Fundamentos del trabajo a distancia: preparativos de los responsables de TI

En un momento en que muchas empresas y organizaciones se ven en la necesidad de dotar a sus empleados de todo lo necesario para poder trabajar distancia, algunas buscan ayuda para familiarizarse con herramientas digitales que les permitan mantener la misma productividad. Aquí se incluyen algunas de nuestras prácticas recomendadas que pueden seguir los administradores de TI para ayudar a las empresas y a los equipos a continuar trabajando con eficacia desde cualquier lugar.

Dotar a la plantilla de las herramientas que necesitan para colaborar de forma remota

Las videoconferencias, el chat, el correo electrónico y los documentos compartidos son las herramientas esenciales que ayudan a que un grupo de trabajadores a distancia puedan mantenerse conectados. Para evitar periodos de inactividad, asegúrate de que toda la plantilla tenga acceso a las aplicaciones adecuadas con los permisos correspondientes. Siempre es buena idea verificar que los dispositivos gestionados tienen configuradas las políticas correctas para utilizar redes Wi-Fi, Ethernet y redes privadas virtuales (VPN), y que cuentan con certificados de red (en dispositivos gestionados registrados en tu organización). 

Por ejemplo, Hangouts Meet es una aplicación que permite seguir en contacto con otras personas aunque no se esté en el mismo lugar. Para ayudar a empresas y centros educativos a mantenerse conectados, recientemente anunciamos que vamos a ofrecer de forma gratuita las funciones de videoconferencia más avanzadas de Hangouts Meet a las organizaciones que ya usen G Suite y G Suite para Centros Educativos. Los administradores de G Suite que quieran aprovechar estas funciones pueden ir a la página principal de la consola de administración y seleccionar Aplicaciones > G Suite > Google Hangouts > Configuración de Meet. Desde ahí se pueden habilitar funciones como la grabación y la emisión en directo. Asegúrate de que la función de videollamadas está activada. En este artículo se describe cómo hacerlo. 

Estar preparado para ofrecer asistencia e información a gran escala 

Los sitios web internos pueden ser herramientas muy útiles para compartir información esencial a gran escala dentro de tu organización. Por ejemplo, cuando tengas que notificar cambios en las políticas del trabajo remoto, plantéate crear un sitio web interno donde se anticipen las preguntas frecuentes y que incluya elementos como:

• Tutoriales de productos
• Prácticas recomendadas para trabajar a distancia, incluidos consejos sobre cómo usar las unidades compartidas, colaborar en documentos en tiempo real y reunirse mediante videollamadas.

A este sitio web también se le podrían añadir una sala de chat de asistencia y una agenda con el horario de oficina durante el cual el equipo de TI puede ayudar a los usuarios con las dudas que les puedan surgir cuando empiecen a trabajar desde casa. 

Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones también son herramientas importantes para ayudar a los trabajadores a estar al día de la información que cambia minuto a minuto. Hay una gran variedad de opciones disponibles, según la cantidad de personas con las que quieras compartir el contenido. 

Asegurarse de que las políticas de la empresa reflejan las necesidades del personal 

Es necesario pensar en el entorno de trabajo teniendo en cuenta las circunstancias actuales. Por ejemplo, la posibilidad de ofrecer asistencia remota y gestionar los dispositivos Chrome a distancia permite que los empleados estén listos para trabajar rápidamente y reduce los riesgos en caso de que un dispositivo propiedad de la empresa se pierda o alguien lo robe. 

Si en tu empresa se han aplicado políticas de acceso contextual a diferentes grupos de usuarios (por ejemplo, una política que controle que solo determinados trabajadores pueden acceder a Gmail fuera de la red Wi-Fi de la empresa), se deberían volver a configurar los niveles de acceso para que los empleados puedan usar las herramientas que necesiten cuando trabajen a distancia. Los equipos de TI pueden aplicar políticas de forma obligatoria en el navegador de los usuarios, tanto si trabajan dentro como fuera de la red corporativa. Consulta estas indicaciones para saber cómo configurar algunas de las políticas mencionadas.

También sería recomendable revisar las políticas de tu organización relacionadas con la distribución de hardware a los empleados. Por ejemplo, imagina que debes sustituir el dispositivo de un empleado; si tu organización tiene la política de no enviar los dispositivos a los hogares de los trabajadores, podría ser más complicado hacer llegar hardware esencial a las personas que lo necesitan. También convendría revisar las políticas relativas al uso del hardware para necesidades personales por parte de la plantilla. Por ejemplo, quizás algún empleado necesite tener hardware disponible en casa para que sus hijos puedan acceder a educación a distancia, y ofrecerle esa flexibilidad puede ser muy positivo. 

Estar preparado para supervisar la adopción del teletrabajo y compartir los logros de los empleados 

No basta con prepararlo todo y ver cómo va la cosa. Debes saber interpretar las diferencias en los patrones de uso entre los equipos o incluso por región. Analizar las tendencias de uso puede ayudarte a identificar a los equipos que pueden necesitar formación extra. También podría ayudarte a comprobar si algún equipo está haciendo algo que les permite sacar más provecho de la tecnología que los demás, por si mereciera la pena aplicarlos a gran escala en el resto de la organización. Por ejemplo, la herramienta de calidad de Meet incluida en la consola de administración permite revisar la participación en las reuniones y ayudar a los usuarios en tiempo real.

Encuentra, celebra y comparte todas las experiencias positivas. Crea una sala de chat o un documento que pueda editar todo el mundo donde los empleados puedan compartir sus prácticas recomendadas y logros al trabajar a distancia para que el resto de compañeros también los aprovechen.

Perspectivas de futuro

Esperamos que esta guía te haya ayudado a analizar las necesidades de tu organización mientras planificas la asistencia que debes proporcionar a una plantilla que trabaja desde distintas ubicaciones. Por nuestra parte, seguiremos compartiendo nuestros conocimientos y prácticas recomendadas, y proporcionando recursos nuevos y actualizados. Entretanto, puedes ver más información en el artículo de consejos para trabajar a distancia de nuestro Centro de Aprendizaje y en el Centro de Ayuda.