Partie 2 : Les hackathons ne sont plus réservés qu’aux développeurs

Comme expliqué dans un récent article, les hackathons autour de solutions de développement « no-code » constituent un excellent moyen pour enrichir les outils des collaborateurs et les encourager à innover.

Ces hackathons supposent toutefois une préparation spécifique, différente de celle mise en place pour les hackathons traditionnels, plus orientés pour les développeurs.

Dans cet article, nous abordons les trois questions essentielles à se poser avant d’organiser un événement de ce type. Elles vous permettront d’affiner vos objectifs. Parallèlement, nous vous présentons aussi les quatre grandes étapes à suivre ainsi que les meilleures pratiques adoptées par les utilisateurs d'AppSheet, la plate-forme de développement d'applications no-code de Google Cloud.

Tout comme une application métier no-code résout une problématique bien identifiée, un hackathon no-code doit répondre à des besoins spécifiques. Il est donc essentiel de bien définir vos objectifs avant de suivre les différentes étapes de la démarche que nous vous proposons. Et une fois que vous aurez organisé avec succès votre premier événement, n’hésitez pas à capitaliser sur l’expérience acquise pour améliorer les suivants.

Trois questions à se poser pour affiner les objectifs d'un hackathon

Pour de nombreux collaborateurs, les hackathons sont l'occasion de découvrir le concept et les possibilités offertes par la programmation no-code. Avant même de penser à planifier l'événement, les entreprises doivent donc se fixer des objectifs et intégrer la démarche dans les opérations en cours.

1. Quelle est la vision de votre entreprise en termes d'innovation ?

L'innovation peut se matérialiser de différentes façons. Elle peut se concrétiser par la suppression de processus manuels, l'amélioration de l'efficacité sur le terrain, la numérisation de workflows, etc. Il est important d'identifier le type d'innovations que vous souhaitez implémenter avant de présenter une plateforme no-code et son potentiel à vos collaborateurs.

Cela dit, vous ne devez pas fixer trop d'objectifs, trop précis : découvrir et relever des défis jusqu’alors inconnus est en effet l’un des avantages de la démocratisation de tels outils.

2. Quels types de structures organisationnelles et de gouvernance pour soutenir une politique de développement no-code ?

De toute évidence, permettre à davantage de collaborateurs de créer des applications est bénéfique pour les entreprises.

Toutefois, celles-ci doivent s'assurer que les projets de développement no-code ne font pas double emploi avec ceux de l'équipe IT et de la DSI. De même, les entreprises doivent éviter les problèmes inhérents au « shadow IT », le service informatique manquant souvent de visibilité sur ces projets no-code.

Dans cette perspective, elles doivent impérativement mettre en place des mesures pour assurer la sécurité des ressources numériques utilisées dans le cadre de ces projets. Autrement dit, des modèles organisationnels et de gouvernance sont essentiels pour déployer avec succès des applications no-code.

Dans un modèle d’IT centralisé, les équipes informatiques créent presque toutes les applications nécessaires pour répondre aux besoins de l'entreprise. Dans un modèle d’IT décentralisée, l'ensemble des employés de l'entreprise développent des applications en fonction du cadre de gouvernance défini par le service informatique. Dans les deux cas, les collaborateurs non techniques sont encouragés à devenir des « Citizen Developers », des créateurs d’applications no-code, mais les approches sont différentes.

Par exemple, dans un modèle d’IT centralisée, les employés peuvent être invités à utiliser les plateformes no-code pour créer des prototypes, qui seront repris et finalisés par le service informatique. Dans un modèle d’IT décentralisée, les équipes non techniques au sein de l’ensemble de l'entreprise peuvent créer leurs propres solutions en fonction de règles de gouvernance préétablies par la DSI.

3. En plus des hackathons, comment encourager vos employés à devenir des « Citizen Developers » ?

Les hackathons sont d’excellents moyens pour susciter l'intérêt de vos collaborateurs et leur offrir une expérience d'apprentissage pratique. Mais il ne s'agit pas du seul levier pour les encourager à innover. Même après un hackathon réussi, les entreprises auront toujours besoin de ressources pour maintenir l’élan de départ et l’intérêt autour de votre initiative d’innovation par le no-code, qu’il s’agisse de diffuser de nouveaux contenus pédagogiques ou de renforcer votre communauté de Citizen Developers.

De nombreuses ressources de ce type existent déjà, à l’instar de la Communauté des créateurs AppSheet. Elles constituent un plus et ne doivent pas être négligées.

Pour autant, la majorité des initiatives no-code réussies reposent sur la mise à disposition de ressources en interne, telles des permanences régulières avec des experts pouvant répondre aux questions ou encore des programmes d’intégration spécifiques répondant aux objectifs de l’entreprise.

Quatre étapes clés pour planifier un hackathon de développement sans code

Les questions évoquées ci-dessus servent de point de départ pour définir les objectifs de votre programme de développement no-code. Elles ne constituent toutefois qu’une première étape dans la planification et la tenue d’un hackathon. Basée sur les meilleures pratiques, la démarche ci-après - découpée en quatre grandes phases - propose une approche permettant de garantir l’organisation d’un événement répondant à vos besoins spécifiques.

1. Définir votre objectif

Cela peut sembler évident, mais organiser un hackathon pour le seul plaisir d’organiser un évènement, sans intentions ni objectifs clairs, ne mène nulle part. L’appétence des collaborateurs pour les nouvelles solutions techniques est freinée par une certaine lassitude du numérique. Il est donc important de susciter leur intérêt et d'encourager leur créativité en indiquant clairement l’objectif de l'événement.

Ce dernier peut être, par exemple, d’aligner les objectifs de votre organisation sur les actions potentiellement entreprises par les « Citizen Developers », à titre individuel ou en équipe. Il peut aussi s’agir d’identifier certaines tâches manuelles pouvant être automatisées, voire d’élaborer des solutions complètes.

Les objectifs varient d’une entreprise à l’autre. Mais force est de constater que, dans la plupart des cas, les hackathons de développement no-code réussis sont soit axés sur des fonctionnalités, soit sur des cas d’usage.

Lorsqu'un hackathon met l'accent sur les fonctionnalités, il est souvent plus ouvert : il est ainsi plus susceptible d'inspirer des idées novatrices ou d'attirer l'attention des collaborateurs sur des défis qui leur sont familiers mais méconnus de leurs responsables.

Les hackathons autour d'un cas d’usage ou d'un défi spécifique peuvent être plus ciblés, mais ils peuvent également se révéler trop complexes pour les nouveaux Citizen Developers toujours en phase d’apprentissage des fonctionnalités de la plate-forme no-code.

Par exemple, imaginons que l’objectif soit de supprimer les documents papier des processus métier de l’entreprise. L’astuce consiste à ne pas dire aux participants du hackathon quel type d'application créer, car on ne connaît pas tous les problèmes auxquels ils sont confrontés au quotidien. Chaque application devra cependant permettre de numériser une opération jusqu’alors exécutée manuellement. Tel sera le fil conducteur pour toutes applications développées au cours du hackathon.

Bien entendu, il faudra établir une liste de questions dont les réponses garantiront que la ligne directrice a bien été suivie et que l’objectif est atteint. Ces questions aideront également les nouveaux Citizen Developers à formuler une stratégie de développement d’applications. Elles doivent s’articuler autour de quelques points clés exposés ci-dessous (et illustrés en reprenant notre exemple de numérisation des processus manuels) :

• Problème. Description du processus manuel que vous souhaitez numériser, des documents papier à supprimer etde la manière dont les actions s’inscrivent dans l’objectif fixé.

• Champ d'application. Description des domaines de l'entreprise affectés par le problème : s'agit-il d'un problème isolé ou affectant un ou plusieurs services ?

• Données. Description des données que vous souhaitez capturer numériquement, de leur emplacement actuel (dans un classeur, transposées dans un document ou une feuille de calcul) et de leur futur emplacement électronique.

• Solution. Description de la solution envisagée. Comment l'application que vous proposez de créer va-t-elle résoudre le problème ? Quelles fonctions doit-elle posséder ? Quelles fonctionnalités de la plateforme de développement no-code allez-vous utiliser ?

• Indicateurs de réussite. Lesquels retiendrez-vous ? L'augmentation de la productivité, déterminée par la diminution du temps passé ? La réduction des documents papier, déterminée par le nombre de documents numérisés ?

Bonnes pratiques recommandées : Vous pouvez avoir l'impression que tout ceci représente beaucoup d'informations à collecter au début du hackathon, mais cela permet d’évoluer dans un cadre structuré pour examiner un problème et le résoudre. La plupart des Citizen Developers ne sont pas familiarisés avec le développement d'applications :  ce type de méthodologie leur apprend à concevoir un projet.

Cette approche permet également aux différents départements d'identifier les problématiques de certains processus, qu’elles soient connues ou encore inconnues. Ne perdez pas de vue que ce type d’applications fortement ciblées (utilisées par un nombre restreint d’utilisateurs et susceptibles d’itérer très fréquemment, celles que les Anglo-saxons désignent sous le nom de « long tail apps) peuvent - une fois combinées - offrir davantage de valeur aux métiers que des applications plus vastes et complexes.

Enfin, pourquoi ne pas envisager de créer, à l’aide de la plateforme no-code, une app spéciale pour justement collecter toutes ces informations ? Un tel développement présente deux atouts : il démontre une démarche globale en faveur de la numérisation de tous les processus et marque votre engagement envers la plateforme no-code sous-jacente à l’effort de numérisation.

2. Susciter l'adhésion des dirigeants

Les hackathons sont généralement plus productifs lorsque les chefs d'entreprise en font la promotion. Faute de communication claire sur l’intérêt et les avantages de ces solutions, les employés peuvent avoir des doutes sur ces nouvelles plateformes et les outils technologiques qui leur sont proposés.

De la même façon, les employés habitués aux processus existants peuvent ne pas en adopter de nouveaux si les incitations et les objectifs ne sont actualisés. La réussite suppose un sponsoring de l’exécutif. Comme souvent lorsque les entreprises réussissent à surmonter de grands changements technologiques, la DSI et parfois même le PDG, s’avèrent directement impliqués.

Bonnes pratiques recommandées : La réussite d'un hackathon repose sur la participation et le soutien de l'équipe de direction, ainsi que sur celui des services informatiques et métiers. Cette participation montre aux Citizen Developers qu'ils sont intégrés dans la culture de l'entreprise et qu'ils bénéficient du soutien de l'ensemble des collaborateurs. Vous pouvez désigner un collaborateur comme « product owner » ou attribuer différents rôles à différents collaborateurs. Plus le soutien est actif, plus les équipes sont susceptibles de s'impliquer. L'équipe de direction doit participer activement à la promotion de tous les aspects du hackathon :

• Encourager la participation. Faites la promotion du hackathon dans toute l'entreprise en utilisant toutes les formes de communication, y compris les e-mails, les réunions générales et par service, les newsletters ou encore les applications de collaboration comme Google Chat, Slack ou Microsoft Teams, etc.

• Mettre en avant les caps importants. Fournissez des informations sur le hackathon pendant son déroulement, y compris le nombre d'équipes et de services participants, le nombre d'applications en cours de développement, la première application testée, etc. En plus des outils de communication standards, envisagez de créer une page dédiée à la communauté du hackathon et publiez activement des billets. 

• Récompenser les efforts. Organisez un événement à l'échelle de l'entreprise pour remercier et récompenser les participants. Le hackathon est peut-être un concours basé sur des indicateurs de réussite où les gagnants et les finalistes reçoivent un prix, mais vous devez veiller à ce que tous les participants soient félicités pour leurs précieuses contributions.

3. Anticiper les besoins des participants au hackathon

En développement, les principes sont identiques, que l'on soit un développeur professionnel ou un Citizen Developer. Bien que le développement d'applications no-code demande beaucoup moins de connaissances techniques que le développement d'applications traditionnelles, il nécessite une formation, à la fois pendant et en dehors du hackathon. Plus vous anticipez - et proposez - la formation nécessaire, plus votre hackathon sera réussi.

Bonnes pratiques recommandées : Nous avons constaté que certains hackathons particulièrement réussis ont eu recours à des experts externes pour guider les employés non techniques; d'autres ont désigné des experts en interne; d'autres encore se sont concentrés sur des modules d'auto-apprentissage. Certains combinent même les trois. Dans tous les cas, ces approches sont généralement plus productives lorsqu'elles sont associées à des initiatives pour renforcer l’esprit de communauté.

Par exemple, tout au long de l'année dernière, notre Creator Community a développé des applications incroyables et les a mises à la disposition des autres membres de la communauté. L'application COVID-19 Community Support en est un bel exemple. Elle a été traduite dans plus de 100 langues par des créateurs du monde entier. De même, de nombreux Citizen Developers ont participé à un hackathon mondial pour concevoir des applications d'assistance COVID-19, en s'appuyant sur des ressources en libre accès et le soutien de la communauté.

Autre exemple, des entreprises telles que Globe Telecom ont non seulement investi dans des hackathons mais également dans la mise à disposition d’experts pendant les horaires de bureau.

De nombreuses organisations ont ainsi réussi à établir des écosystèmes de Citizen Developers en créant des espaces où les questions peuvent être posées et traitées. Proposer de multiples exemples spécifiques d'applications no-code, que l’on peut aisément éditer, modifier et personnaliser, se révèle généralement l’initiative la plus performante.

Lors de la création de programmes de formation, il peut être facile d'oublier que les participants au hackathon ont besoin d'être rassurés sur le fait qu'ils ont droit à l’erreur, point qui souligne encore une fois l’importance d’une bonne gouvernance. Pensez également à ne pas négliger la formation sur la gestion des données qui peut aider les Citizen Developers à adopter plus facilement une plateforme no-code.

L'évaluation des résultats par des métriques claires est aussi une composante essentielle de la formation. Les applications no-code sont-elles destinées à être déployées dans toute l'entreprise, à être utilisées par des équipes spécifiques ou à servir de base pour de futurs projets ? Le succès d'une application no-code est-il évalué en fonction des heures gagnées sur un processus, de son nombre d'utilisateurs ou d'une autre métrique ?

4. Ne pas oublier les fondamentaux

La réussite globale d'un hackathon repose sur trois piliers souvent sous-estimés :

• Le divertissement. Optez pour un événement fun et ludique. La « Gamification » est un puissant levier pour générer de l’enthousiasme et impliquer davantage les participants. Offrir des récompenses contribue également à faire grimper en flèche l’intérêt pour votre initiative.

• La promotion. Aucun hackathon ne peut être mené à bien si les employés n'en sont pas informés. Les organisateurs et l'équipe de direction doivent donc élaborer un plan de communication pour promouvoir l’événement et susciter l’intérêt des actuels et futurs Citizen Developers.

• La participation. Les participants au hackathon agiront-ils individuellement ou au sein d’une équipe ? La réponse à cette question dépend d’un certain nombre de facteurs propres à votre organisation et aux objectifs visés. Mais celle-ci influencera mécaniquement le nombre d’employés participant à l’événement. Un point à ne pas perdre de vue.

Quelques bonnes pratiques recommandées : En rendant votre hackathon ludique, vous suscitez l'enthousiasme des employés, mais vous attirez également plus de participants. Ne vous focalisez pas uniquement sur les récompenses offertes aux gagnants et aux finalistes. Faites en sorte de rendre le hackathon amusant pour l'ensemble des participants. Par exemple, remettez des t-shirts, des trophées ou des goodies à l’effigie du hackathon à tout le monde. N’hésitez pas également à créer plusieurs catégories de récompenses, comme « la meilleure idée d'application », « la première application déployée », etc.

Mais, avec ou sans récompense, aucun hackathon ne peut être mené à bien si les employés n'en sont pas informés. Les organisateurs et l'équipe de direction doivent donc susciter l’enthousiasme et l’intérêt des futurs participants en assurant une promotion active et dynamique de l'événement au sein de l’entreprise. Texte de présentation dans une newsletter, publicités sur les sites internes, évocation du hackathon lors de réunions générales… Les options sont multiples. Quelles que soient celles retenues, profitez-en pour susciter l’intérêt pour les opportunités offertes par le développement d'applications no-code. Sans oublier bien sûr de mettre en avant les concours et récompenses qui vont animer l’événement.

Reste qu’il est impossible d’élaborer une gamification et une stratégie de promotion sans déterminer préalablement si les participants au hackathon travailleront individuellement ou en équipe. Il n’y a en la matière pas de « meilleure approche ». Plusieurs facteurs entrent en effet ici en jeu tels que les objectifs recherchés (recruter des Citizen Developers, susciter l’innovation, ouvrir les métiers à de nouvelles approches, etc.) ou encore la structure de l’entreprise avec une IT centralisée ou décentralisée. En règle générale, les participations individuelles se focalisent sur des objectifs bien spécifiques alors que les participations collectives encouragent l’exploration et l’esprit communautaire. Si vous optez pour une participation collective, nous vous recommandons de solliciter des équipes transverses cross-départements ou constituées de membres provenant de différents services. Les solutions et les conversations engagées lors du hackathon n'en seront que plus diversifiées.

Enfin, n'oubliez pas la cérémonie de clôture ! Qu'il s'agisse d'un jury votant en direct ou d'une simple remise de récompenses, vous devez trouver un moyen de féliciter les participants. Cela contribue grandement à l’attractivité de tels événements et à leur succès.

Poursuivre sur sa lancée !

En vous aidant des questions, des étapes clés et des bonnes pratiques exposées ci-dessus, vous serez bientôt prêt à organiser un hackathon de développement no-code. Félicitations !

Quelle est la prochaine étape ?

Quatre réflexions doivent être menées pour construire sur cette première aventure et continuer à aller de l’avant :

1. Prenez le temps d’une analyse a posteriori avec votre équipe. Quels sont les principaux enseignements tirés de cet événement ? Devez-vous organiser un autre événement à l'avenir ? Quels objectifs supplémentaires devez-vous poursuivre lors des événements futurs ? Que modifieriez-vous pour le prochain événement ?

2. Mesurez votre succès. Avez-vous atteint votre objectif ? La participation était-elle conforme à vos attentes ? Avez-vous eu besoin d'établir une liste d'attente pour l'événement ou l'ensemble des employés sont-ils maintenant formés ? Sur quels points souhaitez-vous mettre l'accent lors du prochain hackathon ?

3. Consolidez votre équipe de Citizen Developers. Tout ce qui a été accompli au cours de ce premier hackathon suscitera probablement le buzz. Appuyez-vous dessus. Ceux qui n'ont pas pu participer au premier événement voudront probablement assister au prochain. Si vous ne l'avez pas encore inscrite sur votre agenda, définissez une date qui fait sens.

4. Ouvrez un canal d'assistance. Après un tel évènement, les Citizen Developers se sentent capables de relever de nouveaux défis, plus ambitieux. C’est l’un des aspects les plus intéressants des hackathons de développement no-code. Mais pour y parvenir, ils vont avoir besoin d’assistance. Il est donc vivement recommandé de créer un canal de conversation interne, tel qu'un salon de discussion dédié sur Google Chat, ou de les diriger vers une communauté de Citizen Developers.