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遠距工作要點:IT 人員可以為異地辦公做好哪些準備

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目前有許多企業和機構都面臨到需要協助員工遠距工作的情況,他們之中有部分需要協助掌握能保持工作效率的數位工具。為了滿足這些需要,我們希望和 IT 管理員分享一些最佳做法,幫助企業和團隊跨越地理限制,保持有效率的協作。

為工作團隊提供遠距協作所需要的工具 

一個遠距工作團隊要能互通有無,就不能缺少視訊會議、即時通訊、電子郵件和共用文件。如果不想發生業務停擺的情況,您就必須讓每位員工都能存取合適的應用程式,並為他們提供適當權限。因此,我們建議確實為受管理的裝置設置合適政策,用以規範相關的 Wi-Fi、乙太網路和虛擬私人網路 (VPN) 存取權,以及機構中註冊的受管理裝置所使用的網路憑證。

舉例來說,Hangouts Meet 可以讓使用者即使身在遠端仍與他人保持聯繫;為了協助企業和學校中的人員保持聯繫,我們最近已宣布會免費為使用 G Suite 和 G Suite 教育版的機構提供最先進的 Hangouts Meet 視訊會議功能。如果 G Suite 管理員想使用這些功能,可以在管理控制台首頁中依照以下路徑 [應用程式] > [G Suite] > [Google Hangouts] > [Meet 設定],啟用錄製和直播之類的功能。此外,也別忘了開啟視訊通話功能,具體做法請見這個網頁。 

做好大規模提供支援和資訊的準備 

內部網站可以成為機構內部用來大規模傳達重要資訊的強力工具。舉例來說,當遠距工作政策有異動、需要廣為周知時,您可以考慮架設內部網站來回答相關常見問題,並提供下列內容:

在這個內部網站中,您也可以設置聊天室,並加入 IT 人員事先規劃的諮詢時間表,以協助使用者解決剛開始在家工作時可能遇到的問題。

此外,文件、試算表和簡報也都是協助人員掌握最新即時資訊的重要工具。根據您的目標對象規模,我們可以提供各種不同的共用選項。 

確保公司政策符合工作團隊需要 

請務必考量貴機構環境的現況條件。舉例來說,如果貴機構有能力提供遠端支援服務以及從遠端管理 Chrome 裝置,就能確保員工快速進入工作狀態,在公司裝置遺失或遭竊時也能減少風險。

如果您為不同使用者群組套用了情境感知存取權政策 (例如只允許特定員工透過公司外部的 Wi-Fi 網路存取 Gmail),請務必再次檢視這些存取層級,確保員工可以在遠距工作時使用所需工具。IT 團隊可以為使用者強制執行不限定於公司網路的瀏覽器政策。如果想知道該怎麼設定上述政策,請參閱這些提示

您可能也會想檢查貴機構為員工配發硬體設備的政策。舉例來說,假如員工的裝置需要更換,但是貴機構的政策禁止將裝置寄到員工家裡,那麼有這類需要的人就很難取得必要的硬體設備。您也可以考慮針對員工基於私人目的使用硬體設備的情形制定政策。舉例來說,有些員工的家裡可能要有硬體設備供孩子進行遠距教學,那麼為他們提供這類方便就是很貼心的措施。

準備監控執行情況並分享員工的成功經驗

別以為一切就緒後就可以高枕無憂了。您必須瞭解每個團隊、甚至每個地區的使用模式。分析使用趨勢有助於您辨別是否有哪些團隊需要接受額外訓練。您也可能藉此發掘出某些團隊對於科技的進階應用方式,並能將他們的做法推廣到全機構。舉例來說,您可以運用管理控制台中的 Meet 品質工具審視會議參與情況,即時為使用者提供協助。

我們的最後一項建議是積極尋找、表揚及分享成功經驗。您可以為員工提供一個交流空間 (比如一間聊天室或一份大家共同編輯的文件),讓他們分享自己的最佳做法以及遠距工作的成功經驗,讓其他人也能從中受惠。 

展望未來

我們希望這份指南能協助您在規劃異地辦公措施時全面檢視貴機構的需要。我們會持續分享自身學到的經驗和最佳做法,提供各種新資源與更新資源。在此同時,如果您想尋找更多資訊,也可以參考學習中心內關於遠距工作秘訣的文章,並造訪我們的說明中心