総務部の負担だったメールサーバーの管理が不要になったので、業務の質の向上につながりました」（八巻氏）

特に、Google Meet や Google Chat とカレンダーの連携が、業務効率の大幅な向上に寄与しています。八巻氏は、「全国に拠点があるので、縦の組織と横のプロジェクトのつながりで打ち合わせが必要なときに、以前はスケジュールの確認で手間取っていました。カレンダーと Google Meet を使うことで、スケジュール調整と打ち合わせが非常に楽になりました。コロナ禍で、社員が定例会議に参加することが困難になったので、会議をライブ ストリーミングで大人数に配信したり、参加できなかった社員に対して録画で共有できる機能も便利です」と話します。

さらに全国の支店や各指導員にヒアリングを実施する場合、以前はテンプレートを作成し、メールでファイルを送信して、返ってきたデータを手作業で集計していました。Google Workspace では、ドキュメントやスプレッドシートの共有により各指導員が直接データを入力できるので、ファイルの増加による混乱やデータの余計なやり取りが不要になり、業務効率を向上できました。そのほかに、現場の社員がフォームを利用して社内アンケートや研修レポートの提出、簡単な申請フォームなどを作成し、便利に利用しはじめていることも業務の効率化につながっています。

Google Workspace の全社展開にあたり、独自に操作マニュアルなどを作成し、時間をかけて周知徹底することで、スムーズな全社展開を実現しています。「当初は、Google Workspace の使い方に関する問い合わせが多くありましたが、重複した問い合わせも多かったので、社内 SNS で “Google Workspace に関する問い合わせ” というグループを作成し、問い合わせと回答を一元化しました。これにより知見が蓄積され、社員間で情報共有が可能になり、問い合わせが大幅に減少しました」（藤田氏）

今後の取り組みについて八巻氏は、「いつでも、どこからでもアクセスできるということは、制限も必要になると思っているので、今後は二段階認証などのセキュリティ強化が必要だと思っています。また Google Workspace の知識を深め、より一層の業務効率化を推進していきたいと思っているので、Google Cloud とソフトバンク様には、こんな機能を使えばさらによくなるという提案やサポート、定期的なアップデートや機能追加の情報提供などを期待しています」と話しています。

リーフラス株式会社

2001 年に、スポーツ＆ソーシャル ビジネスにより、あらゆる社会課題の永続的解決を目的に会社設立。「スポーツを変え、デザインする。」という企業理念に基づき、スポーツ部門として、スクール事業、イベント事業、コマース事業、アライアンス事業を、ソーシャル（社会）部門として、部活動支援事業、地域共動事業、ヘルスケア事業、放課後等デイサービス「LEIF」事業を展開。34 都道府県に、スクール数は 2,700 拠点以上、会員数は約 5 万名で、20 年連続で増員しています（2021 年 1 月現在）。

インタビュイー（写真左から）

リーフラス株式会社

・システム部　部長補佐　藤田 亮介 氏

・システム部　部長　八巻 裕也 氏

ソフトバンク株式会社

（Google Cloud パートナー）

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