Teil 2: IT trifft auf kreative Lösungen – warum Hackathons für alle Branchen relevant sind

Wie wir bereits in unserem kürzlich veröffentlichten Artikel erläutert haben, eignen sich No-Code-Hackathons sehr gut, um Fachkräfte zu fördern und Innovationen zu beschleunigen. Sie erfordern jedoch manchmal andere Planungsschritte als herkömmliche Hackathons, die sich an Programmierer*innen richten. In diesem Artikel widmen wir uns drei Fragen, die Sie sich stellen sollten, um die Ziele eines No-Code-Hackathons zu präzisieren. Außerdem stellen wir einen Vier-Schritte-Plan und Best Practices vor, die einige Nutzer*innen von AppSheet, der Entwicklungsplattform für No-Code-Anwendungen von Google Cloud, umgesetzt haben. 

Einen Punkt sollten Sie im Hinterkopf behalten: Genau wie bei einer benutzerdefinierten No-Code-Geschäftsanwendung liegt der Vorteil eines Hackathons darin, dass dieser genau auf Ihre spezifischen Ziele ausgerichtet ist. Sobald Sie diese präzisiert haben, können Sie den Hackathon mithilfe des Vier-Schritte-Plans konzipieren. Sobald Sie Ihr erstes Hackathon-Event erfolgreich durchgeführt haben, können Sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse in die Planung des nächsten Hackathons einfließen lassen.

Drei Fragen, um die Ziele für einen Hackathon zu präzisieren

Durch den Hackathon lernen viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstmals das Konzept und das Potenzial von No-Code-Programmen kennen. Bevor Sie das Event an sich planen können, sollten Sie sich also genau überlegen, was mit diesem Programm in Ihrem Unternehmen erreicht werden soll und wie sich dessen Ergebnisse in bestehende Vorgänge einbinden lassen.

1. Wie gestalten sich Innovationen in Ihrem Unternehmen?

Mit Innovation kann vieles gemeint sein – der Abbau manueller Prozesse, die Steigerung der Effizienz in einem gewissen Bereich, die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und so weiter. Sie sollten zuerst herausfinden, welche Art von Innovation Sie vorantreiben möchten, bevor Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer No-Code-Plattform und deren Potenzial vertraut machen. Dennoch sollten Sie die Ziele nicht zu genau vorgeben: Ein Vorteil im Demokratisieren der Tools für Innovationen besteht nämlich darin, dass die beteiligten Mitarbeiter*innen dann oft auf bislang unbekannte Herausforderungen stoßen und diese bewältigen.

2. Welche Arten von Organisations- und Governance-Strukturen unterstützen ein No-Code-Programm?

Zweifelsohne birgt es viel Potenzial, wenn sich mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Erstellen von Anwendungen befassen. Unternehmen sollten jedoch darauf achten, dass sich No-Code-Programme nicht mit internen IT-Projekten überschneiden und für Redundanz sorgen. Außerdem sind Schatten-IT-Probleme zu vermeiden, bei denen die IT-Abteilung keinen Einblick in No-Code-Projekte hat, und es müssen unternehmenseigene digitale Assets, die für No-Code-Anwendungen genutzt werden, durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden. Das bedeutet, dass Governance- und Unternehmensmodelle für ein erfolgreiches No-Code-Rollout wichtig sind.

Bei einem IT-fokussierten Modell erstellen die internen IT-Teams fast alle Anwendungen selbst, die erforderlich sind, um den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens gerecht zu werden. Bei einem dezentralisierten IT-Programm werden die Anwendungen von verschiedenen Abteilungen im Rahmen des Governance-Frameworks entwickelt, das vom IT-Team bereitgestellt wird. In beiden Szenarien können Mitarbeiter*innen ohne technischen Hintergrund dazu ermutigt werden, sich als Citizen Developer ohne Programmieren zu betätigen, aber das geschieht auf unterschiedliche Weise.

Bei einem IT-fokussierten Modell verwenden geschäftliche Nutzerinnen und Nutzer möglicherweise die No-Code-Plattformen, um beispielsweise Prototypen zu erstellen, deren finale Versionen dann durch die IT erstellt werden. Bei einem dezentralisierten IT-Modell erstellen Mitarbeiter*innen des Unternehmens ohne technischen Hintergrund möglicherweise eigene Lösungen im Einklang mit Governance-Richtlinien, die vom IT-Team festgelegt werden.

3. Wie können Sie Citizen Development abgesehen von Hackathons noch fördern?

Ein Hackathon eignet sich sehr gut, um das Interesse zu steigern und praxisorientiertes Lernen voranzutreiben. Das ist aber nicht die einzige Möglichkeit, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu inspirieren – selbst nach einem erfolgreichen Hackathon benötigen Unternehmen noch Bildungs- und Community-Building-Ressourcen, um die positiven Trends beizubehalten. Viele solcher Ressourcen sind bereits verfügbar. Dazu gehört die Creator Community von AppSheet. Es ist wichtig, nach bereits verfügbaren externen Ressourcen zu suchen, aber im Rahmen vieler erfolgreicher No-Code-Programme wurde auch in interne Ressourcen investiert, wie regelmäßige Sprechstunden mit Expert*innen oder Onboarding-Programme, die speziell auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind.

Vier wichtige Schritte zum Planen eines erfolgreichen No-Code-Hackathons

Die vorherigen Fragen helfen dabei, die Ziele des No-Code-Programms abzustecken – aber zum Planen und Durchführen eines Hackathons sind noch weitere Schritte nötig. Dieser Vier-Schritte-Plan bietet einige Best Practices, damit Sie das Event auf Basis der Anforderungen Ihres Unternehmens organisieren können.

1. Zielvorhaben definieren

Es versteht sich vermutlich von selbst, aber es wird wahrscheinlich nicht von Erfolg gekrönt sein, wenn ein Unternehmen einen Hackathon nur um des Events willen abhält, ohne dass klare Ziele und Absichten dahinterstehen. Da sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Unternehmen ständig in digitale Neuerungen einarbeiten müssen, stößt das Einführen weiterer technischer Lösungen nicht immer auf Begeisterung – um sie für sich zu gewinnen, ist es daher unabdingbar, die Ziele des Hackathons klar zu definieren.

Ihr Anliegen könnte sein, die Ziele des Unternehmens mit Maßnahmen abzugleichen, die einzelne Citizen Developer oder Teams aus Citizen Developern umsetzen können. Sie könnten manuelle Aufgaben identifizieren, die automatisiert werden können, oder mögliche Longtail-Lösungen. Es gibt nicht den einen idealen Ansatz, aber oft geht es bei erfolgreichen No-Code-Hackathons entweder primär um Funktionalität oder um Anwendungsfälle. Wenn der Fokus eines Hackathons auf Funktionalität liegt, hat das Event häufiger ein offenes Ende, bringt aber auch öfter neue Ideen hervor. Die Aufmerksamkeit kann auch auf Herausforderungen gelenkt werden, die den Fachkräften schon bekannt sind, aber der Führungsebene noch nicht. Hackathons, bei denen ein spezifischer Anwendungsfall oder eine Herausforderung im Fokus steht, können zielgerichteter sein, überfordern jedoch unter Umständen neue Citizen Developer, die erst noch lernen müssen, wie sie mithilfe der No-Code-Plattform verschiedene Arten von Funktionalitäten nutzbar machen können.

Angenommen, mein Ziel wäre es zum Beispiel, Geschäftsprozesse des Unternehmens zu digitalisieren. Der Schlüssel liegt darin, den Hackathon-Teilnehmenden nicht vorzuschreiben, was für eine Art von Anwendung sie entwickeln sollen, da mir nicht alle Probleme bekannt sind, denen sie möglicherweise gegenüberstehen. Aber mit jeder Anwendung muss ein Prozess digitalisiert werden, der aktuell manuell ausgeführt wird. Das ist mein Hauptkriterium für jede der Hackathon-Anwendungen. Natürlich muss ich auch eine Liste von Fragen erstellen, durch deren Beantwortung sichergestellt wird, dass mein Ziel erreicht wird. Mithilfe dieser Fragen können neue Citizen Developer auch leichter einen Plan zum Erstellen von Anwendungen aufstellen, der sich hauptsächlich auf die folgenden Bereiche konzentrieren sollte:

• Problem. Beschreiben Sie den manuellen Prozess, den Sie digitalisieren möchten, wie dabei auf Papier verzichtet werden soll und wie das Ganze zu dem genannten Ziel passt.

• Bereich. Beschreiben Sie, auf welche Geschäftsbereiche sich das Problem auswirkt. Besteht es innerhalb eines einzelnen Bereichs oder einer Abteilung oder ist es abteilungsübergreifend?

• Daten. Beschreiben Sie die zugrunde liegenden Daten, die Sie digital erfassen möchten, wo sich diese aktuell befinden (in einem Aktenschrank, übertragen in ein Dokument oder eine Tabelle) und wo sie später elektronisch abgespeichert werden sollen.

• Lösung. Beschreiben Sie Ihren Plan zum Lösen des Problems — wie wird mit der Anwendung, die Sie erstellen möchten, das Problem angegangen? Welche Funktionen benötigt die Anwendung? Welche Features auf der Plattform zum Erstellen von Anwendungen werden Sie verwenden?

• Erfolgsmesswerte. Wie kann der Erfolg gemessen werden? Durch einen Anstieg der Produktivität, gemessen daran, dass sich die aufgewandte Zeit verringert hat? Durch Senken des Papierverbrauchs, gemessen an der Menge an digitalisierten Prozessen?

Empfohlene Best Practices: Es wirkt vielleicht so, als müssten Sie am Anfang des Hackathon-Prozesses viele Informationen zusammentragen, aber so können Sie ein andauerndes Problem auf strukturierte Weise aufzeigen und lösen. Die meisten Citizen Developer haben bisher noch keine Anwendungen erstellt und durch diese Art der Methodik lernen sie, wie sie ein Projekt zum Erstellen einer Anwendung angehen. Diese Art von Ansatz dient auch als Möglichkeit, dass Abteilungen bereits bekannte wie auch unbekannte Prozessprobleme identifizieren können — diese Longtail-Anwendungen, die inkrementellen Wert bieten und in Kombination möglicherweise den Wert von größeren, komplexeren Anwendungen übersteigen. Überlegen Sie sich zum Abschluss, ob Sie auf der No-Code-Plattform eine Anwendung erstellen möchten, um diese Informationen zusammenzutragen. Dadurch signalisieren Sie zwei Dinge: Sie bekennen sich zur Digitalisierung wie auch zur Plattform als Triebfeder der Digitalisierung.

2. Gewinnen Sie die Führungsebene für das Event

Hackathons sind meist erfolgversprechender, wenn sich die Unternehmensführung dafür einsetzt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zweifeln neue Technologieplattformen und -tools möglicherweise an, wenn die Gründe für den Einsatz dieser Ressourcen und deren Vorteile nicht klar kommuniziert wurden. Gleichermaßen stehen Mitarbeiter*innen, die mit den bestehenden Prozessen vertraut sind, neuen Prozessen ohne Erklärung von Anreizen und Zielen möglicherweise skeptisch gegenüber. Bei diesen Vorhaben sind Führungskräfte entscheidend, und wenn Unternehmen grundlegende Änderungen in Sachen Technologie erfolgreich umsetzen, sind oftmals CTOs oder sogar CEOs daran beteiligt.

Empfohlene Best Practices: Damit Hackathons erfolgreich ablaufen, sollten die Führungskräfte, die IT und die Geschäftsbereichsleitung daran teilnehmen und hinter dem Event stehen. Wenn diese Personengruppen daran teilnehmen, signalisiert dies, dass Citizen Development Teil der Unternehmenskultur ist und vom gesamten Unternehmen befürwortet wird. Es kann ein Projektinhaber ernannt werden oder mehrere Mitglieder der Unternehmensführung werden verschiedene Rollen zugeteilt – denn je aktiver sich die Unternehmensführung einbringt, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv beteiligen. Hierbei sollten Sie Folgendes beachten:

• Fördern Sie die Beteiligung. Bewerben Sie den Hackathon im gesamten Unternehmen und nutzen Sie dafür alle verfügbaren Kommunikationskanäle, einschließlich E-Mails, Meetings, Newsletter, Apps für die Zusammenarbeit wie Google Chat, Slack oder Microsoft Teams.

• Heben Sie Meilensteine hervor. Stellen Sie während des Hackathons Snapshots zu dessen Fortschritt bereit, einschließlich der Anzahl teilnehmender Teams und Abteilungen, der Anzahl der Anwendungen, die gerade entwickelt werden, welche Anwendung zuerst getestet wird usw. Neben den üblichen Kommunikationskanälen sollten Sie es auch in Betracht ziehen, eine Hackathon-Communityseite einzurichten und dafür regelmäßig neue Beiträge zu erstellen.

• Erkennen Sie die Bemühungen der Teilnehmenden an. Halten Sie eine unternehmensweite Veranstaltung ab, um die Teilnehmenden für ihr Engagement zu loben und zu belohnen. Sie könnten den Hackathon beispielsweise als Wettbewerb in Bezug auf Erfolgsmesswerte gestalten, bei dem die Erst- und Zweitplatzierten einen Preis erhalten. Bedanken Sie sich jedoch unbedingt bei allen Teilnehmenden für ihre wertvollen Beiträge.

3. Kommen Sie den Anforderungen der Hackathon-Teilnehmenden entgegen

Egal ob es sich um professionelle Entwickler*innen oder Citizen Developer handelt, die Prinzipien der Anwendungsentwicklung sind identisch. Die No-Code-Anwendungsentwicklung erfordert deutlich weniger technisches Wissen als die herkömmliche Anwendungsentwicklung. Dennoch sind Schulungen erforderlich, sowohl während als auch vor bzw. nach einem Hackathon. Je besser Sie den Bedarf an Schulungen voraussehen und diese anbieten, desto erfolgreicher wird Ihr Hackathon sein.

Empfohlene Best Practices: Uns sind erfolgreiche Programme bekannt, bei denen externe Expert*innen die Mitarbeiter*innen ohne technischen Hintergrund angeleitet haben, andere, in denen interne Expert*innen auserkoren wurden, und solche, in denen Module für eigenständiges Lernen im Fokus standen sowie Programme, bei denen diese Ansätze kombiniert wurden. Diese Ansätze sind im Allgemeinen erfolgversprechender, wenn Sie diese mit Maßnahmen kombinieren, die die Community stärken.

Im Laufe des letzten Jahres hat unsere Creator Community beispielsweise tolle Anwendungen erstellt und diese für alle Mitglieder der Community zur Verfügung gestellt. Die COVID-19 Community Support-Anwendung ist ein Beispiel dafür und wurde inzwischen durch Entwicklerinnen und Entwickler rund um den Globus in mehr als 100 Sprachen übersetzt. Außerdem haben wir beobachtet, dass sich einige Citizen Developer während eines globalen Hackathons zusammengetan haben, um während der Corona-Pandemie unterstützende Anwendungen zu erstellen, und dabei auf Ressourcen zum eigenständigen Lernen und Unterstützung durch die Community gebaut haben. Wir haben auch beobachtet, dass Unternehmen wie Globe Telecom nicht nur in Hackathons investieren, sondern auch in das Angebot von wöchentlichen Sprechstunden mit Expert*innen. Viele Unternehmen haben auch erfolgreich Ökosysteme für Citizen Developer aufgebaut, indem sie Räume geschaffen haben, in denen Fragen gestellt und diskutiert werden können. Dabei sind Programme mit spezifischen Beispielen für No-Code-Anwendungen meist vielversprechender.

Beim Entwerfen von Schulungsprogrammen kann leicht übersehen werden, Hackathon-Teilnehmenden zu versichern, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen – was die Wichtigkeit von Governance untermauert. Es kann auch schnell passieren, dass Schulungen zur Datenverwaltung versäumt werden, die Citizen Developern die Nutzung einer No-Code-Plattform erleichtern.

Erfolgsindikatoren stellen eine weitere wichtige Schulungskomponente dar. Sollen No-Code-Anwendungen über das ganze Unternehmen verteilt bereitgestellt werden, nur von bestimmten Teams verwendet werden oder als Grundlagen für zukünftige Maßnahmen dienen? Wird der Erfolg einer No-Code-Anwendung daran gemessen, wie viele Stunden beim Arbeiten an einem Prozess eingespart werden, wie viele Nutzerinnen und Nutzer eine bestimmte Anwendung verwenden oder durch einen anderen Messwert?

4. Vergessen Sie das Wichtigste nicht

Es gibt drei Aspekte, die oftmals nicht bedacht werden, aber den Gesamterfolg eines Hackathons ausmachen:

• Sorgen Sie dafür, dass es Spaß macht. Die Gamification kann eine tolle Möglichkeit darstellen, Begeisterung zu wecken. Wenn ein Unternehmen angehenden Citizen Developern Anreize in Form von Anerkennung oder Auszeichnungen bietet, schnellt das Interesse am jeweiligen No-Code-Programm oft schlagartig in die Höhe.

• Werben Sie dafür. Ein Hackathon wird nicht von Erfolg gekrönt sein, wenn die Mitarbeiter*innen davon nichts wissen. Wie bereits erwähnt sollten Organisator*innen und Führungskräfte die Veranstaltung demnach bewerben und somit Interesse wecken.

• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Teilnahme. Sollen die Hackathon-Teilnehmenden alleine oder in Teams an der Veranstaltung teilnehmen? Wahrscheinlich hängt diese Entscheidung von einer Reihe von Faktoren ab, die speziell auf Ihr Unternehmen zutreffen. Das Ziel sollte jedoch eine höhere Beteiligung von Mitarbeiter*innen sein.

Empfohlene Best Practices: Wenn Sie einen Hackathon gamifizieren, können Sie nicht nur Begeisterung wecken, sondern auch mehr Teilnehmende dafür gewinnen. Legen Sie Ihren Fokus jedoch nicht nur auf den Aspekt der Auszeichnung für die Erst- und Zweitplatzierten. Überlegen Sie, was Sie tun könnten, damit alle Teilnehmenden Spaß an der Sache haben. Beispielsweise könnten Sie Hackathon-T-Shirts, -Preise und -Abzeichen für alle Beteiligten bereitstellen. Sie könnten sich auch kreative Sonderpreise überlegen, beispielsweise für die beste Idee für eine Anwendung, für die zuerst bereitgestellte Anwendung usw.

Um Gamification-Strategien entwickeln und für die Veranstaltung werben zu können, sollten Sie jedoch zuvor klären, ob die Teilnahme am Hackathon einzeln oder in Teams erfolgen soll. Welcher Ansatz am besten funktioniert, hängt möglicherweise von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise, ob Ihr Unternehmen ein IT-fokussiertes oder ein IT-dezentralisiertes Modell verwendet. Im Allgemeinen gilt jedoch, dass sich einzelne Teilnehmende meist auf bestimmte Ziele konzentrieren, während mit Teams der Gemeinschaftssinn und die Kreativität gefördert werden können, da sie mehr Perspektiven ermöglichen. Wenn Sie sich für Teams entscheiden, sollten Sie abteilungsübergreifende Teams zusammenstellen oder Teams aus verschiedenen Abteilungen zum Mitmachen auffordern, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die entstehenden Lösungen im Rahmen des Hackathons kreativer und die Unterhaltungen fruchtbarer sind.

Auch sollten Sie die Würdigung der Teilnehmenden nicht vergessen. Egal, ob Sie sich für eine Jury entscheiden, die die Gewinnerinnen und Gewinner auswählt, oder selbst Auszeichnungen vergeben – finden Sie einen Weg, wie Sie allen Teilnehmenden die verdiente Anerkennung zukommen lassen können. Dadurch kann das Programm sehr stark an Zugkraft gewinnen.

Am Ball bleiben

Mit den vorherigen Fragen, dem Vier-Schritte-Plan und den Best Practices sind Sie bestens aufgestellt, um einen No-Code-Hackathon abzuhalten. Das war's auch schon! Aber was kommt als Nächstes? Hier sind vier Strategien, wie Sie am Ball bleiben können:

1.Halten Sie mit Ihrem Team eine Nachbesprechung ab. Was sind die wichtigsten Erkenntnisse dieser Veranstaltung? Sollten Sie in Zukunft noch einmal ein solches Event abhalten? Gibt es weitere Ziele, die Sie bei zukünftigen Hackathons berücksichtigen sollten? Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?

2.Messen Sie Ihren Erfolg. Haben Sie Ihr Ziel erreicht? Hat die Beteiligung Ihren Erwartungen entsprochen? Mussten Sie für die Veranstaltung eine Warteliste einrichten oder ist jetzt das ganze Unternehmen geschult? Welche Bereiche könnten im Fokus des nächsten Hackathons stehen?

3.Setzen Sie sich verstärkt für Citizen Development in Ihrer ganzen Organisation ein. Nachdem Sie Ihren ersten Hackathon abgehalten haben, wird es sich rumsprechen, was damit alles erreicht wurde. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die beim ersten Mal nicht teilnehmen konnten, möchten vermutlich beim nächsten Mal teilnehmen. Wenn Sie noch kein Datum für den nächsten Hackathon festgelegt haben, sollten Sie dies jetzt tun.

4.Bieten Sie Möglichkeiten zur Unterstützung an. Einer der positivsten Aspekte eines No-Code-Hackathons ist es, dass die Citizen Developer darin bestärkt werden, neue und größere Probleme anzugehen. Damit sie dies schaffen können, müssen ihnen Möglichkeiten der Unterstützung zur Verfügung stehen. Wir empfehlen Ihnen unbedingt, entweder eine interne Möglichkeit für den Austausch zu bieten, wie einen Chatroom für die Citizen Developer, oder sie an eine entsprechende Community zu verweisen. 

Wir hoffen, dass Sie anhand dieser Schritte einen Hackathon veranstalten können, der nicht nur die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, sondern den Weg in eine innovativere Zukunft für Ihr Unternehmen ebnet. Egal ob dies für Ihr Unternehmen nur den Anfang in Sachen Citizen Development oder den nächsten Schritt einer laufenden digitalen Transformation darstellt – die Möglichkeiten sind unbegrenzt und wir sind gespannt, was Sie daraus machen. Besuchen Sie unsere Website, um mehr über AppSheet zu erfahren und Ihr No-Code-Programm mithilfe unserer Bibliothek aus Beispielanwendungen aufzustellen.